Elektronisch unterschreiben & Prozesse digitalisieren

Elektronische Signatur im Personalmanagement der Steiermärkischen Krankenanstaltengesellschaft m.b.H.

Der Bereich des Personalmanagements steht aktuell vor vielen Herausforderungen. Parallel dazu wird die Organisation immer wichtiger, um die Zukunft des Unternehmens erfolgreich mitzugestalten. In diesem Zusammenhang ist die Digitalisierung entscheidend für die Vernetzung und Vereinfachung der Prozesse.

Die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H. (KAGes) nimmt im Bereich der Digitalisierung von Prozessen immer wieder eine Vorreiterrolle ein. Im Rahmen des Projektes Personalmanagement 2030 werden Impulse für die tägliche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, den Führungskräften und dem Personalmanagement eingebracht, und die OE IT-Infrastruktur und Administrative Systeme (IAS) unterstützt durch den Einsatz moderner Technologien die Prozesse und Services. Ein erfolgreiches digitales Personalmanagement ist jedoch nicht allein gegeben, wenn alle bestehenden Prozesse auf eine neue digitale Plattform gestellt werden. 

Eine Stärkung der Qualität für ein noch besseres Personalmanagement entsteht, wenn die einzelnen Services vor dem Hintergrund der neuen technischen Möglichkeiten neu gedacht werden. Im Zuge des Projektes wird dieses Denken sichergestellt und das digitale Denken wird ein zentraler Bestandteil in der täglichen Arbeit. 

Durch technologische Lösungen mit und für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird wertvolle Arbeitszeit für die Patientinnen und Patienten geschaffen, da wichtige personaladministrative Zeiten weniger Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Damit werden wir auch dem Motto der KAGes „Patient im Fokus“ gerecht. Die Digitalisierung unterstützt auch die Möglichkeiten einer 24/7 Personalserviceleistung, da die notwendigen Anträge und Bestätigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer zur Verfügung stehen. In diesem breiten Serviceleistungszeitraum wird zusätzlich ein HR-Chatbot zur Verfügung gestellt. Inzwischen sind Chatbots und Sprachassistenten so leistungsfähig, dass sie eine wesentliche Rolle in der Unterstützung übernehmen können. Damit wird auch die Forderung nach bestmöglicher Unterstützung und Erleichterung der Arbeit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemäß der Digitalisierungsstrategie unterstützt. Mithilfe dieser vielen Maßnahmen können die Verantwortlichen im Personalmanagement noch mehr Zeit in die individuellen Anliegen der Mitarbeiter und Führungskräfte investieren und somit den Wandel von der klassischen Personaladministration in eine HR-Business-Partnerschaft vollziehen. Ein wichtiger Bestandteil in der Digitalisierung und Verschlankung von operativen Personalprozessen ist die digitale Signatur (eSign). In privaten Bereichen wie z.B. Finanz-Online oder eBanking sind wir bereits gewohnt, eSign und Handysignatur zu verwenden. Unsere jüngere Generation fordert diese innovativen und schlanken organisatorischen Personalabläufe ein. Spätestens die COVID-19-Pandemie zeigte vielen Menschen die Notwendigkeit solcher digitalen Abläufe, und vor allem kann eine ortsunabhängige Dokumentenübernahme alle Bereiche unterstützen.

Wie funktioniert die elektronische Signatur in der KAGes? 

Die Entwicklungen in der elektronischen Signatur und deren Integration in die Personalprozesse sind so weit fortgeschritten, dass diese einfach und benutzerfreundlich in die bestehenden Abläufe integrierbar sind. Verbindungen zu bekannten Signaturstellen, z.B. Handy-Signatur, können den Prozessbeteiligten einfach zur Verfügung gestellt werden. 

Beispiel: Verträge für das Klinisch Praktische Jahr 

Seit April 2020 ist die Abwicklung der Vereinbarungen für das Klinisch Praktische Jahr (KPJ) bereits vollständig digitalisiert. Die Vertragserstellung erfolgt im SAP-HR-System und wird über einen integrierten digitalen Workflow an die KPJ-Studierenden übermittelt. Die KPJ-Studierenden erhalten eine SMS auf ihr Handy und können mithilfe eines Links das Dokument, nach Eingabe eines Sicherheitscodes, öffnen und signieren. Es gibt die Signaturmöglichkeiten über das Handy-Display und die Handy-Signatur. Die Rückmeldungen der Studierenden bestätigten uns die Qualität und den Erfolg dieser Umsetzung. Der Unterschriftenlauf wurde radikal verkürzt. Nach Abschluss der letzten elektronischen Signatur wird die Vereinbarung im elektronischen Personalakt automatisch abgelegt und dem KPJ-Studierenden ein verschlüsseltes PDF per Mail übermittelt. 

Beispiel: Beschäftigungsausmaßänderungen 

Ein weiteres Beispiel sind die Schreiben zu Beschäftigungsausmaßänderungen. In Papierform mussten sogenannte Abschriften zum Originalschreiben ausgedruckt werden, damit die jeweiligen Freigaben protokolliert und die Übermittlung an andere Stellen im Unternehmen gewährleistet wurden. Nach der Digitalisierungsmaßnahme mit der elektronischen Signatur wurde der Prozess stark verschlankt. Es gibt einen sogenannten Dokumentenersteller (HR-Businesspartner), einen Dokumentenfreigeber (z.B. Personalleitung) und die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter. Alle anderen Informationenläufe (z.B. Information des unmittelbaren Vorgesetzten) werden vollständig automatisiert durchgeführt. Im Weiteren ist der jeweilige Status (z.B. Wo liegt das Dokument?) zum Dokument jederzeit transparent abrufbar und die vollständige Integration ins SAP HR ermöglicht die Nutzung aller Vernetzungen in die unterschiedlichen Informations- und Dokumentenmanagementbereiche. 

Eine wichtige Vernetzung ist die Koppelung mit der SAP Organisationsmanagement, denn damit wird der Workflow gesteuert und die Abläufe für die jeweiligen Bearbeiterfindungen werden vom System vollautomatisch durchgeführt. 

Jegliche Übersteuerung (z.B. Vertretungsregelungen) wird im Dokumentenstatus transparent dokumentiert. Im Besonderen fördert die einfache und flexible Auswahl der Genehmigungsart die Bedienungsfreundlichkeit. Mit einem Klick kann auf die Handy-Signatur umgestellt werden, damit der jeweilige Bearbeiter das Dokument auf seinem Smartphone oder Tablet genehmigen kann.

Beispiel: Mitarbeiterdatenblatt und Einstellungsschreiben 

Im Rahmen einer strategischen Unternehmensentscheidung werden seit Mitte 2020 nur mehr Online-Bewerbungen angenommen, da eine breite Integration in den frei verfügbaren Bewerberplattformen gegeben ist. Um eine stringente Vorgehensweise vorzuführen, werden nunmehr auch das elektronische Mitarbeiterdatenblatt und Einstellungsschreiben forciert. Nach der Einstellungszusage soll die Mitarbeiterbindung frühzeitig beginnen. Aus diesem Grund startet nach dem vorgelagerten digitalen Bewerbermanagement die Integration in die digitale Personaladministration. Dem zukünftigen Mitarbeiter wird aus dem SAP HR ein Mail mit einer personalisierten Einladung für den ersten Einstellungsschritt der Datenübertragung von persönlichen Dokumenten (z.B. Diplome, Urkunden) übermittelt. Dabei erfolgt die Anmeldung über einen beigestellten Link und ein dynamisches Handy-Kennwort. Mit einer einfachen Upload-Funktionalität können die notwendigen Dokumente vom Handy, Tablet oder PC hochgeladen werden. Nach Abschluss der Eingaben erfolgt die Rückmeldung an die zuständige Person im Personalmanagement, wobei die übermittelten Daten immer im elektronischen Prozess verbleiben. Nach Prüfung der Unterlagen kann wieder direkt aus dem SAP HR das elektronische Einstellungsschreiben inkl. aller notwendigen Informationen (z.B. Informationen zum Einsatzort) übermittelt werden. Danach schließt die zukünftige Mitarbeiterin bzw. der zukünftige Mitarbeiter den ersten Schritt im Onboarding mit ihrer/seiner elektronischen Signatur ab. Die Geschwindigkeit in der direkten Kommunikation und die frühzeitige persönliche Kontaktaufnahme sollen die frühe Bindung zum Unternehmen verstärken und zu einem gelungenen Onboarding-Prozess beitragen.

Was bringt die elektronische Signatur im Personalmanagement? 

Mit neu definierten und schlankeren Arbeitsabläufen und integrierten elektronischen Signaturen lassen sich digitale End-to-End-Prozesse einfach abbilden und Genehmigungen schnell und einfach abwickeln. Die elektronische Signatur bringt eine Vereinfachung, Automatisierung und schnellere Durchlaufzeiten für unsere Mitarbeiter. Uns war es dabei sehr wichtig, dass es keine Abstriche bei Sicherheit und Compliance gibt.

Ist die elektronische Signatur sicher? 

Mit einer elektronischen Signatur bestätigt der Unterzeichnende, dass das Dokument unverändert ist und genau dieses Dokument signiert wurde. Die elektronische Signatur ist ein kryptographisches Verfahren und ist damit hoch sicher. Im Rahmen der elektronischen Signatur werden unter anderem die Identitäten der Unterzeichnenden mit vielfältigen Formen der Authentifizierung verifiziert und Dokumente mit Zertifikaten geschützt. Jede durchgeführte elektronische Signatur ist somit einzigartig, verschlüsselt, dokumentiert und fälschungssicher. Ist eine solche elektronische Signatur rechtlich bindend? Es gibt zu den unterschiedlichen Transaktionen dezidierte Vorgaben in der gesamten EU. Die eingebundene elektronische Signatur im Personalmanagement erfüllt die hohen Standards der EU-Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und zu Trust-Services für elektronische Transaktionen im gemeinsamen Markt (eIDAS). Diesen verbindlichen Standard gibt es seit Juli 2016 für alle Staaten der EU verbindlich. 

Ausblick 

Die Rückmeldungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie z.B. „Bitte, wie cool ist denn das!“ bestätigen unseren Weg der Digitalisierung. In den nächsten Jahren ist unser Ziel weg vom personaladministrativen Fokus hin zur Weiterentwicklung des Personalmanagements in der Steiermärkischen QUALITASm.b.H. im Sinne eines Gesamtprozesses. Damit wird die Rolle einer HR-Business-Partnerschaft als fixer Bestandteil im Unternehmen etabliert. Somit wird die Attraktivität und Professionalität im Bereich Personalmanagement gefördert und die digitale agile Verbindung zu unseren wichtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein fixer Bestandteil unseres Erfolges.

Die Autoren:

Franz Kokoth, Petra Nageler, Martin Nedelko, Bernd Wahlig

Quelle: QUALITAS 01/2021, Springer-Verlag