Tätt samarbete mellan Ulricehamn och CGM ger kommunen ett skräddarsytt stöd för elevhälsan

– PMO Journal kan ses som ett gemensamt minne. I systemet samlas all dokumentation från elevhälsans medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Det är ett digitalt arkivskåp med extra finesser.

Så beskriver specialpedagog Fung Hua PMO för elevhälsa – ett digitalt process- och dokumentationsstöd från CGM som används i Ulricehamns kommun.  

Implementeringen började våren 2019 och PMO används idag vid samtliga 15 skolor i kommunen. Inom kort ska det även införas vid kommunens 19 förskolor.

Fung Hua arbetar inom Centrala barn- och elevhälsan, men är också systemförvaltare för PMO – ett uppdrag som hon delar med verksamhetsutvecklare Evelina Kongbäck. Båda två har ett förflutet som lärare på högstadiet respektive gymnasiet.  

– Vår lärarbakgrund gör att vi är väl förtrogna med skolans värld, vilket är en fördel i vårt arbete som systemförvaltare, säger Evelina Kongbäck.

Värdefullt stöd

Ända sedan implementeringen startade har Evelina Kongbäck och Fung Hua jobbat tillsammans.  

– Verksamhetschefen för Skolutveckling och stöd, Ann-Christin Barsjö Stomberg, såg snabbt potentialen med PMO, och vi fick möjlighet att avsätta en halvdag i veckan åt uppdraget, berättar Evelina Kongbäck.  

Några av arbetsuppgifterna är att se till att systemet används enhetligt och säkert, sköta kommunikationen kring systemet inom organisationen, tilldela behörigheter och vid behov anordna utbildningar och informationsträffar. En annan uppgift är att fungera som en länk till systemleverantören CGM.

– Vi har ett nära samarbete med företagets produktansvariga. Stödet från CGM är mycket värdefullt för oss, även om vi är relativt självgående i vardagen. Supporten är riktigt grym och vi har även en ”egen” IT-tekniker på CGM som vi kan kontakta vid behov, vilket är fantastiskt, säger Evelina Kongbäck

Vill ha en röd tråd

I Ulricehamns kommun finns totalt 85 användare av PMO inom elevhälsan. På i stort sett varje skola finns ett lokalt elevhälsoteam som består av rektor, skolkurator, skolsköterska och specialpedagog eller speciallärare. Dessutom finns en central barn- och elevhälsa som arbetar kommunövergripande.  

Innan PMO infördes för hela elevhälsan i kommunen dokumenterade personalen manuellt och handlingarna förvarades i fysiska arkivskåp. Ett undantag var skolsköterskorna som sedan tidigare använde sig av ett elektroniskt journalsystem för sin dokumentation.

Fung Hua berättar att det var för att skapa en röd tråd i det hälsofrämjande och förebyggande arbetet med elevhälsa som kommunen valde att införa PMO.  

– Systemet ger stöd för ärendehantering och hjälper oss att säkerställa dokumentation kring olika myndighetsbeslut och åtgärder. Vi kan på ett enkelt sätt följa upp och stötta elever under hela skoltiden. PMO ger också stöd vid övergångar mellan årskurser och skolor inom kommunen, förklarar hon.

Lokala anpassningar

Just nu fokuserar man på det sista steget av implementeringen av PMO i kommunen, det vill säga i förskolorna. Fung Hua och Evelina Kongbäck har flera tankar och idéer som man vill bolla med CGM.  

– Systemet tillåter lokala anpassningar vilket innebär att vi i kommunen kan skräddarsy det efter våra egna villkor. Detta är av stort värde. Vi kan till exempel själva ändra i blanketter och skapa nya ärendetyper. På så sätt formar vi successivt ett PMO för elevhälsan just i Ulricehamn, säger Evelina Kongbäck.  

Man delar gärna med sig av sina erfarenheter om någon annan kommun vill veta hur man arbetat med införandet av PMO.  

– Vi har även hållit föredrag vid CGM:s användarträffar där vi berättat om vår PMO-resa, säger Evelina Kongbäck. 

Flera framgångsfaktorer

Evelina Kongbäck vill lyfta fram några framgångsfaktorer som möjliggjort det lyckade införandet av PMO i kommunen. Bland dessa kan nämnas att man ser IT som ett verktyg för förändring, att skolans rektorer står bakom införandet, att berörd personal har mandat att jobba med frågorna, att man lyssnar in verksamheten och att införandet får ta tid.  

Ett lättillgängligt utbildningskoncept är också en förutsättning.

– CGM har stöttat oss med olika utbildningar under resans gång. Det är viktigt att användarna känner sig bekväma med systemet, och att man i lugn och ro får möjlighet att testa de olika funktionerna, säger Evelina Kongbäck.

Så fungerar PMO i Ulricehamns kommun

Det är skollagen som reglerar elevhälsan verksamhet i landets kommuner. Där sägs att elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Dessa ska i huvudsak vara hälsofrämjande och förebyggande.  

I Ulricehamns kommun har man valt PMO för att säkerställa funktionalitet och kvalitet i arbetet med elevhälsa. Några PMO-fakta:

• Tillgänglighet: Alla anställda inom elevhälsan i Ulricehamns kommun kan dokumentera i PMO.
• Lagkrav: Systemet uppfyller alla lagkrav på dokumentation inom elevhälsan.
• Yrkesakt: Varje profession har en egen yrkesakt där dokumentation om eleven sker. Den här informationen är endast åtkomlig för kolleger inom samma yrkesgrupp på skolan.
• Elevakt: I den gemensamma elevakten samlar man dokumentation som alla i skolans elevhälsoteam ska ha tillgång till. I PMO finns denna elevakt i modulen ”Elevhälsans ärenden”. Här finns stöd för ärendehantering i en gemensam arbetsyta.
• PMO-nätverk: Varje yrkesgrupp inom elevhälsan ingår i kommunövergripande nätverk för att nå samsyn kring arbetssätt och vara ett stöd för varandra i arbetet. Det finns en systemadministratör i varje grupp som fungerar som systemförvaltarnas förlängda arm. Både nätverket och de olika yrkesgrupperna har tillgång till digitala mötesrum.