Modern, mitarbeiter­orientiert & motivierend. Der neue CGM HRM Dienst­plan bei der Diakonie Kropp

„Der Dienstplan ist meine Leidenschaft, denn er ist ein zentrales Qualitätsmerkmal sozialer Einrichtungen,“ eröffnet Inge Hinrichsen, Einrichtungsleitung Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie, unser Gespräch zur Einführung von CGM HRM bei der Diakonie Kropp. 

Daher ist es ihr eine echte Herzensangelegenheit, die Dienstplanung zielgerichtet weiterzuentwickeln. Der Selbstplanung kommt dabei aus ihrer Sicht eine ganz entscheidende Rolle zu. Mit dem Einsatz des Vorproduktes war man lange Jahre sehr zufrieden, doch die Lösung bot keine Weiterentwicklungsmöglichkeiten für die angestrebte Mitarbeiterpartizipation.

Mehrwerte durch den Einsatz 
von CGM HRM im Überblick:

• 90% der Dienstplanung erfolgt selbstständig durch die Mitarbeitenden
• Halbierung der Fehlzeitenquote
• Verdopplung der Mitarbeitenden im Springerpool
• Passend für Fachkrankenhaus, Pflege, Hospiz und Eingliederungshilfe
• Geeigneter Diensttausch erfolgt weitgehend ohne Direktive der Leitungskräfte
• Web-Oberfläche – über verschiedenste Endgeräte nutzbar

Die Mitarbeitenden sollten – basierend auf Vorgaben zur Besetzung der Schichten – den Dienstplan frei nach ihren Bedürfnissen gestalten können. Genau das ist eine der Stärken der neuen Dienstplangeneration CGM HRM, zu deren Einführung man sich folglich entschloss. 

• CGM HRM wird in verschiedensten Bereichen der Diakonie Kropp zum Einsatz kommen: Im Hospiz, 
• der Eingliederungshilfe, 
• dem Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie 
• und der Pflege

CGM HRM und die entsprechend vielseitigen Anforderungen abbilden. Das Projektziel lautet: „Es soll gut werden!“. Daher gilt, Qualität kommt vor Geschwindigkeit und es bleibt kein Stein auf dem anderen. Und zwar nicht nur gedanklich, sondern auch sinnbildlich, denn Inge Hinrichsen und CGM-Projektleiter Oliver Herrmann visualisieren und strukturieren ihre Ideen schon mal gerne mit Legosteinen.

Am Anfang des Projektes gab es die ein oder andere kritische Stimme aus dem Mitarbeiterkreis mit Hinblick auf die zusätzliche administrative Aufgabenstellung. Nach einigen Gesprächsrunden und ersten Erfahrungen war das schnell kein Thema mehr. Die Lernkurve der Leitungsfunktionen bestand darin, ein Stück weit loszulassen, zu vertrauen und zuzulassen. 

Inzwischen werden ca. 90% der Dienstplanung eigenständig von den Teams vorgenommen. Die Planung erfolgt zumeist frühzeitig und gut abgestimmt. Tauschaktionen und Ausfälle haben sich reduziert, da die Mitarbeitenden den für sie passenden Rhythmus haben, was deutlich entstresst. „Das ist total ausgewogen und es ist eine gewisse Grundruhe eingekehrt“, freut sich Inge Hinrichsen. Zudem ist die Bedeutung des Dienstplanes für eine gute Versorgung der Bewohner allgemein deutlicher ins Bewusstsein gerückt. Bei Ausfällen entwickeln die Mitarbeitenden selbst Ideen dazu, wer eine geeignete Vertretung sein könnte. Insgesamt hat sich eine höhere Motivation und Zufriedenheit in den Teams eingestellt.

Auch die weiteren Vorzüge von CGM HRM kommen wie erwartet zum Tragen: Die Planer sind total begeistert, weil die Lösung absolut anwenderfreundlich ist. Man sieht sehr viele Grundinformationen direkt auf der ersten Oberfläche. Es kommt auch sehr gut an, dass jeder Anwender sich Informationsgehalt und -tiefe ganz individuell einstellen kann. 

Ein Rundum positive Fazit

CGM HRM ist für die Planer sehr leicht aufgebaut! Ein weiteres Plus: In den Self Services sieht man – natürlich unter Einhaltung sämtlicher Richtlinien zum Datenschutz – sein Team inklusive der jeweiligen Qualifikationen und Kompetenzen. Das ist für die Erstellung eines qualitativ guten Dienstplanes mit dem richtigen Mix aus Fachlichkeit und Erfahrung natürlich essentiell. Manchmal, so Inge Hinrichsen, sind es aber auch nur Kleinigkeiten, die sehr positive Effekte mit sich bringen und nennt exemplarisch die „Markierungen“ in HRM, dies sich optimal für die Kategorisierung von Themen und einen gebündelten Informationstransfer eignen. 

Auch den Controllern vereinfacht CGM HRM das Leben. Hier exemplarisch nur zwei von vielen Beispielen: 

• Statt die Nettoarbeitszeit in der Pflege mühsam zu errechnen, ist diese jetzt auf einen Blick ersichtlich. Im Kontext von COVID-19, brauchte man die Krankheitszeit getrennt vom Isolationszeitraum, auch das war mit wenigen Klicks eingerichtet.
• Es können zudem sehr viele verschiedene Konten angelegt werden und die dazugehörigen Informationen mit einem Klick aufgerufen werden. „Da werden wir in den nächsten Jahren sicher noch Vieles entwickeln, denn die automatische Datengenerierung spart wirklich enorm Ressourcen“, ist sich Inge Hinrichsen sicher. 

An dieser Stelle auch ein Dankeschön des CGM Teams an Inge Hinrichsen, deren immense Kompetenz, strukturierte Vorgehensweise und empathische Art die Kollegen sehr zu schätzen wissen und als wesentlichen Erfolgsfaktor im Projekt sehen!