CGM Challenge Service Apotheek Roomburgh: “We willen zoveel mogelijk persoonlijk contact met patiënten”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. In deze editie van de CGM Challenge is de beurt aan Service Apotheek Roomburgh om meer te leren over ons apotheekinformatiesysteem. En die kans wordt met beide handen aangegrepen!

“Onze apotheek is net iets kleiner dan gemiddeld”, opent Karin Derks, eigenaar en apotheker van Service Apotheek Roomburgh, het gesprek. “We hebben een gemêleerde wijk qua leeftijdsopbouw, etnische achtergrond en opleidings- en inkomensniveau. Hierbij kun je denken aan professors van de universiteit tot aan mensen die van weekgeld leven. Daarnaast bedienen wij ook zorginstellingen én een verpleeghuis. We zijn met een aantal huisartsen gehuisvest in een gezondheidscentrum en hebben zelfs bejaardenwoningen in dit pand zitten. Verder zijn bij ons Farmacotherapeutisch Overleg (FTO) maar liefst acht huisartsenpraktijken aangesloten.”

‘Je hoort altijd wel nieuwe dingen tijdens zo’n skillsessie’

“Omdat wij een kleine apotheek zijn, wil ik vooral met allround medewerkers werken. Daarvoor hebben we iedereen binnen de apotheek op hetzelfde moment cursussen laten volgen die vanuit de Service Apotheek-franchise worden verzorgd. Van een cursus over COPD tot een cursus over astma. Ook hebben de meeste collega’s de online skillsessies van CGM gevolgd. Zelf heb ik ze allemaal al gedaan. Je hoort altijd wel nieuwe dingen tijdens zo’n skillsessie. Onze nieuwe medewerker heb ik onlangs naar álle gratis skillsessies gestuurd. Ook gaan wij zelf weer assistenten opleiden. Zij kunnen direct leren wat wij hier in de apotheek belangrijk vinden.”

De challenge omdraaien

“Ik wilde niet alleen laten zien hoe snel wij werken, maar ook echt leren hoe het nog efficiënter kan. Eigenlijk heb ik de challenge omgedraaid en mag CGM mij dat uitleggen. Wist je trouwens dat we ook aanwezig waren tijdens de CGM Challenge op de afgelopen Mosadex Experience? Mijn collega Iris was daarbij een van de winnaars. Dat heeft ons getriggerd om nu ook weer mee te doen.”

Meer tijd en aandacht voor patiënten

“We willen zoveel mogelijk persoonlijk contact met patiënten. Alleen: vind maar eens voldoende personeel. Daarom hebben we de afhaalautomaat voor herhaalrecepten. Daardoor kunnen we de patiënten die het nodig hebben meer aandacht geven aan de balie. Of kunnen we zelfs patiënten uitnodigen in de apotheek. Op deze manier kunnen we net even wat extra voorlichting geven aan patiënten of een medicatiegesprek houden over de hoeveelheid medicijnen die zij gebruiken. We hebben hier jarenlang te weinig tijd voor gehad. Daar komt nu hopelijk verandering in, mede omdat wij de herhaalservice goed hebben ingericht. Aan de balie hopen we nu net iets meer tijd voor mensen die extra advies nodig hebben, zoals bij een eerste uitgifte, inhalatie instructie en vragen of ervaringen met bijwerkingen.”

Herhaalservice een boost gegeven

“We hebben veel meer patiënten in de herhaalmodule binnen CGM APOTHEEK gezet. Hier hebben we afspraken over gemaakt met de huisartsen. Eerder was het zo: als we patiënten zagen met chronische medicatie, dan vroegen we aan de huisarts of deze in de herhaalservice mocht. En als wij nu de medicatie zien, dan zetten wij deze automatisch in de module en sturen we een bericht ter informatie aan de huisarts. Ook hebben wij een stap gemaakt bij het digitaal fiatteren van herhaalrecepten door huisartsen. Dit houdt in dat wij hen de aanvraag digitaal versturen, ook als zij niet met CGM HUISARTS werken. Dit scheelt heel veel tijd.”

Peel-off-methode: minder chaos en meer rust

“We werken sinds anderhalf jaar met de peel-off-methode. Dat zou eigenlijk iedere apotheek moeten doen. Gewoon beginnen. Het biedt namelijk minder chaos en meer rust. Je bent toch een stuk minder aan het zoeken. Daarnaast hebben we een efficiencyslag gemaakt met Optimaal Aanschrijven vanuit Mosadex. Hiermee kun je binnen CGM APOTHEEK het juiste product voor de betreffende patiënt kiezen op basis van zorgverzekering, voorraad in de apotheek, leverbaarheid en patiëntvoorkeur. Een verdere optimalisatie zit in Optimaal Bestellen van Mosadex. Daarmee zie ik wat ik moet bestellen om de voorraad in de apotheek op peil te houden.”  

Binnenkort starten met CGM Digitaal Recept

“Wat onze verdere plannen zijn? Wij gaan starten met CGM Digitaal Recept. Idealiter deze zomer, na mijn vakantie. De oplossing is papierarm, dus in mijn ogen ook belangrijk vanuit milieu-overwegingen. Verder gaan wij gedurende de zomerperiode meer naar Central Filling sturen om het personeelstekort op te vangen."

Kenmerken Service Apotheek Roomburgh

• Er zijn in totaal zeven mensen in dienst bij Service Apotheek Roomburgh. Een apotheker, een farmaceutisch consulent, vier assistenten en één assistent-in-opleiding.
• Deel Local Filling en Central Filling.
• Pharmaself24 Compact afgifte-automaat.
• Track & Trace: Loxis.
• Maakt gebruik van peel-off, de herhaalmodule en de distributiemodule.
• Groothandel: Mosadex.
• Service Apotheek voor zorgaspecten, zoals persoonlijk advies en persoonlijk dossier via de Service Apotheek-app.

Uitslag van de CGM Challenge

Nog voor de start van de CGM Challenge zag Product Owner Farmacie Ronald Bomhof tot grote tevredenheid een hele reeks vragen op zich afkomen. Dé reden voor deze apotheek om mee te doen aan de challenge liet zich dan ook kort en krachtig samenvatten: “Vertel ons maar hoe we sneller kunnen werken.” Sommige van Ronalds antwoorden waren echte eye-openers voor het team van Service Apotheek Roomburgh, dat niet kon wachten om met de tips en adviezen aan de slag te gaan. De challenge was daarmee een leuke bijzaak geworden, maar wel één waar de deelnemers zichtbaar veel plezier aan hebben beleefd. Het team van Service Apotheek Roomburgh heeft in één dagdeel een totaal van 516 recepten verwerkt. Dit komt neer op een gemiddelde van 115 recepten per receptverwerker/uur!

Snel en efficiënt herhaalreceptuur verwerken

“Bij Service Apotheek Roomburgh is duidelijk te zien dat er al extensief gebruik wordt gemaakt van onze herhaalmodule”, aldus Ronald. “Daardoor kunnen zij snel en efficiënt herhaalreceptuur verwerken. Overigens wordt er in in de volgende versie van CGM APOTHEEK (release 2.28) nóg een efficiencyslag gemaakt, doordat éénmalige wijzigingen in de herhaalbatch kunnen worden doorgevoerd. Dit is voor een deel van de herhaalbatch nodig vanwege leverbaarheid of veranderde filling-situatie van een artikel. Je hoeft hierdoor niet meer naar het profiel of via Was-Wordt mutaties door te voeren. Tevens gaat CGM Digitaal Recept bij de herhaalmodule voor snelheidswinst zorgen. Voornamelijk omdat deze recepten direct in de logistieke buffer terechtkomen en printen van de werklijsten niet meer nodig is.”

Tips & Tricks:

• Verschillende pop-ups aangepast om het aanschrijfproces soepeler te laten verlopen.
• Inrichting voor medicatiebewaking.
• Niet printen en plakken van achterkant-etiketten op de werklijsten vanuit de herhaalservice. Deze lijsten bevatten namelijk al een barcode die herkend wordt door de scansoftware.

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met augustus 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.