elvis VLKH - „IT’s now or never“

Bis April 2018 wurde die Phase 1 des Rollouts des neuen Klinikinformationssystems CGM CLINICAL (Projektname „elvis“ – Elektronisches Verwaltungs- und Informationssystem der Vorarlberger Landeskrankenhäuser) in den fünf Landeskrankenhäusern der Krankenhaus-Betriebsges.m.b.H. (KHBG) vollzogen. Und dies sehr erfolgreich: im Zeit- und Budgetplan – und im gewohnt zuverlässigen Implementierungsstil von CGM Clinical Österreich.

„Das ist sicher der größte und bisher wichtigste ‚Change-Prozess‘, den wir im Verbund der Landeskrankenhäuser durchgeführt haben – unter Miteinbeziehung von Mitarbeitern aus allen Berufsgruppen über alle Häuser hinweg und mit jahrelanger Vorbereitung“, resümiert Mag. Harald Keckeis, Finanzleiter des KHBG-Projektsteuerungsteams und Kopf der gesamten Umstellung.

Das neue KIS der KHBG dient als federführende Datendrehscheibe, um diverse klinische Subsysteme mit den nötigen Daten zu versorgen. Die Übergabe und Übernahme von ELGA-relevanten Dokumenten erfolgt über einschlägige Standards. Elektronische Fieberkurven und elektronische Medikationsanordnungen, -dokumentationen, und -interaktionskontrollen lösen die bestehenden papierbasierten Aufzeichnungen ab. In zahlreichen definierten Abteilungen werden zudem mobile Lösungen zum Einsatz kommen, um das medizinische und pflegerische Personal direkt vor Ort zu unterstützen.

Nach der erfolgreich umgesetzten Projektphase 1, in der die Ablöse der Altsysteme stattfand und in 3-Monat-Schritten der Rollout in allen fünf KHBG-Häusern stattgefunden hatte, folgt nun der Schritt der Projektkonsolidierung, in der die noch offenen Punkte der ersten Rolloutphase abgearbeitet werden. Anschließend folgt im nächsten Projektschritt der Rollout der Elektronischen Fieberkurve auf zehn Stationen sowie die Einführung des CGM CLINICAL OP-Moduls zur Planung, Steuerung und Dokumentation der Operationen im Sinne eines integrierten Prozesses. Ein Onkologie-Expertensystem komplettiert den Anforderungskatalog. Das neue IT-System wird zentral vom Rechenzentrum im LKH Feldkirch aus für alle KHBG-Standorte bereitgestellt.

Rückblick: Dienstag, 10 Jänner 2018, 11 Uhr, „KIS-Headquarter“ LKH Rankweil

Steuerungsteam-Sitzung am Tag 6 nach Go-Live von CGM CLINICAL im LKH Rankweil, das vierte von fünf in diesem Projekt in Betrieb genommenen KHBG-Landeskrankenhäusern. Die Tische sind in U-Form aufgestellt, rund 20 Notebooks laufen, die Bildschirme flimmern. Viele Berufsgruppen inklusive Pflegedirektor Norbert Schnetzer sind anwesend. Ein sechsköpfiges VLKH-IT-Team, unter ihnen IT-Leiter Peter Sagmeister, und die CGM-Mitarbeiter mit Projektleiter Heinz Burger, sind hochkonzentriert. Auch KHBG-Mitarbeiter aus anderen Landeskrankenhäusern sind anwesend und unterstützen hilfsbereit.

„Wir sind schon viel weniger als am Tag 1“, erklärt KIS-Projektleiter Roman Madlener. „Denn es läuft prima.“ Die Bereichsleitungen der Pflege und Verwaltungspersonal wollen den aktuellen Status vermelden und knistern mit ihren Notizzetteln. Heinz Burger, Projektleiter auf Seite des KIS-Herstellers CGM nickt zu den Statusmeldungen und sammelt offene Anliegen ein. Geduldig wird zugehört, aufgenommen und gemeinsam nach effizienten und gleichzeitig pragmatischen Lösungen gesucht. Die täglichen Steuerungsteam-Sitzungen nach der System-Inbetriebnahme dienen dazu, wichtige Anliegen oder Noch-Schwierigkeiten bei der Umstellung in den einzelnen Bereichen vorzubringen. Die Stimmung ist an diesem Tag bereits fröhlich erleichtert und heiter. Jedes Anliegen wird gehört und dokumentiert. Manches muss zwar auf später verschoben werden oder betrifft andere Bereiche. Die meisten der noch offenen Punkte können aber sofort vor Ort gelöst werden. Das wichtigste: das KIS läuft äußert stabil – und zwar überall im Haus.

„Die Einführung von CGM CLINICAL wurde von LKH zu LKH effizienter – Wir haben in jedem Umstellungsschritt viel gelernt und die erlangten Erfahrungen gezielt zu einem wachsenden Wissensfundus verarbeitet. Die im Rollout involvierten Mitarbeiter profitierten durchgängig von den Rollout-Erfahrungen jener Kollegen, die bereits umgestellt hatten. Weiters half natürlich die positive Stimmung im Projekt und die sehr gute Vorbereitung der Workshops“, freut sich Madlener.

Welche Vorteile bringt CGM CLINICAL?

CGM CLINICAL ersetzt diverse Altsysteme wie das bisherige KIS (PCS Patidok), die Pflegedokumentation (NCaSol), die Fieberkurve (MedCaSol) sowie das bislang eingesetzte OP-System (Meierhofer).

„Wie mit allem Neuen – am Anfang gab es schon Berührungsängste, aber es hat schon in den ersten Tagen gut funktioniert. Gerade in der Pflegeplanung und im Pflegeprozess bedeutet CGM CLINICAL für uns schon einen Quantensprung“, erklären Josef Keckeis und Jürgen Hafner von der Erwachsenenpsychiatrie. „Das neue System ist übersichtlich – und stellt für alle Behandler die gleichen Informationen zum Patienten, wie etwa jene eines Konsils in einem anderen LKH, zur Verfügung. Das hilft.“

Mit CGM CLINICAL besteht im gesamten Verbund der Landeskrankenhäuser ein einziges IT-System zur standardisierten Erfassung von Patientendaten. Unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzvorgaben erhalten Ärzte und Pflegefachkräfte, die am Behandlungsprozess eines Patienten beteiligt sind, auf diese Weise Zugriff zu Informationen und haben somit Informationsgleichstand.

Alle Unterlagen wie z.B. Röntgenbilder, Therapieweg usw., die den Patienten betreffen, sind an einem Ort abgespeichert (und nicht von LKH zu LKH unterschiedlich) und bei Bedarf unmittelbar zugänglich. So ergeben sich keine unnötigen Wartezeiten auf verschiedene Behandlungsdokumente mehr, der Behandlungsprozess wird verbessert und transparenter, jeder Befund ist, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt, innerhalb der LKHs abrufbar und kann in die Behandlungsentscheidung mit einbezogen werden. Die wesentliche Verbesserung liegt also in der Organisation und dadurch in der Steigerung der Patientensicherheit – weil alle Informationen an jedem Ort bei Bedarf zur Verfügung stehen.

„Das System birgt viele Vorteile für uns als Anwender, aber auch für die Patienten, da uns nun alle Informationen seiner Behandlung für weitere Entscheidungen sofort zur Verfügung stehen. Allerdings eines ist ganz sicher: Das System ist zwar sehr gut, aber reden werden wir trotzdem weiter miteinander“, meint Arthur Bertsch, Bereichsleitung Pflege, mit einem Augenzwinkern.

Ein Projekt eint alle fünf Landeskrankenhäuser

Schon in der elvis-Projektplanung haben die Verantwortlichen großen Wert auf Interdisziplinarität, was die Berufsgruppen anbelangt, aber auch auf den häuserübergreifenden Charakter der Arbeitskreise und Workshops gelegt. 

„Ein KIS-System für alle 5 LKHs – das bedeutet einen weiteren Schritt in Richtung Standardisierung, Qualitätsverbesserung – in Richtung ‚ein Krankenhaus‘ und dient vor allem dem Patienten und der Patientensicherheit“, so Keckeis.

Auch CGM-Projektleiter Heinz Burger lobt die Zusammenarbeit mit den Landeskrankenhäusern: „Seit 20 Jahren sind wir von CGM ja schon Partner der Vorarlberger Landeskrankenhäuser. Es geht daher sehr freundschaftlich und respektvoll zu – sowohl mit den Projektverantwortlichen wie auch mit den gesamten Teams wie IT und Mitarbeitern vor Ort. Besonders beeindruckt uns, dass bei jeder Inbetriebnahme von der obersten Ebene der Geschäftsleitung bis zum internen Steuerungsteam alle dabei sind. Harald Keckeis und Roman Madlener sind in der ersten heißen Phase so wie wir fast Tag und Nacht dabei. Dank guter Vorbereitung und weil alle an einem Strick ziehen, hat alles sehr gut funktioniert.“