CGM Challenge De 's-Gravelandse Service Apotheek: “We willen laagdrempelig en toegankelijk zijn voor patiënten”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. Ditmaal is het de beurt aan De 's-Gravelandse Service Apotheek in Kortenhoef.

“We zijn een cluster van drie apotheken waarvan dit de grootste apotheek is”, vertelt Heleen Kuijper, eigenaar en apotheker. Op deze locatie vinden veelal grote processen plaats, waaronder de distributie. Maar ook een aantal zaken op clusterniveau als het genereren van rapporten en de grotere systeeminstellingen. “Het samenwerken in een cluster is ook een onderdeel binnen CGM APOTHEEK”, vervolgt Kuijper. “Dit is van toegevoegde waarde doordat je gezamenlijk op een database werkt en zo elkaars patiënten kunt zien. Ik kan vanaf hier aanschrijven voor andere apotheken in het cluster. Dit verhoogt de efficiency, verbetert de inzet van het personeel en biedt mogelijkheden om de werkdruk te verspreiden.”

‘Ons team verdient een extra uitje’

“We doen mee aan de CGM Challenge om te laten zien welke leuke functies in CGM APOTHEEK zitten. Wij willen laten zien hoe snel we zijn en ontdekken welke ruimte er is voor verbeteringen. Ons team werkt hard en heeft daarom ook zeker een extra uitje verdiend. Dit doen we sowieso regelmatig met ons team. Je kunt denken aan varen op de plas, bbq-en en zo nu en dan een activiteit zoals een escape room.”

Zelfstandig en flexibel

“Wij houden van de dynamiek en zelfstandigheid die we hebben als cluster”, vervolgt Kuijper. Door die zelfstandigheid kan er snel worden geschakeld en zijn aanpassingen aan veranderende marktomstandigheden ook snel te realiseren. “Recent hebben wij een proef gedaan met de peel-off-methode. Dat bleek een daverend succes. Hierdoor werd direct besloten om alle apotheken binnen het cluster met de peel-off-methode te laten werken. Zonder gedoe en zonder bureaucratie.“

De introductie van de peel-off-methode blijkt een goede toevoeging en een volgende stap richting paperless en CGM Digitaal Recept. “Het werken met de peel-off-methode gaf ons direct rust en overzicht. Eigenlijk heeft papier binnen onze apotheken bijna geen functie meer. We staan in de startblokken voor CGM Digitaal Recept, waarmee we verwachten binnenkort te beginnen.”

Optimalisatie receptenstroom biedt meer tijd met patiënten

"Als dorpsapotheek werken we nauw samen met de lokale huisartsen. Binnen deze samenwerking zoeken we naar efficiency, zodat de receptenstroom naar de huisartsen zo goed en snel mogelijk is. Hiervoor gebruiken wij de herhaalmodule uit CGM APOTHEEK, waardoor wij receptverzoeken in bulk richting huisartsen kunnen versturen”, vertelt Kuijper. Patiënten vragen hierbij recepten aan via Linscriptum en de Service Apotheek app. Deze verzoeken worden ter goedkeuring doorgestuurd naar de huisarts, waarna de apotheek direct alles kan klaarzetten voor de patiënt. “Wij vinden efficiënte en eenvoudige werkprocessen belangrijk omdat we meer tijd over willen hebben om patiënten te helpen. We willen laagdrempelig en toegankelijk zijn voor onze patiënten.”

Meer focus op zorg verlenen

“Schaalvergroting heeft de toekomst”, laat Kuijper weten. “Door een grotere apotheek te hebben of juist meerdere apotheken kun je meer inregelen qua systemen en beter het personeel verdelen indien nodig. Ook voorzie ik dat in de toekomst binnen apotheken een grotere focus op zorg verlenen zal ontstaan en minder aandacht voor de logistieke processen. Daarom moeten deze processen lean and mean ingericht zijn.“

CGM APOTHEEK kan daar een grote bijdrage aan leveren. “Binnen de zorgverlening zal ook meer focus komen op preventie. Daarbij moeten we slim gebruikmaken van de data die we al hebben, bijvoorbeeld data in CGM APOTHEEK. We moet het zorgproces zo inrichten dat het afhandelen van de zorgvragen slimmer kan.”

Voor de toekomst ziet Kuijper een rol voor AI (Artificiële Intelligentie, red.). “Dit moet om het gebrek aan zorgverleners op te vangen. Het kan niet anders. Hierin zie ik ook echt een rol weggelegd voor zorginformatiesystemen.”

Peel-off-methode ondersteunt behoud serviceniveau

Door het huidige personeelstekort moeten veel apotheken met minder mensen hetzelfde werk verzetten. Ook Kuijper herkent dit. “Efficiënter werken is de enige manier waarop wij het huidige hoge serviceniveau kunnen blijven leveren. We werken daarom al vrij lang lean. Dat wil zeggen dat een assistent verantwoordelijk is voor de afhandeling van het recept vanaf het aanschrijven in de buffer tot het klaarzetten in de kast.” Het invoeren van de peel-off-methode is hierbij een belangrijke toevoeging, vertelt Kuijper. “In december hebben we de peel-off-methode ingevoerd. Dat maakt de kans op fouten kleiner en het is overzichtelijker en makkelijker. Ook zijn wij een uur eerder dicht waardoor wij het werk makkelijker af krijgen. Daarnaast gaan wij binnenkort een afhaalkluis aanschaffen waardoor patiënten zelf op ieder gewenst moment hun medicatie kunnen afhalen.”

Uitslag van de CGM Challenge

Dat men bij De 's-Gravelandse Service Apotheek graag alle zeilen bijzet, is vanaf de eerste minuut duidelijk. Het verwerken van de recepten ging dan ook razendsnel. Halverwege de challenge waren er geen recepten meer in de buffer en zijn er uiteindelijk 1064 recepten verwerkt. Wat neerkomt op een gemiddelde van 251 recepten per receptverwerker/uur! 

Kenmerken De 's-Gravelandse Service Apotheek

• 30 medewerkers waarvan 3 apothekers en 10 apothekersassistenten
• Rotofiller
• Kluisjes op korte termijn
• Track en trace via Receptlocatie (ApotheekPartners)
• Maken gebruik van de peel-off-methode
• Maken gebruik van de herhaal- en distributiemodule
• Groothandel is Mosadex

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met november 2023. Wees er snel bij, want er zijn al een aantal online skillsessies geweest en op = op.