Vacances : les bonnes pratiques avant de fermer son cabinet dentaire

Découvrez 4 conseils pour partir en congés en toute sérénité

Ah les vacances, le soleil, la mer, la montagne, la déconnexion, les cocktails… Nous en rêvons tous depuis de longs mois ! Et ça y est nous y sommes et vous allez bientôt pouvoir profiter d’un repos bien mérité. Mais le départ en vacances peut être synonyme de stress pour certains d’entre nous. Avant de prendre le large l’esprit tranquille, il est donc nécessaire de préparer son départ en avance.

Découvrez dès maintenant 4 conseils d’organisation avant de fermer votre cabinet dentaire qui vous permettront de partir l’esprit léger !

Conseil n°1 : priorisez, déléguez et organisez-vous avec une liste de tâches

Avant le grand départ, déchargez votre esprit en posant sur papier les tâches à réaliser impérativement. N’hésitez pas à vous faire une liste pour ne rien oublier et ne pas accumuler trop d'informations. Le départ en vacances doit être une source de plaisir et non de stress. Sur cette liste, essayez de hiérarchiser ces missions en fonction de leur priorité et de leur importance.

Vous travaillez dans un cabinet dentaire avec plusieurs collaborateurs ? Pensez également à vous réunir en amont avec votre équipe pour créer un planning de vacances. Cela permettra à chacun de savoir qui est présent et qui peut éventuellement gérer des remplacements ou des urgences. Pensez à matérialiser cette organisation au sein d’un document récapitulatif : tâches à déléguer, remplaçants, dossier patient délicat, contact d’urgence…

Si vous souhaitez garder un œil sur ce qu’il se passe en votre absence, vous pouvez également demander à un confrère de vous envoyer un rapport hebdomadaire ou journalier de quelques lignes sur les dossiers traités et sur le reste à faire à votre retour.

Et si vous avez un agenda en ligne type CLICKDOC PRO, vous pouvez aussi laisser vos consignes via un système de post-it numériques accessibles directement depuis l’agenda partagé. En retour vos collaborateurs et/ou votre remplaçant peuvent marquer la tâche comme lue. De quoi garantir une passation en toute sérénité, pratique n’est-ce pas ?

Conseil n°2 : informez vos patients et vos collaborateurs

Il est indispensable d’informer vos patients avant votre départ en vacances. En effet, vous avez le devoir déontologique d’assurer un bon suivi médical et dentaire tout au long de l’année.

Les informer en amont de vos dates de congés

Avant de fermer votre cabinet dentaire, prenez le temps de prévenir vos patients en amont. N’hésitez pas à partager vos dates de congés plusieurs semaines à l’avance afin d’éviter les déconvenues. Vous pouvez les avertir de diverses manières :

• de vive voix
• lors d'échanges téléphoniques
• sur votre messagerie vocale
• sur la devanture de votre cabinet, à l’accueil ou en salle d’attente
• sur votre site web ou votre plateforme de rendez-vous en ligne
• en envoyant des notifications/SMS/emails à votre patientèle

Pensez à un numéro d’urgence

Durant vos congés, allez-vous fermer votre cabinet ou faire appel à un remplaçant ?

Si vous partez sur le premier cas de figure, il vous faudra en amont réfléchir à un numéro d’urgence à communiquer à vos patients : confrères aux alentours, hôpitaux, cliniques… L’essentiel est de ne pas laisser vos patients sans recours en cas d’urgence.

Dans le cas où vous vous feriez remplacer, la question du numéro d’urgence ne se pose plus. Cependant, prenez le temps de faire une bonne passation en lui communiquant le maximum d’informations et en lui mettant à disposition les bons documents.

Conseil n°3 : libérez-vous l’esprit avec l’agenda et la prise de rendez-vous en ligne ou le télésecrétariat médical

Même si votre structure et votre standard téléphonique sont fermés, ne passez pas à côté de la prise de rendez-vous en ligne ! Libérez-vous du temps en laissant vos patients prendre rendez-vous en ligne 24h/24 ET 7j/7 selon vos propres critères. Ce service va vous permettre d’augmenter votre visibilité, de réduire les rendez-vous non honorés, de libérer votre secrétaire des tâches chronophages... De plus, au-delà de l’aspect économique, cela va donner à votre cabinet une image positive et renforcer la satisfaction de vos patients.

Avec CLICKDOC, vos patients pourront prendre rendez-vous en quelques clics sur clickdoc.fr depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone !

Par ailleurs, pour éviter le rush et le stress du retour, il peut être utile d’organiser son retour et de préparer en amont les dossiers à traiter en priorité à votre retour. Profiter d’un agenda disponible en ligne pour organiser son retour est un réel avantage !

En quelques minutes, vous pourrez alors visualiser votre planning, mettre à jour vos disponibilités, regarder vos prochains rendez-vous à venir, vérifier si vous n’avez pas de rendez-vous sur liste d’attente ou qui nécessitent d’être reprogrammés. Grâce à l'agenda en ligne CLICKDOC PRO vous pourrez bénéficier d’une très bonne visibilité sur votre planning et ainsi anticiper votre semaine de reprise.

Une autre option est de souscrire à un service de télésecrétariat médical, si vous souhaitez profiter d’un repos bien mérité mais ne pas perdre de rendez-vous pour la rentrée. Vous pouvez confier votre accueil téléphonique à des secrétaires médicales basées en France pendant tous vos congés. En fonction de votre pratique et des consignes que vous laissez, votre agenda sera déjà prêt et vous pourrez pratiquer immédiatement. Quant à votre secrétaire, elle ne sera pas inondée d’appels dès son premier jour. Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement d’un télésecrétariat médical, demandez à nos conseillers CLICKDOC PRO ICI.

Conseil n°4 : faites le point sur l’activité de votre cabinet dentaire

Après plusieurs mois d’activité, le départ en vacances peut aussi être le bon moment pour faire le point sur votre organisation, vos objectifs et la performance de votre cabinet dentaire. N’hésitez pas à visualiser vos indicateurs de performances : nombre de rendez-vous, nouveaux patients, pourcentage d’actes réalisés par type… En fonction des résultats et de vos objectifs, vous pourrez alors réorienter votre production journalière.

Faites un grand rangement dans votre cabinet dentaire. Chez soi comme au travail, il est agréable de faire un grand ménage avant de partir ! Ainsi, à votre retour, vous pourrez profiter d’un espace de travail opérationnel et bien ordonné. Ce ménage passe dans un premier temps par le rangement de vos différents dossiers. Assurez-vous que tout soit en ordre et réglez les derniers détails : vérifiez vos stocks, faites le point sur les commandes laboratoires, les réceptions à venir, le règlement de vos différentes factures...

Ce départ en vacances imminent est aussi une bonne occasion pour effectuer une veille sur le secteur. Outils de gestion, formations à effectuer, nouveaux matériaux, actualités réglementaires… Vous n’êtes pas entièrement satisfait par certains de vos outils quotidiens ? C’est peut-être l’occasion d’en tester d’autres et de découvrir les solutions CLICKDOC PRO qui correspondent à vos besoins.

Comme nous avons pu le découvrir, il est possible de fermer son cabinet dentaire en toute tranquillité. Une bonne anticipation et une communication cohérente sont vos meilleurs alliés !

Il est temps de vous souhaiter de bonnes vacances !