Professionnel de santé, 3 idées pour gagner du temps dans la gestion du cabinet médical

5 heures et 30 minutes par semaine, c’est le temps que consacrent les médecins généralistes libéraux aux tâches de gestion et de coordination, selon une étude de la DREES(1). La gestion d’un cabinet médical demande un temps important aux professionnels de santé. Mieux s’organiser est donc la clé pour que chaque médecin puisse se concentrer sur son cœur de métier : soigner les patients. Pour cela, voyons ensemble 3 conseils pour gagner en temps et en efficacité au quotidien dans la gestion de votre cabinet médical.

Bien choisir son secrétariat médical

Qu’il soit physique ou en ligne, le secrétariat médical ou télésecrétariat est un indispensable pour le médecin qui souhaite pouvoir gérer correctement son cabinet tout en déléguant des tâches administratives et ainsi se libérer du temps pour ses consultations. En effet, le secrétariat médical est au cœur de la stratégie de gestion d’un cabinet médical. Si certains praticiens continuent encore d’accepter les appels entrants pendant les consultations, et de gérer eux-mêmes leurs plannings, ils sont de plus en plus nombreux à déléguer ces tâches à un secrétariat.

Une secrétaire sur place ou un télésecrétariat permet d’une part de gérer les flux téléphoniques, d’autre part d’orienter les patients vers le bon canal de consultation (en cabinet ou via la téléconsultation pour un renouvellement d’ordonnance ou un suivi), mais aussi de gérer les commandes de consommables pour le cabinet, l’agenda du médecin et la partie administrative du cabinet médical ou encore de vérifier une partie de la comptabilité (suivi des encaissements notamment).

De même, un service de télésecrétariat peut également venir en renfort de l’assistante médicale, en période de grande affluence. Le médecin peut ainsi déterminer qu’après un nombre de sonneries spécifique, les appels sont renvoyés vers le service qui les prend alors en charge.

Dans cette optique, CompuGroup Medical a mis en place CLICKDOC PRO Télésecrétariat, un service sur-mesure de gestion d'accueil téléphonique, réalisé par une équipe de secrétaires médicales diplômées et basées en France. Que ce soit de façon ponctuelle, en cas d'absence, ou de façon permanente, les télésecrétaires médicales CLICKDOC PRO offrent un service personnalisé de qualité pour les professionnels de santé comme pour les patients.

Utiliser les outils de prise de rendez-vous en ligne

Entre répondre au téléphone, rappeler les heures de rendez-vous, fixer ou modifier des rendez-vous, le temps consacré aux prises de rendez-vous des consultations peut vite devenir un vrai casse-tête. C’est pourquoi il existe différentes solutions de prise de rendez-vous en ligne qui allègent la gestion du cabinet et permettent une meilleure organisation du planning des consultations. En effet, les agendas en ligne se mettent à jour automatiquement et les rendez-vous pris sur les plateformes spécialisées sont directement synchronisés avec l’agenda du médecin. De même en rappelant automatiquement les rendez-vous aux patients pour limiter les rendez-vous non honorés, le médecin parvient à optimiser un temps médical considérable.

CLICKDOC PRO Rendez-vous en ligne est la solution permettant aux patients de prendre rendez-vous directement en ligne sur clickdoc.fr en fonction des plages horaires décidées par le médecin et selon le type de rendez-vous souhaité par le patient (au cabinet ou en téléconsultation si disponible).  

Externaliser sa comptabilité

Le médecin exerçant en profession libérale a besoin d'un expert-comptable pour l'aider à tenir sa comptabilité et effectuer ses déclarations. En effet, la réalisation d'un bilan comptable et d'un compte de résultat nécessite un suivi comptable rigoureux durant la période d'exercice et peut être laborieux pour le médecin qui s’en charge seul. Prendre un expert-comptable représente ainsi un investissement qui se rentabilise rapidement en gagnant du temps dans la gestion et l’organisation du cabinet.

De la récupération des flux bancaires à la déclaration 2035, la comptabilité libérale CGM eVITALE se charge de tout. Une simple connexion aux comptes professionnels permet notamment au logiciel de récupérer 100 % des flux bancaires en toute sécurité et d’établir le bilan comptable très rapidement.

En tant qu’éditeur de solutions pour les professionnels de santé depuis plus de 30 ans, CompuGroup Medical propose toutes les solutions nécessaires pour gagner du temps dans la gestion du cabinet médical.

(1) https://drees.solidarites-sante.gouv.fr/publications/etudes-et-resultats/deux-tiers-des-medecins-generalistes-liberaux-declarent-travailler