CGM Challenge DOK 11 Apotheek: “Wij werkten al LEAN voordat LEAN bestond”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. Ditmaal is het de beurt aan DOK 11 Apotheek in Alblasserdam.

“Zoals je kunt zien, zijn we een vrij grote apotheek”, begint Henriëtte Muller, beherend apotheker bij DOK 11. “Ongeveer tweeënhalf keer zo groot als een reguliere apotheek. We werken hier in totaal met 35 medewerkers, waarvan 4 apothekers, 19 apothekersassistenten en overig ondersteunend personeel. Desondanks ligt onze focus toch echt op het persoonlijke contact met patiënten.”

Snel, deskundig en prettig

Muller: “Onze visie is dat wij patiënten snel, deskundig en op een prettige wijze willen helpen. We streven naar korte wachttijden (gemiddeld onder de 2,5 minuut), maar willen wél uitgebreid de tijd nemen voor de individuele patiënt. Door werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten, hebben we dat ook. We belonen het team als we individuele doelstellingen halen. Zo zijn we met het hele team naar Dublin geweest toen de gewenste wachttijden gerealiseerd waren.”

Samenwerking met andere zorgverleners

“Verder denken we na over een efficiënte en goede manier van samenwerken met andere zorgverleners”, zegt Muller. “Dit geldt ook voor de samenwerking binnen het gezondheidscentrum. Daarin werken we nauw samen met een vijftal huisartspraktijken, een fysiotherapeut, verloskundigenpraktijk, medisch trainingscentrum enzovoort. De lijntjes met artsen zijn kort. Hierdoor kunnen we snel gezamenlijke afspraken maken rondom leveringsproblemen en optimalisatie van de farmacotherapie. Ook zijn we te spreken over onze samenwerking binnen Apothekers Organisatie a/d Merwede. Binnen dit samenwerkingsverband hebben we onlangs de palliatieve zorg kit geïmplementeerd, waardoor er in geval van palliatieve zorg snel geschakeld kan worden tussen apotheek, huisarts en (thuis)zorg.”

“Verder zijn we binnen de regio ook een van de voortrekkers van de Zorghavo, een HAVO-opleiding met de zorgsector als specifiek aandachtsgebied. Zo bieden wij scholieren een praktijkopdracht aan, zodat zij op jonge leeftijd in aanraking komen met het apothekersvak.”  

‘We willen weten wat we echt kunnen’

Muller is duidelijk trots op haar team en wat zij de afgelopen jaren hebben neergezet. “We houden van een competitie. Voor ons gevoel hebben we alle werkprocessen goed ingeregeld. Ik wil weten of dat echt zo is, dus heb ik wel behoefte aan een kritische blik van CGM. Daarnaast gingen we vroeger ieder jaar naar de Efteling met ons team. Het wordt weer de hoogste tijd”, zegt Muller met een knipoog.

Meer tijd voor zorg dankzij grotere efficiency

“Wij werkten al LEAN voordat LEAN bestond. We zien dat de marges teruglopen en willen meer tijd voor zorgverlening. Recent hebben we daarom de werkprocessen opnieuw aangepast. We hebben het telefoonverkeer slimmer gestroomlijnd door aanpassingen in de telefooncentrale en hebben een track-en-trace-systeem opgezet bij de bezorging van medicatie. Sinds kort zijn we ook het gebruik van de uitgifte-automaat verder aan het stimuleren bij onze patiënten. Daarnaast hebben we strakkere afspraken met huisartsen over een slimmer inzetten van de herhaalservice binnen CGM APOTHEEK. Door deze efficiencyslagen hebben we meer tijd voor zorg. Zo hebben wij een farmabuddy voor extra ondersteuning van complexe patiënten, doen we aan thuisconsulten en organiseren we patiëntenavonden. Patiënten ervaren ons als laagdrempelig en makkelijk benaderbaar. Dit proberen wij te versterken door ook aanwezig te zijn op social media waardoor we nog beter zichtbaar zijn.”

De volgende stap

Op de korte termijn willen we het aantal incomplete recepten terugdringen door het voorraadbestelsysteem verder te optimaliseren. Een flinke uitdaging met alle leveringsproblemen. Ook zien wij mogelijkheden om de voorspelbare medicatie nog meer via de herhaalservice te laten lopen. Er zitten nu ruim 5.000 patiënten op de herhaalservice, maar dat kan nog beter.”

Kenmerken DOK 11 Apotheek

• Eenhandssysteem, flow werkwijze
• Maken gebruik van een ROWA-robot en Pharmaself-uitgifteautomaat
• Track & Trace via Loxis
• Maken gebruik van de herhaal- en distributiemodule
• Groothandel Brocacef

Uitslag van de CGM Challenge

Dat men bij DOK 11 Apotheek graag alle zeilen bijzet, is vanaf de eerste minuut duidelijk. Voor de start van de CGM Challenge werden door de apothekersassistenten dan ook de nodige vragen gesteld aan Customer Support Professional Fabiënne Cremers. Deze vragen hadden in eerste instantie betrekking op de spelregels. Tijdens de challenge ging het vooral over de tips en tricks voor de meest efficiënte werkwijze. Het verwerken van de recepten ging dan ook razendsnel. Halverwege de challenge waren er geen recepten meer in de buffer en zijn er uiteindelijk 852 recepten verwerkt. Wat neerkomt op een gemiddelde van 201 recepten per receptverwerker/uur! 

De deelnemers aan de challenge toonden zich uitermate tevreden over de tips van Fabiënne Cremers. “Het is heel interessant om te zien hoe DOK 11 gebruikmaakt van CGM APOTHEEK”, aldus Cremers. “Elke apotheek maakt op een iets andere manier gebruik van het systeem Dat is ook de charme van ons apotheekinformatiesysteem. Het is flexibel instelbaar zodat het precies aansluit op de werkprocessen van de apotheek. Daarnaast vind ik het leuk om mijn 20+ jaar apotheekervaring en opgedane kennis bij CompuGroup Medical in te zetten voor klanten. Het zorgt ervoor dat ik me kan verplaatsen in het proces, zodat ik ook op maat adviezen kan geven over een efficiëntere werkwijze.”

Tips & Tricks:

• Standaard herhaalperiode invoeren bij patient voor sneller invoeren profiel.
• Patiënt opzoeken aan de hand van e-mail en telefoonnummer.
• Sneltoetsen Alt+letter tijdens receptverwerking voor minder wisseling tussen toetsenbord en muis.
• Loepje achter zoekveld bedienen met F9.
• Distributie is functioneler door het annuleren van de ATC-batch. Hierdoor hoeven patiënten niet meer van groep te wisselen om dubbele rollen te vermijden.

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met augustus 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.