Médecins, quels sont les avantages de recourir au télésecrétariat pour votre cabinet médical ?

Pour un médecin, les tâches administratives dédiées à la gestion du cabinet médical peuvent être parfois chronophages et l’empêcher de se consacrer pleinement à son cœur de métier : soigner ses patients. Pour autant, fournir un accueil téléphonique médical de qualité à ses patients est un élément essentiel d’une bonne relation patient-médecin. Véritable complément du secrétariat en présentiel, le secrétariat médical à distance présente des avantages non négligeables.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat est un service de secrétariat médical externalisé par un prestataire indépendant. Sa principale fonction concerne la permanence téléphonique médicale. Mais il peut également s’occuper de l’organisation des rendez-vous et du planning du médecin.

Une télésecrétaire est une personne spécialisée dans la santé, ayant reçu une solide formation spécifique au télésecrétariat médical lui permettant de travailler pour différents professionnels de santé libéraux simultanément avec la même qualité de service.

Les appels, la prise de rendez-vous, la saisie des comptes rendus des consultations et l’accueil téléphonique des patients font partie des nombreuses missions d’une secrétaire médicale. A distance, la télésecrétaire a donc pour principales missions :

• l’accueil téléphonique personnalisé des patients
• la prise de rendez-vous
• l’identification des raisons de l'appel pour mesurer le degré plus d'urgence
• la gestion des agendas des différents praticiens du cabinet
• le renvoi d'appels urgents sur une ligne privée du professionnel

Quels sont ses avantages ?

Le télésecrétariat est devenu une solution innovante de la gestion des appels entrants des cabinets médicaux. Avec l’externalisation de ce service, plus question d’être dérangé pendant une consultation ou la saisie d’un compte rendu. Le télésecrétariat médical est capable de gérer autant d’appels qu’il peut y en avoir au sein des cabinets médicaux et ceux même en dehors des horaires d’ouverture pour ne pas rater un rendez-vous au profit d’un autre cabinet.

Les télésecrétaires sont également capables d’orienter et de répondre à tous les appels en fonction des besoins de chaque patient. Qu’il s’agisse d’une prise de rendez-vous, d’un message à laisser pour le médecin, d’une consultation d’horaires, ou encore de la gestion de l’agenda, la secrétaire médicale à distance est polyvalente et s’adapte aux consignes de chaque professionnel de santé pour un accueil personnalisé des patients même à distance.

Avec le télésecrétariat, le médecin gagne également en flexibilité. En effet, le télésecrétariat peut intervenir lorsque la secrétaire médicale est en congé, lors des vacances d’été ou de la fermeture du cabinet, ou en renfort d’une secrétaire médicale en présentiel. Le médecin peut aussi faire appel au télésecrétariat lorsque l’assistante médicale ne peut pas prendre les appels. Après trois sonneries, les appels sont renvoyés vers le télésecrétariat par exemple.

De la qualité de ce service dépend essentiellement l’image du cabinet et du praticien. En effet, c’est le premier contact avec les patients qui fondent leur avis global en partie sur ce point.

Comment bien choisir son télésecrétariat médical ?

Le choix de son télésecrétariat repose sur plusieurs critères.

• Les besoins du médecin

Le médecin peut choisir d’externaliser tout ou partie de son accueil téléphonique, selon ses besoins. Le télésecrétariat médical permet ainsi d’assurer une continuité de service pendant ses absences, ses jours de congé, ses indisponibilités.

• Le lieu d’implantation du télésecrétariat

Le choix du pays où sont situées les télésecrétaires médicales est primordial parce qu’il définit les compétences et la qualité du service offert. Les télésecrétaires de CompuGroup Medical sont toutes basées et formées en France à Soulac sur Mer.

• L’expertise des télésecrétaires

Il est primordial pour le médecin de s’assurer des compétences professionnelles des télésecrétaires auxquels il confie des missions. C’est pourquoi nos télésecrétaires sont toutes formées et pilotées en interne pour assurer un niveau de qualité et de proximité avec chacun des clients.

• La garantie de la confidentialité

Pour faire du bon travail, les télésecrétaires ont besoin d’un équipement de qualité. Ainsi, elles doivent avoir des casques téléphoniques micro-unidirectionnels pour garantir la confidentialité de chaque appel, une qualité audio-acoustiques élevée des appels et une gestion des appels en ACD (Automatic Call Distribution) pour décrocher chaque appel au plus vite.

• Le respect des normes légales

Le télésecrétariat à distance est légalement soumis aux recommandations de la CNIL, et se doit d’être en conformité avec le RGPD. Toutes les télésecrétaires doivent être formées régulièrement aux exigences légales et signer les chartes de protection des données que ce soit pour le professionnel de santé ou le patient.

Faire appel à un service de télésecrétariat médical, c’est en résumé :

• se libérer du temps pour exercer le cœur de son métier que ce soit l’accueil des patients pour la secrétaire, ou soigner les patients pour les médecins
• offrir un service de prise de rendez-vous étendu et disponible à ses patients
• déléguer la gestion de l’agenda et du planning à des professionnels qualifiés