SAP Add-On „CGM Mahnakte“ im Einsatz bei der KHBG

Die Vorarlberger Krankenhaus-Betriebges.m.b.H (KHBG) setzte Anfang 2017 ein von CompuGroup Medical entwickeltes SAP Add-On in Betrieb, das die Verwaltung der gesamten Korrespondenz im Mahnwesen vereinfacht. Die Software ermöglicht den Anwendern in der Finanzabteilung fortan ein effizienteres Verwalten sämtlicher Tätigkeiten in diesem oft langwierigen Geschäfts­prozess: Von der letzten Mahnung bis hin zur vollständigen Eintreibung bzw. zur endgültigen Abschreibung der offenen Patientenforderungen.

Die KHBG hatte in den einzelnen fünf Vorarlberger Krankenhausstandorten unterschiedliche Eigenentwicklungen mit Microsoft Access-Datenbanken im Einsatz. Diese Lösungen wurden völlig losgelöst von der SAP-Infrastruktur betrieben, wodurch alle Daten wie Patientenstammdaten, offene Rechnungen etc. in der Individuallösung nochmals manuell erfasst werden mussten. Aufgrund technischer Probleme kam es zudem punktuell auch zu Datenverlusten in der Access-Datenbank.

Diese Ineffizienzen und Risiken bestärkten den Wunsch nach einem einheitlichen System, das im zentralen SAP laufen sollte. Die von CGM für diesen Zweck entwickelte Lösung CGM Mahnakte bietet nun zahlreiche folgende Vorteile gegenüber der Ursprungsvariante:

• Automatische Übernahme aus SAP FI (SAP Modul Finanzwesen) bzw. IS-H (SAP Patientenmanagement) in die CGM Mahnakte von
  - Patientenstammdaten,
  - offenen Posten (Patientenrechnungen),
  - archivierten Mahnformularen (im Vorfeld wurde die Archivierung der Mahnformulare im SAP-FI implementiert).
• Sofortige Archivierung aller Formulare und Zuordnung zum entsprechenden Mahnakt (Das Drucken von Barcodeetiketten und das Einscannen sowie die spätere Zuordnung zum Archiv entfällt).
• Führung von zentralen Stammdaten (Debitoren, Gerichte, BHs, Notare, Ärzte etc.), die für alle Standorte verfügbar sind sowie automatische Synchronisierung der Patientenstammdaten mit SAP IS-H.
• Zuordnung der Mahnakte zu einem SAP-Benutzer: Somit wird ein schnelles Auffinden der benutzerspezifischen Akte ermöglicht.

Funktionale Lösungshighlights

• Einfache Archivierung:
  • Ausgehende Formulare:
    Nach dem Druck werden alle Formulare sofort im Archivsystem archiviert und dem jeweiligen Akt zugeordnet.
  • Eingehende Formulare:
    Nach dem Einscannen können diese sofort mit einer Importfunktion im Archivsystem archiviert und dem jeweiligen Akt zugeordnet werden.
• Individuelle Gestaltung der Tätigkeiten über „Aktionen“, die kundenspezifisch konfigurierbar sind (z.B. Formulardruck, E-Mail-Generierung, Import von externer Korrespondenz, Erfassen von allgemeinen Notizen).
• Beliebige Anbindung von Formularen über „Aktionen“:
  In diesem Projekt wurden ca. 20 verschiedene Formulare angebunden, z.B. Exekutionsantrag, Gerichtskostenschreiben Exekutionsantrag, Stornoanfrage an Arzt, Meldedatenanfrage, RSA-Brief, Verlassenschaft-Anmeldung
• Zuordnung von Benutzern und Fälligkeiten in den Akten:
  Jeder Benutzer weiß sofort, welche Akten in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind.
• Übersichtliche Anzeige der gesamten Aktions-Historie (sortiert nach Datum und Uhrzeit).
• Flexibilität:
  Die Mahnakte inklusive den Patientenstammdaten können auch unabhängig von SAP-FI manuell angelegt werden, wodurch eine Unabhängigkeit vom Mahndruck in SAP-FI sichergestellt ist.

Altdaten-Migration

Alle Mahnakte der Standorte Feldkirch, Bludenz, Bregenz, Rankweil und Hohenems sind nun in einem zentralen System gespeichert. Dadurch haben die Anwender von KHBG nun auch die Möglichkeit, die Akte von Patienten standortübergreifend auszuwerten. Das erhöht die Transparenz erheblich und vermindert gleichzeitig den bislang erheblichen Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Standorten.

"Uns war eine Übernahme aller offener und geschlossener Akte ab dem Rechnungsdatum 01.01.2014 wichtig. Die Herausforderung bestand darin, den gesamten historischen Verlauf sowie die bereits archivierten Dokumente in die CGM Mahnakte zu überführen. Aufgrund der engen Zusammenarbeit zwischen unseren ambitionierten Projektmitarbeitern und den erfahrenen SAP-Consultants bei CGM konnten letztendlich alle benötigten Altdaten verlustfrei in das neue System migriert werden", betont Christine Angerer (Projektleiterin, LKH Feldkirch).