Agenda médical et rendez-vous en ligne : quels avantages pour les praticiens ?

Pour répondre au besoin grandissant de la population et dans un contexte de difficulté d’accès aux soins, les médecins cherchent sans cesse des solutions efficaces pour réduire leurs tâches administratives et ainsi augmenter leur temps de consultation. L’agenda en ligne est un levier efficace et rapide à mettre en place pour atteindre cet objectif.

L’agenda papier griffonné, parfois illisible, est source d’erreurs et ne convient pas aux nouvelles pratiques comme l'exercice coordonné, le télésecrétariat ou d'autres approches collaboratives qui nécessitent des outils spécifiques pour communiquer les données de manière fluide et sécurisée. 

Dans cet article, découvrez les 5 avantages à utiliser un agenda médical en ligne à travers le quotidien du Docteur Camille, pédiatre exerçant en libéral dans un cabinet groupé.

Avantage 1 : utiliser un agenda médical en ligne pour gagner du temps

Selon une étude de la DREES, les médecins généralistes consacrent en moyenne 5 h 30 par semaine aux tâches administratives, ce qui avec une durée moyenne de 18 minutes par consultation[1] représente pas moins de 18 consultations hebdomadaires.

En utilisant un agenda en ligne, le médecin peut réduire une partie de ces tâches et ainsi passer plus de temps avec ses patients. Avec un agenda classique, la prise de rendez-vous unique ou en série, les modifications et les annulations peuvent vite devenir chronophages, même lorsque le cabinet dispose d’un secrétariat, qui doit constamment informer le médecin des changements de dernière minute, et vice et versa. Cet outil permet d’automatiser ces tâches et de travailler avec des données actualisées en temps réel. De plus, les horaires d’ouverture des cabinets dépassent généralement les heures de travail des secrétaires : sans agenda médical en ligne, le médecin doit donc réceptionner les appels lui-même.

Pour les patients, la prise de rendez-vous en ligne avec leur médecin représente également un atout. Ils peuvent faire la démarche à n’importe quel moment de la journée ou de la nuit et choisir le créneau qu’il leur convient en toute simplicité. Si certains regrettent le manque de contact humain, d’autres apprécient cette facilité d’accès pour différentes raisons : horaires de travail incompatibles avec ceux du cabinet, difficultés à parler au téléphone, anxiété sociale, etc.

Alors qu’elle est encore en train de prendre son petit-déjeuner, le Docteur Camille consulte son agenda médical sur son téléphone, pour visualiser sa journée. Elle remarque tout de suite que deux rendez-vous ont été annulés : le premier en fin de matinée et le second dans l’après-midi. Ce créneau sera certainement réservé par un patient d’ici là, mais pour celui du matin, elle préfère prendre les devants et envoyer un message à sa secrétaire, directement dans l'application, lui demandant d'appeler l'un des patients de la liste d'attente.

Avantage 2 : réduire les rendez-vous médicaux non honorés

5 % des Français déclarent avoir manqué un rendez-vous médical sans l’annuler au cours des 12 derniers mois. Cela représente de 4 à 8 % des consultations hebdomadaires pour les médecins généralistes[2].

Un agenda en ligne permet aux médecins de gérer leur semaine de manière plus efficace. Par exemple, grâce aux rappels automatiques envoyés par mail ou SMS, ils peuvent réduire le nombre de rendez-vous non honorés. Et en cas d’annulation de dernière minute, l’agenda médical peut proposer automatiquement le créneau à d’autres patients en attente. Le taux d’occupation du cabinet est ainsi optimisé.

72 % des Français considèrent que la prise de rendez-vous en ligne et le système de rappels les aident à venir à leur consultation. Cette solution a également convaincu l’AP-HP qui a vu ses rendez-vous non honorés diminuer depuis la mise en place d’une plateforme en ligne en 2017[3].

Le Docteur Camille a démarré sa journée, et après avoir reçu son 4^e patient, elle attend le suivant avec un peu d’anxiété. Il est en effet arrivé plusieurs fois que la famille ne se présente pas au rendez-vous, souvent sans prévenir. Elle veut tout de même continuer à le suivre, car il s’agit d’un enfant présentant des troubles mentaux et changer de médecin serait une épreuve difficile pour lui. Finalement, il arrive accompagné de sa mère avec quelques minutes de retard, mais la consultation aura bien lieu. Depuis que le Docteur Camille utilise un agenda en ligne avec rappels automatiques des rendez-vous par SMS, cette mère rate rarement les rendez-vous, et lorsqu’elle ne peut pas venir, elle annule en ligne, sans avoir à appeler.  

Avantage 3 : optimiser l’accueil des patients au sein du cabinet médical

L’accueil est la première étape pour une bonne prise en charge des patients. Le secrétariat, l’assistant médical, le professionnel de santé, tous doivent à leur niveau participer à son bon déroulement.

Avec un agenda médical en ligne, les secrétaires n’ont pas besoin de passer leur journée au téléphone à gérer les rendez-vous. Elles sont donc entièrement disponibles pour accueillir physiquement les patients et répondre à leurs questions. Elles peuvent profiter de ce moment pour traiter des problèmes purement administratifs avec les patients et ainsi faire gagner du temps au médecin pendant la consultation.

Moins soumises à la pression du téléphone, les secrétaires équipées d’un agenda médical peuvent consacrer plus de temps à d'autres tâches à valeur ajoutée pour réduire la charge de travail du praticien.

Le Docteur Camille accueille maintenant une mère avec trois enfants en bas âge. Elle doit ausculter le plus jeune, mais le plus grand montre de l’agitation, rendant le processus difficile. Elle demande alors à sa secrétaire de l’emmener dans l’espace jeu de la salle d’attente et de garder un œil sur lui, le temps de la consultation. Comme les rendez-vous se prennent en ligne, la secrétaire est peu dérangée par les appels téléphoniques. Elle peut donc veiller sur l’enfant et ainsi garder une atmosphère paisible dans le cabinet. Soulagée, le Docteur Camille peut reprendre sa consultation et se concentrer pleinement sur la prise en charge de son patient.

Avantage 4 : gérer efficacement les rendez-vous, même en déplacement

Utiliser un agenda en ligne au sein d’un cabinet médical permet de centraliser les données liées aux prises de rendez-vous et donc de les consulter depuis n’importe quel appareil, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cet outil apporte donc beaucoup de flexibilité au quotidien du médecin, particulièrement si celui-ci se déplace régulièrement au domicile de ses patients ou s’il exerce à plusieurs endroits (cabinet, centre de santé, hôpital, etc.)

Les professionnels de santé peuvent donc facilement confirmer, déplacer ou annuler un rendez-vous avec un patient en fonction des contraintes qui se présentent, qu'elles soient liées à sa disponibilité, aux urgences ou aux aléas du quotidien.

Le Docteur Camille exerce principalement en libéral, mais elle assure également une permanence dans un centre de santé un après-midi par semaine. Elle profite de sa pause déjeuner pour regarder ses prochains rendez-vous dans cette structure de santé. Grâce à son agenda en ligne, elle bénéficie d'une vision en temps réel du taux d'occupation de chacun des sites dans lesquels elle exerce. Cette fonctionnalité lui permet de gagner en flexibilité et de mieux organiser ses journées.

Avantage 5 : améliorer la communication dans le cabinet

Un agenda en ligne permet une meilleure communication entre les différents collaborateurs d’un cabinet médical ou d'un centre de santé, y compris les secrétaires, qu’elles travaillent sur site ou en télésecrétariat.

Les disponibilités de chaque professionnels de santé apparaissent sur l’agenda en ligne, ce qui permet une prise de rendez-vous immédiate par le praticien lui-même dans de nombreuses circonstances. Par exemple, un médecin généraliste peut vouloir fixer lui-même un rendez-vous avec son confrère cardiologue pour l’un de ses patients. 

L’agenda en ligne optimise également la communication avec la secrétaire : le médecin peut bloquer certains créneaux sans avoir à la prévenir, car la synchronisation est automatique. Il peut aussi lui laisser des consignes directement dans l’outil sous forme de post-it afin pour qu'elle puisse ajuster le planning.

Dans l'après-midi, le Docteur Camille est obligée de quitter son cabinet pour régler une urgence familiale. Elle en informe la secrétaire et lui demande si certains de ses rendez-vous pourraient être pris en charge par ses deux confrères médecins généralistes. Ayant accès aux agendas de tous les praticiens du cabinet, la secrétaire peut rapidement repérer leurs disponibilités et bloquer quelques créneaux afin de limiter les annulations du Docteur Camille. 

L'utilisation d'un agenda médical en ligne présente de nombreux avantages : il permet de gagner du temps, réduire les rendez-vous non honorés, améliorer l’accueil des patients, centraliser les données et optimiser la communication entre confrères. Les professionnels de santé peuvent ainsi se consacrer davantage à leurs patients et améliorer leur prise en charge. L’interface intuitive des agendas médicaux en ligne ajoute une raison supplémentaire de s’en équiper : ils sont faciles à prendre en main et permettent donc de gagner en efficacité rapidement, sans formation spécifique. 

Si l’utilité d’un agenda médical en ligne est indéniable lorsque le secrétariat se trouve sur site, cette solution se montre indispensable dans le cadre du télésecrétariat médical. La distance entre le professionnel de santé et les secrétaires rend ces solutions en ligne essentiel à la gestion des rendez-vous et des données patients.

Pour soutenir les praticiens dans leur pratique quotidienne, CompuGroup Medical a créé CLICKDOC PRO, une gamme de solutions pensées pour faciliter la communication entre les professionnels de santé et les patients. Elle comprend notamment un agenda en ligne gratuit, sécurisé et personnalisable qui permet de consulter ses rendez-vous depuis n’importe quel appareil.

^[1] Deux tiers des médecins généralistes libéraux déclarent travailler au moins 50 heures par semaine

[2] Bon usage du système de santé : l'Assurance Maladie lance une campagne pour sensibiliser aux bons réflexes

^[3] Rendez-vous non honorés : les « lapins » se banalisent et pourrissent l'agenda médical