Ausbildungs­rota­tionen für Klinik­ärzte gekonnt planen

Die derzeit gültige Ausbildungsordnung zum Arzt für Allgemeinmedizin sieht zum Beginn eine 9-monatige Basisausbildung, in Folge einen 27-monatigen Spitalsturnus (mit jeweils mehrmonatiger Ausbildung in unterschiedlichen medizinischen Fachgebieten) und in der dritten Phase die 6-monatige Ausbildung in einer Lehrpraxis vor. Beschreitet ein Ausbildungsarzt im Anschluss an die Basisausbildung den Weg der Ausbildung zum Facharzt, unterscheidet die Ausbildungsordnung zwischen Sonderfach-Grundausbildungen (15 bis 27 Monate) und Sonderfach-Schwerpunktausbildungen (24 bis 48 Monate). Der Aufwand zur optimalen Planung dieser Ausbildungen ist für Krankenhäuser immens – hier setzt CGM ON DUTY an und und schafft wertvolle digitale Unterstützung.

Die etablierte Personalmanagementsoftware CGM ON DUTY ist in einer beachtlichen Anzahl großer österreichischer Krankenhäuser implementiert. Sie bildet die Ausbildungsrotation für Turnusärzte im Modul „Staff“ vollumfänglich ab. Dabei unterstützt sie die optimalen Besetzung aller Ausbildungsstellen im Krankenhaus, indem sie die dafür nötigen Pläne ermittelt und aktiv vorschlägt. Es werden dadurch einerseits Besetzungslücken verhindert und andererseits für Auszubildende Wartezeiten auf freie Stellen vermieden.

Besonders hilfreich ist die Möglichkeit der Simulation von Planungsergebnissen – durch die manuelle Bearbeitung der automatisch vorgeschlagenen Planungsergebnisse kann der Ausbildungsverantwortliche diverse alternative Planungsvarianten miteinander verglichen und abwägen – die Entscheidung zur tatsächlichen Umsetzung obliegt ihm.

Auch die Administration der Ausbildungen wird durch die Software erheblich beschleunigt. Frei definierbare Checklisten (mit den Aufgaben wie „Planungsgespräch“, „Evaluierungsgespräch je Fach“, „Rasterzeugnis“, …) unterstützen spürbar.

Die Vorteile der Software auf einen Blick

• Automatisierte Ausbildungsplanung
  Die Software reduziert den Administrations- und Verwaltungsaufwand zur Planung der (abteilungs-, häuser-, verbundübergreifenden) Weiterbildungen Ihrer medizinischen Belegschaft. Es gelingt eine transparente und vor allem zuverlässige Zuordnung Ihrer Mediziner zu erforderlichen Weiterbildungen gemäß der Ärzteausbildungsordnungen. Die Planung berücksichtigt budgetierte bzw. genehmigte Ausbildungsstellen entsprechend der von Ihnen festgelegten Regeln. Sie können dabei auf plötzliche Änderungen (z.B. Unterbrechungszeiten) spontan reagieren und Ihre Planungen umgehend an neue Rahmenbedingungen anpassen.
• Mitarbeiterorientierte Weiterbildung
  Durch gezielten Abgleich von zukünftigen Stellenanforderungen in den klinischen Abteilungen und der Berücksichtigung individueller Vorstellungen einzelner Mitarbeiter wird eine mitarbeiterorientierte Ausbildung gefördert.
• Zeitgewinn für wichtigere Dinge als Administration
  Die ausbildungsverantwortlichen Klinikmitarbeiter gewinnen wertvolle Zeit für die Behandlung von Patienten und die Führung von Mitarbeitern, sowie für individuelle Weiterbildung.
• Intuition erspart Schulungsaufwände
  Das vollintegrierte CGM ON DUTY Modul bietet eine gemeinsame Oberfläche für alle Personalmanagement-Aufgaben.
• Wirtschaftliche Implementierung
  Eine Implementierung erfolgt mit minimalen Aufwänden und deckt dennoch die individuellen Anforderungen Ihrer Häuser ab!
• Rollenkonforme Sichten
  Die Anwender sehen nur jene Informationen, die sie benötigen. Die Anwender werden von der Software effektiv geführt und Informations-Overload wird vermieden!

Methodik

Die Ermittlung optimaler Ausbildungspläne entspricht einer automatischen Disposition von Ressourcen: 

• Es existieren Plätze für eine (normierte) Ausbildung, die pro Zeiteinheit nicht unendlich nutzbar sind. Ausbildungsstellen und Ausbildungsorganisationseinheiten sind jeweils mindestens einem Ausbildungsfach zugeordnet. Die Stellen sind begrenzt und können nicht beliebig überbesetzt werden. Die Besetzungen der Ausbildungsstellen („Ausbildungsrotationen“) werden automatisch bei der Dienstplanung berücksichtigt).
• Eine im Lauf der Zeit variierende Anzahl an Auszubildenden muss eine bestimmte Kombination der Ausbildungsstellen durchlaufen. Welche Ausbildungsstellen in welcher Reihenfolge zu durchlaufen sind und wie lange ein Turnusarzt auf einer Stelle verweilen muss, wird in den einzelnen generellen Ausbildungsmodellen festgelegt.
• Jedem Auszubildenden wird ein spezifisches Modell zugeordnet, wobei sich Starttage, Startvoraussetzungen (Anrechnungen), Verweildauer auf einer Stelle - abhängig vom Beschäftigungsausmaß - unterscheiden können. So wird aus dem generellen Ausbildungsmodell ein individueller Ausbildungsplan.
• Alle Auszubildende sollen ihre Ausbildungen in möglichst kurzer Zeit durchlaufen – es gilt demnach, Stehzeiten (Wartezeiten) auf die nächste freie Stelle entsprechend zu minimieren. Die automatische Disposition berücksichtigt dazu eine erhebliche Anzahl von Bedingungen und Regeln, die auf das Dispositionsergebnis erhebliche Auswirkungen haben.

Im Laufe der Zeit ändern sich jedoch naturgemäß die Rahmenbedingungen (z.B. die Anzahl und Vollzeitäquivalenz der Mitarbeiter, die Anzahl und das Ausmaß der betreffenden Stellen, den Mitarbeitern zugeordnete Ausbildungsmodelle, etc.), wodurch eine Disposition für einen Mitarbeiter über den gesamten Turnuszeitraum flexibel gestaltbar sein sollte. So ergeben sich veränderte Reihenfolgen, Verlängerungen der Ausbildung, individuelle Stehzeiten, u.v.m.