Service Apotheek Het Oude Land na start met CGM Digitaal Recept: ‘De ondersteuning is ons zeer goed bevallen’

Een groeiend aantal apotheken in de markt heeft toegang tot CGM Digitaal Recept. Meer apotheken starten met schaduwdraaien en ook het aantal apotheken dat volledig van start gaat met de module neemt toe. Service Apotheek Het Oude Land is één van de apotheken die er nu mee werken. We lieten apotheker Elaine ten Berge aan het woord over de implementatie van de module bij haar apotheek en wat haar bevindingen tot nu toe zijn. “Hoewel het tijd kost om eraan te wennen, begint het gevoel nu wel te komen. Wat ik nu al fijn vind, is dat ik bij het nakijken van recepten kan filteren op bepaalde risico’s. Ik kan er dus met een snellere blik doorheen.”

Service Apotheek Het Oude Land bestaat al meer dan vijftig jaar en is zelfs de oudste apotheek in het Westland. Apotheker Elaine ten Berge heeft er een team van twintig apotheekprofessionals onder haar hoede staan. Een trouw team vooral, hetgeen nog eens extra wordt onderstreept door het recente afscheid van de langst werkende collega. “Per 1 mei is zij met pensioen gegaan, na een dienstverband van maar liefst 44 jaar. Kun je nagaan: toen zij hier begon, duurde het nog eens zes jaar voordat ik werd geboren”, zegt Ten Berge met gevoel voor understatement. De apotheker, die zelf reeds vijftien jaar in het vak zit, laat duidelijk blijken hoe fijn ze het vindt om in zo’n hecht team te mogen werken. “Wij hebben hier lief en leed met elkaar gedeeld en iedereen staat voor elkaar klaar.”

‘Uitdaging om alle receptuur te verwerken’

Goed personeel is onmisbaar en door het personeelstekort lastig te vinden. Ook voor Service Apotheek Het Oude Land is de bezettingsgraad op de werkvloer een belangrijk vraagstuk. “We hebben voldoende personeel, maar helaas ook een aantal zieken, dus daarin zijn wij niet anders dan andere apotheken”, zegt Ten Berge. “Toch proberen we om met een beperkt aantal mensen alle receptuur te verwerken. Dat is best nog een uitdaging, onder meer omdat we regelmatig te maken hebben met nazendingen. Vroeger was een recept zo afgehandeld. Nu is er altijd iets aan de hand. Er is iets met een patiënt, er is sprake van een ander medicatiemerk of er moet ergens een machtiging voor komen. Recepten gaan nooit meer zo soepel door het proces heen als voorheen. Tot mijn afgrijzen? Ja, eigenlijk wel. We hebben er namelijk veel meer werk aan dan nodig is.”

‘We gaan niet meer terug naar papier!’

Daarom is CGM Digitaal Recept ontwikkeld. Dit is een module van CGM APOTHEEK, die de workflow van recepten in de apotheek digitaal ondersteunt. CGM Digitaal Recept is een volgende stap in het verbeteren van de efficiency in apotheken en hun service naar patiënten toe. Ten tijde van het gesprek maakt Service Apotheek Het Oude Land twee weken gebruik van de module. Hoe bevalt het Elaine ten Berge en haar team om ermee te werken? “We moeten er nog aan wennen”, klinkt het eerlijk. “Bepaalde processen zijn er bij ons zo ingesleten dat het een hele omschakeling voor ons is. Maar we hebben deze stap gezet omdat we erin geloven dat het werken met CGM Digitaal Recept sneller en efficiënter is. Dat doel hebben we nog niet bereikt, maar het gaat wel al veel beter dan twee weken geleden. Eén ding is zeker: we gaan niet meer terug naar papier!”

‘Spannend om af te stappen van de bekende werkwijze’

Met eenzelfde vastberadenheid ging de apotheek enige tijd geleden van start met de voorbereidingen voor de implementatie. “We hebben een poosje schaduwgedraaid, gekeken wat er allemaal in het systeem zit en overlegd hoe wij daar met onze apotheek uit kunnen komen. We hebben ook de video’s bekeken die CGM vooraf met ons heeft gedeeld. Vervolgens hebben we de module besproken tijdens ons werkoverleg en op een scherm laten zien aan ons team. En op de dag dat we op CGM Digitaal Recept zouden worden overgezet, hebben we ervoor gezorgd dat het hele team in de apotheek aanwezig was. Voor de assistentes was het vooraf wel heel spannend om af te stappen van het bekende proces, maar het kan écht een geruststelling voor ze zijn als je blijft herhalen dat de printknop niet verdwenen is.”

‘Voorgenomen om zoveel mogelijk te vragen’

Op de dag van de livegang is Service Apotheek Het Oude Land begeleid door onze productspecialist Veronique Schaekens (zie kader). “Mijn team en ik vonden het heel fijn dat Veronique er voor ons was die dag”, zegt Ten Berge. “We hadden ons vooraf voorgenomen om haar zoveel mogelijk te vragen en die heeft ze allemaal voor ons beantwoord. Ook heeft ze elf medewerkers één voor één begeleid in het werken met CGM Digitaal Recept. Deze mate van ondersteuning is ons zeer goed bevallen. Veronique was hier om 10:00 uur en vertrok om 14:00 uur. Toen hadden we de module nog niet onder de knie, maar konden we er wel al mee werken. Vervolgens kwamen er zeker twintig nieuwe vragen bij. In een apotheek gebeurt namelijk zoveel dat je niet overal bij kunt stilstaan op zo’n implementatiedag. Je kunt ook niet verwachten dat je binnen vier uur alles besproken hebt. Gelukkig staan we nog steeds in goed contact met Veronique en hebben we ook nog regelmatig contact gehad met de helpdesk van CGM om ons verder op weg te helpen.”  

’Dit is de weg naar de toekomst’

Hoewel de apotheker aangeeft dat ze nog aan de module moet wennen, kan ze na twee weken al een paar duidelijke voordelen noteren. “Bij het nakijken van recepten vind ik het fijn dat ik kan filteren op bepaalde risico’s. Ik kan er dus met een snellere blik doorheen. En als ik aan de balie werk, vind ik het prettig dat ik de recepten digitaal kan verwerken en daarna met lege handen naar de kast kan lopen om de medicatie te pakken. Vervolgens keer ik terug zónder etiketten of resterend papier, laat staan dat ik nog iets hoef op te ruimen. Het gevoel begint nu dus echt te komen!”

“Ik denk dat dit de weg naar de toekomst is en dat we straks allemaal van het papier afgaan, maar het heeft wel zijn tijd nodig om eraan te wennen. Sterker nog, als ik nu nog met een papieren recept aan kom zetten, dan verzucht één van onze assistentes: ‘Oh, wat fijn, een papieren recept!’ En ik begrijp deze reactie helemaal. Je bent het namelijk zo gewend om je receptverwerking op een bepaalde manier te doen, dat je de nieuwe werkwijze nu ineens heel raar vindt. Onze dagelijkse handelingen waren er juist zo ingesleten omdat we ze letterlijk 200 keer per dag deden.”

‘CGM Digitaal Recept ontwikkelt zich snel’

Wat is haar belangrijkste advies aan apotheken die met CGM Digitaal Recept van start willen gaan? “Het is belangrijk dat je het de tijd geeft", vertelt Ten Berge. "Verwacht vooral niet dat je vandaag overgaat en de volgende week meteen een x-hoeveelheid fte bespaart. Ook moet je er op een gegeven moment gewoon mee beginnen. Je kunt je receptverwerkingsproces niet helemaal van A tot Z hebben uitgedacht zónder te zijn gestart met CGM Digitaal Recept. Je komt altijd zaken tegen waar je vooraf niet aan hebt gedacht. Verder is het natuurlijk belangrijk dat je eerst de peel-off-methode hebt doorgevoerd in je apotheek én dat je je realiseert dat CGM Digitaal Recept een jong systeem is. Sommige functionaliteiten ontbreken omdat eraan wordt gewerkt. Maar de module ontwikkelt zich snel en de updates volgen elkaar in een hoog tempo op, dat is fijn om te zien.”

Wilt u op de hoogte blijven van ontwikkelingen van CGM Digitaal Recept? Raadpleeg dan de maandelijkse releasenotes in de Online Help van CGM APOTHEEK. Via de onderstaande knop kunt u ook de update-pagina op onze website bekijken. Deze pagina wordt periodiek bijgewerkt.