Avec RefKIS, la standardisation et les souhaits individuels sont en harmonie 

Les exigences envers un SIH moderne ont augmenté. Les hôpitaux souhaitent des solutions de premier ordre qui leur permettent d'obtenir des avantages mesurables tout en restant économiquement viables. Est-ce la quadrature du cercle ?

Les fournisseurs de SIH sont donc très sollicités. Nous avons demandé au Dr Stefan Girsberger, MSc, Team Lead Solutions de référence CompuGroup MedicalSchweiz AG, de nous expliquer comment CompuGroup Medical fait face à ces exigences accrues.

Dr. med. Stefan Girsberger, MSc : Les exigences envers un système d'information hospitalier (SIH) moderne ont en effet augmenté. Les hôpitaux et les établissements de santé exigent des solutions de premier ordre qui non seulement optimisent les opérations cliniques et administratives, mais offrent également des avantages mesurables en termes d'efficacité, de qualité des soins aux patients et de contrôle des coûts. Le défi consiste à répondre à ces exigences très complexes de manière économiquement viable.

Pour répondre à ces exigences élevées, nous misons sur CGM CLINICAL, un produit hautement configurable qui nous permet de développer des solutions sur mesure pour nos clients. Grâce à la grande adaptabilité du système, nous pouvons prendre en compte les exigences et les processus de travail spécifiques de chaque établissement de santé et les intégrer de manière optimale. Cela signifie que nous ne fournissons pas seulement une solution standard, mais une solution qui répond exactement aux besoins et aux défis de chaque hôpital.

Cette flexibilité nous permet de trouver un équilibre entre une fonctionnalité de premier ordre et une viabilité économique. En travaillant en étroite collaboration avec nos clients, nous pouvons garantir que nos solutions ne sont pas seulement technologiquement avancées, mais aussi rentables et durables.

Dans quelles parties les souhaits individuels des clients apparaissent-ils ? Dans quelle mesure cela retarde-t-il et renchérit-il un projet SIH ?

L'expérience montre que les souhaits individuels des clients se manifestent dans plusieurs domaines. Il s'agit notamment de l'intégration de domaines médicaux spécifiques, de l'adaptation des interfaces utilisateur, de l'implémentation de workflows spéciaux ainsi que de l'intégration de systèmes et d'appareils externes. Les exigences en matière de sécurité des données et de conformité peuvent également varier fortement, en fonction des dispositions légales et des directives internes de chaque établissement de santé. La grande configurabilité de CGM CLINICAL nous permet certes de tenir compte de ces souhaits individuels, mais elle entraîne aussi des défis considérables. L'expérience a montré que cette flexibilité peut engendrer des charges de projet difficiles à maîtriser. Ce qui est principalement dû au fait que chaque adaptation nécessite des phases de développement, de test et de mise en œuvre supplémentaires. Il peut en résulter une complexité considérable, qui mobilise des ressources tant temporelles que financières.

Cette complexité entraîne le risque de retards dans le projet, ce qui est fortement préjudiciable tant pour nous en tant que fournisseur (CGM) que pour nos clients. Les retards peuvent non seulement perturber les processus opérationnels prévus, mais aussi entraîner des coûts supplémentaires qui n'étaient pas prévus à l'origine.

Comment pouvez-vous faire contrepoids et maîtriser vos dépenses de conseil tout en prenant vos clients au sérieux ? Comment s'effectue cette interaction ou ce travail de persuasion ?

Sur la base des constatations susmentionnées, nous avons identifié la nécessité de lancer des projets clients avec une solution déjà existante. Notre objectif est de proposer une solution générique qui couvre les principaux besoins des clients avec une grande précision. Cette solution de base générique nous permet de créer une situation de départ solide qui ne nécessite que des adaptations minimales. Cette approche nous permet de réduire considérablement les dépenses de conseil dans les projets.

L'interaction et le travail de persuasion avec nos clients se déroulent en plusieurs étapes :

• Analyse initiale des besoins : au début de chaque projet, nous effectuons une analyse détaillée des besoins. Nous y saisissons les exigences et les priorités spécifiques du client afin de garantir que la solution générique soit choisie de la manière la plus adaptée possible.
• Présentation de la solution générique : nous présentons la solution générique au client et lui expliquons comment elle répond à ses besoins. Nous mettons en avant les avantages de l'utilisation d'une solution existante qui a fait ses preuves, tels qu'un temps de mise en œuvre plus rapide et des coûts réduits.
• Adaptation et réglage fin : en étroite collaboration avec le client, nous identifions les domaines dans lesquels des adaptations minimales sont nécessaires pour répondre à des exigences spécifiques. Ces adaptations sont soigneusement planifiées et mises en œuvre afin de garantir qu'elles ne retardent pas inutilement le déroulement du projet.
• Communication transparente : nous accordons une grande importance à une communication ouverte et transparente tout au long du projet. Des réunions régulières et des mises à jour de l'état d'avancement permettent au client d'être toujours informé des progrès réalisés et d'aborder à temps les éventuelles préoccupations.

Grâce à cette approche structurée, nous augmentons la probabilité de répondre précisément aux besoins des clients et de terminer le projet dans les délais. L'utilisation d'une solution générique comme point de départ nous donne l'assurance d'utiliser des composants stables et éprouvés qui ont déjà été mis en œuvre avec succès dans d'autres projets. Parallèlement, nous prenons au sérieux les souhaits individuels de nos clients et adaptons la solution de manière ciblée et efficace, sans augmenter inutilement l'ampleur du projet. Nous appelons cette approche RefKIS.

Quels sont les avantages de votre RefKIS ?

Notre RefKIS offre toute une série d'avantages qui découlent de son orientation sur les processus commerciaux essentiels d'un hôpital. En le structurant le long de ces processus centraux, nous pouvons garantir un soutien efficace et ciblé pour le fonctionnement de l'hôpital. Voici les principaux avantages en détail :

Gestion des cas et des mouvements de patients :

• Gestion efficace : RefKIS permet une gestion complète et efficace de tous les mouvements de patients au sein de l'hôpital, de l'admission à la sortie.
  • Transparence : La saisie et la gestion centralisées des données des patients permettent d'atteindre un haut niveau de transparence et de traçabilité, ce qui améliore la qualité des soins aux patients.
  • Processus hospitalier et sortie (dossier de base) :
• Documentation médicale : soutien de la documentation médicale par des dossiers structurés et facilement accessibles, ce qui simplifie et accélère les processus de travail des médecins.
  • Documentation des soins : documentation complète, ce qui entraîne une amélioration de la qualité des soins et une meilleure traçabilité.
  • Collaboration interdisciplinaire : grâce à la documentation et à la communication interdisciplinaires, RefKIS favorise la collaboration entre les différentes spécialités, ce qui contribue à une prise en charge globale du patient.
• Attribution, convocation et admission des patients :
  • Processus optimisés pour les processus d'orientation et d'admission grâce à des flux de travail automatisés qui réduisent la charge administrative et augmentent l'efficacité.
  • Satisfaction des patients grâce à une admission fluide et rapide.
• Gestion des commandes/laboratoire :
  • Gestion efficace des commandes : RefKIS permet une gestion et un suivi efficaces des commandes médicales et des demandes de laboratoire, ce qui se traduit par des résultats plus rapides et une amélioration des soins aux patients.
  • Intégration : L'intégration transparente avec les systèmes d'information de laboratoire assure un échange rapide et sécurisé des données.
• Processus ambulatoire (urgence) :
  • Temps de réaction rapides : RefKIS soutient les processus d'urgence par une documentation et une gestion rapides et efficaces, ce qui réduit considérablement les temps de réaction en cas d'urgence.
  • Coordination : La coordination centrale des processus d'urgence permet d'obtenir une meilleure coordination entre les différents services impliqués.
• Processus de la salle d'opération :
  • Planification et documentation : fonctions complètes pour la planification et la documentation des opérations et pour augmenter l'efficacité et la sécurité dans le bloc opératoire.
  • Gestion des ressources : la gestion efficace des ressources du bloc opératoire permet d'éviter les goulots d'étranglement et d'optimiser l'utilisation.

Dans l'ensemble, RefKIS offre une plate-forme performante et flexible qui s'oriente vers les processus commerciaux centraux d'un hôpital et soutient ainsi une prise en charge efficace et de haute qualité des patients. Les hôpitaux peuvent ainsi optimiser leurs processus opérationnels de manière ciblée, augmenter la satisfaction des patients et, en fin de compte, agir avec plus de succès sur le plan économique.

Y a-t-il différents niveaux de mise en œuvre ?

Oui, exactement ; la mise en place de RefKIS est conçue par étapes afin de garantir une mise en œuvre progressive et contrôlée, adaptée aux exigences spécifiques et à la croissance de l'hôpital. Voici une présentation détaillée des niveaux d'extension :

Niveau d'aménagement 1 : Hôpital de soins primaires Ce premier niveau s'adresse à un hôpital de soins primaires et comprend les fonctions et les services de base nécessaires au fonctionnement d'un tel hôpital. La mise en œuvre comprend une capacité d'environ 300 lits, les spécialités de médecine interne, de chirurgie, de gynécologie et d'obstétrique, ainsi qu'un service ambulatoire et un service d'urgence. Pour les interventions, des salles d'opération entièrement équipées seront adoptées pour différentes interventions chirurgicales. Les objectifs sont d'assurer les soins de base aux patients, d'optimiser les processus commerciaux centraux et de créer une base stable pour les extensions futures.

Après avoir atteint avec succès le niveau d'extension 1 et assuré un fonctionnement stable, l'extension se fait par étapes successives. Chaque étape augmente successivement la complexité et élargit les fonctionnalités de RefKIS afin de répondre aux exigences croissantes.

Niveau d'extension 2 : domaines et fonctions étendus. Des spécialités supplémentaires sont acceptées ici : Introduction d'autres domaines spécialisés tels que la cardiologie, la neurologie et la pédiatrie. S'y ajoutent la documentation spécialisée avec la mise en œuvre de systèmes de documentation spécialisés pour différentes disciplines médicales et une planification opératoire élargie avec des fonctions de planification et de documentation améliorées pour les interventions complexes.

Niveau d'extension 3 : Gestion multicentriqueDes fonctions multicentriques viennent s'ajouter : Soutien pour la gestion de plusieurs sites et services au sein d'un réseau d'hôpitaux. Il est également prévu une gestion centralisée des ressources avec optimisation de l'attribution et de l'utilisation des ressources sur plusieurs sites. En outre, ce niveau comprend une collaboration interdisciplinaire, pour laquelle des fonctions élargies de collaboration et de communication entre différentes spécialités et différents sites sont créées.

Niveau d'extension 4 : gestion de la recherche et des étudesUne composante importante est la gestion des études : mise en œuvre de fonctions de gestion et de documentation des études cliniques, suivie d'une analyse des données avec des fonctions d'analyse et de reporting avancées pour soutenir la recherche et les études cliniques. Enfin, elle comprend encore une gestion de la sécurité et de la conformité pour garantir le respect des dispositions légales et des normes éthiques dans la recherche.

Est-il possible, au cours de tels projets, de profiter de projets de clients déjà mis en œuvre et de recourir à leurs connaissances ?

Oui, il est possible, et même extrêmement avantageux, de profiter de projets clients déjà mis en œuvre au cours de tels projets et de recourir à leurs connaissances. Cela permet d'améliorer et d'optimiser RefKIS en permanence, sur la base d'expériences réelles et de bonnes pratiques. Notre approche consiste à réintégrer dans RefKIS des solutions déjà mises en œuvre dans le cadre de projets clients et à les généraliser ou à les abstraire. Il en résulte plusieurs avantages :

• Des fragments de solutions validés :
  • Des solutions éprouvées : RefKIS se compose principalement de fragments de solutions qui sont déjà activement utilisés dans l'environnement du client et qui sont donc validés. Cela réduit les risques d'erreurs et d'inefficacité qui pourraient survenir lors de l'introduction de nouveaux systèmes non testés.
  • Fiabilité accrue : l'utilisation d'éléments de solution éprouvés augmente la fiabilité et la stabilité du système, car ces composants ont déjà été testés dans la pratique.
• Augmentation de l'efficacité :
  • Réutilisabilité : en rapatriant et en généralisant les solutions réussies, celles-ci peuvent être réutilisées dans de nouveaux projets, ce qui réduit considérablement les efforts de mise en œuvre et le temps de développement.
  • Mise en œuvre plus rapide : les projets peuvent être mis en œuvre plus rapidement, car il est possible de recourir à des solutions déjà existantes et fonctionnelles.
• Amélioration continue :
  • Processus d'apprentissage : chaque projet client achevé fournit des connaissances précieuses qui sont prises en compte dans le développement ultérieur. Ce processus d'apprentissage continu contribue à l'amélioration et à l'adaptation permanentes.
  • Les meilleures pratiques : L'analyse et la généralisation des mises en œuvre réussies permettent d'identifier et de standardiser les meilleures pratiques, ce qui améliore la qualité des projets futurs.
• Adaptations spécifiques aux clients :
  • Flexibilité : malgré la généralisation, RefKIS reste suffisamment flexible pour procéder à des adaptations spécifiques pour certains clients. Cela permet d'obtenir une solution sur mesure qui repose néanmoins sur des composants éprouvés.
  • Rentabilité : La réutilisation des solutions permet de réduire les coûts des adaptations individuelles, car moins d'efforts de développement sont nécessaires.

Dans l'ensemble, cette approche permet à RefKIS non seulement de rester un système flexible et performant, mais aussi d'évoluer et de s'améliorer en permanence. En utilisant et en généralisant les solutions déjà mises en œuvre, nous pouvons garantir que RefKIS répondra toujours aux exigences actuelles tout en restant efficace et rentable.

Il est certain qu'un réglage fin des éléments RefKIS et des exigences spécifiques des clients est nécessaire pour concilier au mieux la standardisation et la personnalisation. Comment cela se passe-t-il en détail ?

Afin d'obtenir un réglage fin optimal des éléments de RefKIS par rapport aux exigences spécifiques du client, tout en garantissant un équilibre entre la standardisation et les adaptations individuelles, nous adoptons une approche itérative et structurée qui englobe à la fois le contenu du système et une méthode d'accompagnement de la mise en œuvre. Le processus commence par une analyse approfondie des besoins. Au cours de cette phase, nous recensons les exigences et les priorités spécifiques du client et documentons les principaux processus commerciaux de l'hôpital. Ces processus métier sont ensuite comparés aux fonctionnalités existantes de RefKIS afin de déterminer dans quelle mesure ils couvrent déjà les besoins du client.

Le long de ces processus commerciaux identifiés, nous vérifions de manière itérative les fonctionnalités existantes de RefKIS. Ce faisant, nous effectuons une analyse delta afin d'identifier et de quantifier les écarts entre les fonctionnalités existantes et les besoins spécifiques du client. Cela nous donne une image claire des adaptations nécessaires.

Sur la base des conclusions de l'analyse delta, nous établissons une définition détaillée des objectifs. Celle-ci décrit précisément comment les exigences individuelles du client peuvent être mises en œuvre. Dans la mesure du possible, nous réalisons les adaptations nécessaires directement dans le système. Ce faisant, nous veillons à tenir compte des normes existantes de RefKIS afin de garantir une réutilisation et une efficacité maximales.

Une méthode de mise en œuvre d'accompagnement garantit que les adaptations sont structurées et ciblées. Cette méthode comprend des revues régulières, des boucles de rétroaction et l'implication du client dans le processus. Grâce à des cycles itératifs, nous vérifions en permanence si les adaptations répondent aux exigences et si d'autres réglages fins sont nécessaires. La mise en œuvre des adaptations est suivie d'une phase de test et de validation approfondie. Durant cette phase, nous nous assurons que les nouvelles fonctionnalités fonctionnent sans erreur et de manière efficace. Parallèlement, nous vérifions les adaptations avec les utilisateurs finaux afin de garantir leur acceptation et leur satisfaction.

Afin de garantir que le personnel de l'hôpital puisse utiliser les nouvelles fonctionnalités de manière optimale, nous proposons des formations ciblées. Après l'implémentation, un support continu est disponible pour répondre aux éventuelles questions et procéder à d'autres optimisations.

Toutes les adaptations effectuées et leur mise en œuvre sont largement documentées afin de garantir la transparence et la traçabilité. Les connaissances acquises dans le cadre du projet sont intégrées dans la base de connaissances de RefKIS afin d'optimiser les projets futurs et d'établir les meilleures pratiques. Grâce à cette approche structurée et itérative, nous garantissons que RefKIS concilie de manière efficiente et efficace les exigences standardisées et les exigences spécifiques des clients. Cela permet d'obtenir une solution flexible et évolutive qui répond aux besoins individuels du client tout en tirant parti des avantages des solutions standard éprouvées.

Quel est l'état d'avancement des travaux au sein même de CGM ? Un travail de développement est-il encore nécessaire ? Votre offre concernant RefKIS et les étapes d'extension prévues est-elle déjà prête ?

Notre équipe travaille d'arrache-pied pour atteindre les objectifs fixés et faire en sorte que la première phase d'extension de RefKIS soit achevée dans les délais et avec une qualité élevée. D'ici la fin de l'année, la première grande étape sera l'achèvement de la phase d'extension 1.

Le développement et l'implémentation de la phase d'extension 1 nécessitent encore des travaux de développement ciblés. Notre équipe se concentre actuellement sur les dernières mises au point afin de garantir que tous les systèmes fonctionnent sans problème et répondent aux exigences élevées des clients. Cela comprend à la fois des ajustements techniques et l'optimisation des processus existants afin de garantir une intégration sans faille et un fonctionnement efficace. En ce qui concerne les autres étapes d'extension de RefKIS, nous en sommes à la phase de planification et de préparation. Alors que la première étape d'extension couvre les fonctions de base, les étapes suivantes visent à intégrer successivement des exigences plus complexes et des fonctionnalités supplémentaires.

Notre offre concernant RefKIS et les étapes d'extension annoncées est donc en bonne voie, mais un travail de développement supplémentaire est nécessaire pour concrétiser la vision complète. Nous sommes toutefois convaincus qu'en travaillant en étroite collaboration avec nos clients et en développant RefKIS de manière itérative, nous serons en mesure de proposer une solution flexible et évolutive qui répondra à la fois aux besoins actuels et futurs.

Vous trouverez la première publication dans le quatrième numéro (06/2024) du magazine clinicum.