CGM Challenge Service Apotheek Gein: “We willen meer tijd besteden aan de zorginhoudelijke taken”

Apotheken staan voor de uitdaging dat zij met minder mensen meer moeten doen. Daarnaast willen apotheekprofessionals meer tijd en aandacht besteden aan patiënten. Daarom dagen wij hen uit om optimaal gebruik te maken van CGM APOTHEEK. Ditmaal is het de beurt aan Service Apotheek Gein. Deze apotheek werkt sinds enkele maanden met CGM Digitaal Recept en doet daarom niet meer mee aan de competitie. Het is natuurlijk wel goed om te zien hoe efficiënt CGM Digitaal Recept in de dagelijkse praktijk werkt.

“Onze apotheek biedt zorg aan patiënten in de Amsterdamse Bijlmer”, begint Anke Gabriëls, apotheker bij Service Apotheek Gein. “Het is een diverse populatie met veel patiënten uit een lagere sociaaleconomische klasse, met complexe zorgvragen die veel tijd kosten. Door de samenstelling van de patiëntenpopulatie krijgen de huisartsen vanuit de overheid meer geld voor een ondersteunende POH-er en GGZ-gerelateerde ondersteuning. Dit betekent voor ons dat wij relatief veel patiënten hebben die op verschillende vlakken worden ondersteund. Zowel qua zorg als op het vlak van bijvoorbeeld bewindvoering. Dat heeft weer effect op onze administratie. Tegenwoordig komen er ook steeds meer ‘yuppen’ in de Bijlmer wonen. Dat maakt onze patiëntenpopulatie nog diverser.”

Belangrijke rol in de gezondheidszorg

“Vanwege die populatie hebben we echt meer tijd aan de balie nodig. Daarnaast vervullen wij een sociale functie in de wijk. De buurthuizen zijn verdwenen in de omgeving en je ziet hier vaker dezelfde mensen langskomen. Niet alleen voor de medicijnen, maar ook voor de sociale contacten. Na de COVID-19-lockdowns zien wij dat mensen vereenzaamd zijn. De apotheek is verder ook een laagdrempelige manier om informatie te krijgen over de gezondheid. We hebben een belangrijke rol in de gezondheidszorg.” 

Samenwerken van belang

“Wij werken binnen ons zorgcentrum samen met acht verschillende huisartsen, die net als wij onderdeel zijn van de Stichting Gezondheidscentra Amsterdam Zuidoost & Diemen (GAZO). In het gezondheidscentrum tref je ook psychologen, fysiotherapeuten, diëtisten, maatschappelijkwerkers en een podotherapeut. Allen onderdeel van GAZO. Verder werken wij natuurlijk samen met de andere apotheken binnen ons cluster. Wij wisselen geneesmiddelen uit en sparren met elkaar over verschillende casussen.”

“Ik vind het naast deze samenwerkingen ook belangrijk dat we multidiciplinaire samenwerkingen aangaan binnen de gemeente Amsterdam. Vanuit de gemeente zijn er meer van dit soort samenwerkingsverbanden rond onder andere valpreventie, leefstijlverbetering en ketenzorg. Laatst zijn we bijvoorbeeld benaderd voor een onderzoek over de afbouw van antidepressiva. We hopen juist dat de inzet van CGM Digitaal Recept meer tijd en ruimte geeft om aan dit soort onderzoeken mee te doen. En om meer te participeren in multidisciplinaire projectgroepen, zodat we daarin als apotheek kunnen adviseren.”

Meer tijd voor zorg met Digitaal Recept

“Ons werk gaat niet alleen om snel recepten verwerken, maar vooral ook om efficiency, waardoor we meer tijd overhouden voor de zorg. We willen meer tijd besteden aan de zorginhoudelijke taken. Ik zou graag ook bij de mensen thuis langs willen om medicatiereviews te verzorgen. Wat hebben mensen nog in het medicijnkastje liggen? Bijvoorbeeld als ze net uit een ziekenhuis zijn ontslagen. Wat hebben ze al in huis en van het ziekenhuis ontvangen? Zo zou je heel veel fouten kunnen voorkomen. Soms zijn patiënten zich er niet van bewust dat ze twee verschillende bloedverdunners slikken waarvan er één gestopt had moeten worden."

"Het gebeurt nu wel dat wij mensen uitnodigen voor een gesprek. Wij denken echter meer tijd te creëren voor zorgtaken dankzij CGM Digitaal Recept. Vooral omdat we vanuit huis kunnen aanschrijven en omdat we elkaar vanuit de verschillende clusterapotheken kunnen helpen. Door papierarm te werken, kunnen we als cluster gebruikmaken van elkaars specialisme. De ene apotheek is beter in de zorginhoudelijke aspecten en de andere in administratieve processen. Nu in de vakantieperiode verloopt de waarneming voor elkaar gemakkelijker vanwege CGM Digitaal Recept."

Ongeveer 10-15% snellere receptverwerking dankzij een beter overzicht

“Ik heb nu al het gevoel dat we sneller werken met CGM Digitaal Recept. Je hebt gelijk in beeld wat er voor een patiënt verwerkt moet worden en waar het ligt in de apotheek. Kortom, je hebt een beter beeld. Ook of er nog andere recepten openstaan. Het sneller verwerken heeft veel invloed op alle processen in de apotheek. Als je bijvoorbeeld achterloopt met aanschrijven, dan zorgt dat voor veel oponthoud aan de balie.en heeft dat een negatief effect op de wachttijden.”

“Hoewel CGM Digitaal Recept vrij intuïtief werkt, denk ik dat er qua snelheid meer rek in zit. Ik werk er pas een paar maanden mee en er moet door ons leereffect meer mogelijk zijn. Het systeem zelf is sinds de laatste update een stuk sneller geworden. Zo gaat de receptverwerking ongeveer 10-15% sneller, alleen al dankzij het betere overzicht binnen CGM Digitaal Recept. Het aanschrijven van recepten? Daarvan kun je zeggen dat het misschien wel 40% sneller gaat. Wij moeten alleen bedenken hoe we efficiënt kunnen omgaan met de naleveringen. Dat laatst geldt denk ik voor alle apotheken op dit moment.”

Vraagbaak voor andere apotheken

“Wij zijn als een van de eerste apotheken gestart met CGM Digitaal Recept, omdat we denken dat het de toekomst heeft. Hierdoor krijgen we vragen van apotheken die er ook mee willen starten. Dat is leuk en voor ons ook leerzaam, omdat we kennis uitwisselen over werkprocessen. We spreken gemiddeld één apotheker per week. Vorige week hadden we twee apothekers over de vloer. Dat werkt goed. Het is heel laagdrempelig en als je het systeem in de dagelijkse praktijk ziet, dan wordt het ook allemaal tastbaarder. Ik zou het iedereen aanraden om er een keer naar te kijken en vooral om over te stappen op papierarm werken. Het behelst minder veranderingen dan je denkt. Vaak zien apotheken ertegenop omdat ze werkprocessen moeten veranderen, maar het spreekt eigenlijk allemaal voor zich en ik ben echt geen doorgewinterde ICT-goeroe. Bovendien kun je eerst ‘schaduwdraaien’ en zijn er goede instructievideo’s voorhanden.”

Deelprocessen beter met CGM Digitaal Recept 

“Een groot voordeel van CGM Digitaal Recept is dat de apotheker de recepten al kan controleren voordat de recepten de deur uitgaan. Voorheen was het zo dat je recepten binnen 24 uur moest controleren. Fouten kunnen nu in een eerder stadium gedetecteerd worden. Ook gaat de central filling nu beter omdat we niet alle werklijsten hoeven uit te printen. Daar waren we voorheen echt een tijd mee bezig. En het is natuurlijk duurzamer als wij minder printen.”  

“Ook voor wat betreft de verwerking van herhaalrecepten biedt CGM Digitaal Recept voordelen. Wij zijn sowieso de werkprocesen rond herhaalrecepten aan het optimaliseren. Dan helpt het dat ook de papierstroom bij het batchgewijs verwerken van herhaalrecepten vervalt. Je kunt de central fill-pakketjes voor de herhaalrecepten rechtstreeks inscannen op locatie. Dan hoef je niet langer de herhaalbriefjes erbij te zoeken en dat scheelt weer tijd.”

“Daarnaast is het fijn dat je direct opmerkingen op het digitale recept kunt plaatsen. Je kunt aangeven dat er overleg met de arts is geweest of controle van kinderdoseringen. Als er een nalevering is, dan kun je dit compacter vermelden. Het inscannen van de recepten is ook handiger. Je mist het recept niet meer. Als ik een tip mag geven, dan zou ik zeggen dat starten met de peel-off-methode een goede voorbereiding is om papierarm te werken. Omdat je al veel zonder barcodes werkt en omdat het qua werkproces al lijkt op dat van papierarm werken.”

Kenmerken Service Apotheek Gein

• Smart filling, central filling en local filling
• Afhaalkluis
• Track en trace: Apotheek Partners
• Werken met de peel-off-methode
• Gebruiken de herhaal- en distributiemodule
• Groothandel Mosadex

Uitslag van de CGM Challenge

De behoefte aan een efficiënte digitale receptverwerking leeft ook bij de verschillende assistenten en medewerkers van Service Apotheek Gein. Voor de start van de CGM Challenge werden door de apothekersassistenten dan ook de nodige vragen gesteld aan onze Customer Support Professional Anita Pluis-Senden. Waar deze vragen voor de challenge nog gericht waren op de ‘spelregels’, ging het tijdens de challenge ook over de nieuwe ontwikkelingen bij CGM en werd er slim gebruikgemaakt van de aanwezigheid van Anita. Helaas waren er slechts enkele honderden recepten in de receptbuffer en was de challenge daarom van korte duur. Het resultaat komt neer op een gemiddelde van 206 recepten per receptverwerker/uur. Door het gebrek aan recepten kunnen we geen resultaat afgeven voor het aantal verwerkte recepten per dagdeel.

Tips & tricks

“Service Apotheek Gein werkt al heel efficiënt”, constateert onze Customer Support Professional Anita Pluis-Senden tevreden. “Het was bijvoorbeeld leuk om te zien hoe goed zij kunnen werken met CGM Digitaal Recept. Ook maakt de apotheek al goed gebruik van de sneltoetsen. Slim, want dit zorgt ervoor dat zij sneller recepten kunnen invoeren. De apotheek maakte alleen nog geen gebruik van de functie digitaal factureren naar patiënten en derden. Daarom heb ik de nieuwe mogelijkheid even uitgelegd en voor hen ingesteld in CGM APOTHEEK.”

Wilt u zelf ook efficiënter werken?

Meld u dan aan voor één van onze online skillsessies. Deelname is kosteloos tot en met november 2023. Wees er snel bij, want vol = vol.