Ako si vybrať vhodný ambulantný informačný systém

Ambulantný informačný systém (ďalej v texte len systém) je pre lekára a sestru základný pracovný nástroj, je v prevádzke počas celých ordinačných hodín a preto musí byť pre používateľov pomocník, ktorý ambulanciu oslobodí od stereotypných úkonov, aby lekárovi zostalo čo najviac času na pacientov. Preto je veľmi dôležité venovať jeho výberu náležitú pozornosť a nerozhodovať sa iba podľa povrchných kritérií. 

Zúženie hľadania

V prvom kroku je potrebné zúžiť výber na systémy, ktoré pre Vás pripadajú do úvahy. Na to postačia dva parametre.

• Vaša špecializácia. V rámci zdravotníctva je vyprofilovaných množstvo špecializácií a zdravotníckych zariadení so špecifickými požiadavkami. Nie všetky systémy pokrývajú špecifické požiadavky jednotlivých typov. O tom, či je daný softvér pre Vás vhodný, by ste sa mali dozvedieť z internetových stránok, alebo sa informovať na obchodnom oddelení dodávateľa.
• Spôsob práce a technické podmienky Vášho zariadenia. Dôležitou otázkou je, či softvér bude fungovať v technických a priestorových podmienkach Vášho zariadenia.
  • Z hľadiska spôsobu práce ide napríklad o to, či pracujete iba v jednej ambulancii a samostatne, alebo sa presúvate medzi viacerými miestami, a či v tomto prípade môže na inom mieste poskytovať starostlivosť iný zdravotnícky pracovník. Ak si vyberáte systém pre zariadenie s viacerými ambulanciami, či sú lokalizované na jednom mieste, alebo ide o vybavenie pre fyzicky oddelené pracoviská či pobočky.
  • Z technického hľadiska ide o používaný operačný systém na Vašich počítačoch, dostupnosť funkčnej počítačovej siete, prácu na vlastnej technike (server, sieťové rozvody), alebo záujem o cloudové riešenie.
  • Sem patrí aj otázka, či Vaše postupy a spôsob práce sú optimálne a či zavedenie nového IS nie je vhodný impulz, ktorý sa dá využiť aj na organizačné zmeny a zmeny práce. Ak takúto otázku pripustíte, pole pre výber systému sa Vám rozšíri.
     

S týmito otázkami je tiež vhodné kontaktovať obchodné oddelenie spoločnosti, ktoré by malo byť schopné konzultovať s Vami Vaše individuálne podmienky a navrhnúť Vám optimálne riešenie, prípadne viac variantov.

Tri základné oblasti posudzovania

Výber systému odporúčame posudzovať v troch oblastiach: plnenie Vašich požiadaviek, úroveň podpory a cena.  Výsledky z každej z nich sa dajú spracovať spôsobom, ktorý na jednu stranu váh položí prínosy (funkčnosť a podporu) a na druhú cenu. Takto nastavené celkové hodnotenie Vám napríklad ukáže, že ak softvér s polovičnou cenou ako referenčný má len 40% jeho funkčnosti, pri jeho nákupe preplatíte zhruba 20 %. Pozrime sa bližšie na to, ako pri výbere postupovať.

Aby ste vedeli vyhodnotiť, aký systém potrebujete z hľadiska funkčnosti, potrebujete mať najskôr jasno v tom, čo od systému očakávate. Teraz, ale aj v budúcnosti. Niekomu napríklad stačí funkcia ereceptu a ezdravia, pretože nemá zmluvy s poisťovňou. Iný potrebuje okrem toho aj vykazovanie, komunikáciu s laboratóriami, prípadne pripojenie prístroja. Zamyslite sa v tomto okamihu aj nad budúcnosťou. Plánujete rozširovanie počtu zamestnancov, rozšírenie o ďalšie špecializácie, expanziu do iných miest? Aj keď to ešte nie je otázka dňa, je dobre vybrať systém, ktorý dokáže podporovať Vaše procesy aj po takýchto výrazných zmenách.

Funkčnosť - najdôležitejší parameter

Funkčnosť je najdôležitejšia, ale aj najkomplikovanejšia oblasť na posúdenie. Skúste ísť na ňu takto:

• Komplexnosť voči Vašim požiadavkám. Vami zvolené riešenie by malo pokrývať maximum funkčnosti, ktoré vo Vašej práci potrebujete alebo chcete v budúcnosti využívať. Takto povedané to znie jednoducho, ale viete vymenovať, čo všetko potrebujete tak, aby ste na nič podstatné nezabudli ? Pravdepodobne nie. Je vhodné zostaviť si zoznam požiadaviek, čím bude podrobnejší, tým lepšie. Podľa Vášho zoznamu viete zisťovať, či hodnotený systém funkcie poskytuje, alebo nie. V prípade, ak ich nenájdete, alebo si nie ste istí, vyžiadajte si detailnejšie informácie o požadovanej funkčnosti priamo od dodávateľa.
• Referencie. Poznáte dobre niekoho, kto používa konkrétny systém a je s ním spokojný? To je dobrý dôvod preskúmať toto riešenie ako prvé. Pozor však na čerta, ktorý býva skrytý v detailoch. Ak je medzi Vami a osobou, ktorá Vám referenciu poskytla rozdiel v pracovných návykoch, je možné, že optimálny výkon systému dosiahnete až po úprave Vašich zaužívaných pracovných postupov.
• Dostupnosť demoverzie. Lepšie je raz vidieť ako 100krát počuť. Nový systém by ste si mali mať možnosť pred zakúpením vyskúšať. Je to časovo náročný postup, ale len tak sa uistíte, že Vám rozvrhnutie programu a spôsob ovládania a dostupné funkcie budú vyhovovať.
• Spoľahlivosť a robustnosť. Tento parameter pri skúšaní demoverzie nemáte možnosť overiť, tu Vám môžu pomôcť len referencie používateľov. V tomto prípade nevadí, ak oslovená osoba používa iný produkt, alebo inú konfiguráciu od rovnakého dodávateľa. Štandardy kvality by mali byť v jednej spoločnosti rovnaké. Zavedený systém manažérstva kvality podľa ISO 9001 u dodávateľa by mal byť podmienkou.
• Prehľadnosť okien a navigácie. Programové okná by mali byť prehľadné, budete sa na ne pozerať každý deň. Dôležité údaje a funkcie musia byť viditeľné a dostupné na prvý pohľad, s rešpektovaním kontextu aktuálne spracovávanej činnosti. Usporiadanie programu Vám musí pomáhať sústrediť sa na nadôležitejšie údaje v danej situácii. Doplnkové údaje a funkcie je vhodné mať vnorené v ďalších úrovniach programu. S týmto bodom súvisí aj estetická úroveň zobrazenia. Ovládanie programu a následnosť jednotlivých krokov musí zodpovedať logike výkonu skutočných činností.
• Jednotnosť ovládania. Ovládanie programu by vo Vás nemalo vyvolávať zmätočné pocity. Rovnaké typy dialógových okien sa musia ovládať rovnakými spôsobmi, ovládacie prvky majú byť unifikované a dialógové okná programu typizované. Ak ste raz už okno daného typu v programe videli, musíte intuitívne vedieť začať v ňom pracovať.
• Možnosti prispôsobenia. Mnoho používateľov má špecifické požiadavky na dodatočné vyladenie programu. Tu zväčša platí, že čím sú programy dlhšie na trhu, tým viac možností prispôsobenia poskytujú, pretože mali čas reagovať na požiadavky používateľov. Dlhoroční používatelia sú často zdrojom podnetov pre inovatívne úpravy a vylepšenia, ktoré sú prístupné aj pre ostatných používateľov. Pri novom programe máte menej problémov s konfiguráciou, ak Vám ale návrh autora nesadne pod ruky, väčšinou s tým už nič neurobíte.
• Ovládanie. Štandardom pre ovládanie dnešných programov je ovládanie pomocou myši, prípadne dotykom na monitore. Zo začiatku budete každý nový program takto ovládať aj Vy. Po týždňoch práce ale zistíte, že ak máte prsty na klávesnici, lebo ste práve niečo dopísali, bolo by užitočné, ak by sa dala nasledovná funkcia vyvolať aj klávesovým ovládaním, aby ste ušetrili čas prekladaním ruky z klávesnice na myš. Dobré programy pokrývajú aj túto požiadavku a väčšina z ich funkcií sa dá spustiť z klávesnice.

Podpora

Dôležitou súčasťou systému je úroveň služieb podpory. Ak ste sa dostali až sem, už by ste mali mať skúsenosť s tým, ako Vám obchodné oddelenie pomohlo vyskladať moduly a licencie na mieru, a ako Vám oddelenie podpory pomohlo s inštaláciou demoverzie, prípadne krátkou ukážkou práce v programe.

Čo by Vás malo zaujímať ďalej? Najlepšie odpovede na túto skupinu otázok získate z referencií od známych, ktorí používajú systém daného dodávateľa. Ak sa nemáte koho opýtať, spýtajte sa priamo dodávateľa.

• Frekvencia aktualizácií. Ako často výrobca vydáva nové verzie? Vydáva opravy hneď, ako sú dostupné, alebo ich kumuluje do štvrťročných či mesačných verzií, takže na ne musíte počkať? Ako často vydáva aktualizácie údajov (číselníkov)? Trend je zrejmý zo sveta smartfónov, takmer každý deň sa Vám potichu obsah Vášho telefónu upravuje a obohacuje o nové funkcie. Nie je dôvod neočakávať to aj od Vášho systému?
• Doručenie aktualizácií. Je aktualizácia programu jeho prirodzenou funkciou, alebo je potrebné stiahnuť inštalačný balíček a manuálne program preinštalovať? Systémy s možnosťou automatickej aktualizácie Vám poskytnú oveľa väčší komfort používania. Možno si ani nepamätáte, aký antivírový program a kedy ste si nainštalovali. Ak ste to urobili správne, každý deň máte najaktuálnejšiu ochranu, bez toho, aby ste sa o ňu museli starať.
• Dokumentácia aktualizácií. Je ku každému novému vydaniu podrobný popis, čo vydanie obsahuje a ako sa rozširuje, či mení správanie programu? Rozsiahle vylepšenia nedokážete adoptovať hneď, potrebujete mať možnosť sa k zmenám vrátiť a postupne si ich osvojovať.
• Reakcia na legislatívu. Na Slovensku je zvykom, že väčšina legislatívnych zmien sa pripravuje na poslednú chvíľu, preto zostáva dodávateľom veľmi málo času na úpravu riešenia. Spýtajte sa, ako rýchlo a ako kvalitne dodávateľ zvládol minulé legislatívne zmeny.
• Dostupnosť zákazníckej linky. V akých časoch je dostupná telefonická podpora, aká je jej kapacita? Existuje možnosť vzdialeného pripojenia pracovníka podpory na Váš počítač? Predstavte si ráno, plná čakáreň a Vy máte neznámy problém s Vašim počítačom. Vtedy je potrebné mať možnosť niekam zavolať a pomoc musí byť dostupná čo najskôr. A ak je pomoc dostupná, určite uvítate, ak sa pracovník podpory pripojí a problém vyrieši, namiesto toho, aby Vás telefonicky navigoval po Vám neznámych konfiguračných oknách operačného systému alebo samotného programu, či navigoval na stiahnutie konkrétnej záplaty z krkolomne znejúcej internetovej adresy.
• Kvalita poskytovanej podpory. Sú pracovníci podpory kvalifikovaní? Vedia vyriešiť väčšinu problémov na jeden hovor? Sú príjemní pri komunikácii a okrem vyriešenia problému Vám pridajú aj informácie navyše? Napríklad o tom, v čom bol problém a čo je potrebné urobiť, aby sa nabudúce nezopakoval.
• Informovanosť. Poskytuje dodávateľ dostatočné informácie svojim zákazníkom prostredníctvom komunikačných kanálov alebo internetových stránok? Ide o informácie k obsahu produktov (prospekty, návody, zmenové listy) či k aktuálnym zmenám legislatívy.

Cena

Cena je parameter, ktorý sa zisťuje medzi prvými a niektorí zákazníci sa už ďalšími oblasťami pri hodnotení ani nezaoberajú. V našom návode sa jej venujeme až na konci. Pretože až po zodpovedaní na predošlé otázky si uvedomíte, že si vyberáte produkt, za ktorým je množstvo intelektuálnej práce previazaný s kvalifikovanými a dostupnými službami. A tie, rovnako ako služby a produkty iných kvalifikovaných profesií, niečo stoja. 

Čo si treba všímať pri cene riešenia?

• Prehľadnosť cenníka. Aby ste si vedeli zodpovedať jednotlivé otázky uvedené nižšie, potrebujete prehľadný cenník, v ktorom sa dokážete zorientovať.
• Čo cena zahŕňa. Systém si vyberáte na dlhšie obdobie. Cena by teda mala zahŕňať všetky základné dodávky spojené s produktom, ktoré budete potrebovať teraz, ale aj v budúcom čase. Ide najmä o vydávanie nových aktualizácii, ktoré budú reagovať na zmeny legislatívneho prostredia, ale prinášať Vám aj rôzne inovácie a služby podpory k produktu, či už je to možnosť sa poradiť alebo mať asistenciu pri prenose dát na nový počítač.
• Či je cena škálovateľná. Škálovateľnosť znamená, že zákazník, ktorý používa väčší objem licencií by mal zaplatiť viac ako ten, ktorý používa menší objem licencií. Toto zabezpečuje určenie ceny na jednotkové licencie. Pri takomto cenníku si viete odhadnúť aj budúce zvýšenie nákladov pri rozvoji Vášho podnikania.
• Či je cena balíková, alebo modulárna. Ak je cena modulárna, viete si poskladať riešenie na mieru a vybrať si len tie funkcie, ktoré skutočne potrebujete a upraviť tým nákupnú cenu. Samozrejme, nie je možné každú jednu funkciu oceniť zvlášť a funkcie programov bývajú zoskupené do jednotlivých modulov, podobne ako pakety výbavy pri vozidlách. Pri balíkovej cene môžete získať výhodnejší pomer hodnoty k cene, ale pre väčšie zariadenie je pravdepodobne potrebné nakúpiť príslušný počet celých balíkov, bez ohľadu na to, že časť funkcií využije iba časť pracovníkov.
• Či je potrebný prvotný nákup licencií, alebo sa platí len za mesačnú podporu. Prvotný nákup nesie so sebou potrebu vyššej jednorazovej investície, pričom platby za podporu sú spravidla nižšie. V prípade len mesačnej platby za podporu Vám to umožní začať s minimálnymi nákladmi, ale za cenu vyšších mesačných platieb.
• Výška ceny. Nakoniec, keď viete aké počty, akých licencií budete potrebovať, sa dostanete k cene za systém.

Zhrnutie

Keď máte výsledky za všetky tri oblasti pokope, je čas ich vyhodnotiť. Pomer hodnota za peniaze sa štandardne používa aj na vyhodnocovanie vládnych opatrení, pri MF SR existuje priamo takto nazvaný útvar. Analytik by veľmi pravdepodobne postupoval takto:

1. Zoraďte si požiadavky na program do skupín podľa Vašich priorít a prideľte týmto skupinám maximálny počet bodov (napr. najdôležitejšie 100 bodov, najmenej dôležité 20 bodov).
2. Ohodnoťte nakoľko % programy, ktoré postúpili do užšieho výberu spĺňajú jednotlivé požiadavky.
3. Spočítajte súčet počtu bodov vynásobeného % plnenia za všetky parametre.
4. Výsledný počet bodov vydeľte cenou.

Program, ktorý dosiahne najvyšší výsledok by mal byť pre Vás najvýhodnejší, prinesie Vám najvyšší podiel splnenia Vašich požiadaviek na jedno vynaložené €.

Vo väčšine prípadov nie je potrebné robiť takéto numerické výpočty. Už počas zisťovania odpovedí na Vaše otázky získate sympatie k nejakému riešeniu a to je v poriadku. Vyššie naznačeným výpočtom si môžete potvrdiť, či za danú cenu dostanete najviac Vami žiadanej funkčnosti. Všimnite si, že nastavenie kritérií je ponechané na Vás, sami si môžete zvoliť, čo je pre Vás dôležitejšie. Tento postup nehovorí o tom, ako vybrať absolútne najlepší program na trhu, navádza Vás na to, ako vybrať najvýhodnejší program práve pre Vás.  

Dôležité je, aby ste pri výbere riešenia nezastali na cene, ale posúdili aj ostatné aspekty spojené s nadobudnutím či výmenou informačného systému. Otázok a kritérií si môžete naformulovať aj viac alebo naopak, použiť len niektoré z tu uvedených. Nezabudnite do posudzovania funkčnosti v primeranej miere zapojiť aj sestru, systém musí vyhovovať obom. Výber systému je zároveň príležitosť na zamyslenie nad Vaším aktuálnym spôsobom práce. Čo všetko môže ešte za Vás robiť Váš systém, aby Vás odbremenil od rutiny a vytvoril viac priestoru na liečenie pacientov.