Auto­matisiertes Ver­buchen und Archi­vieren von Rech­nungs­belegen

Teure Eingangsrechnungen!

Auf herkömmlichem Wege werden eingehende Papierrechnungen kopiert und an die Fachabteilungen zur Prüfung gegeben. Anschließend werden die rechnungsrelevanten Daten in Buchhaltungssystemen wie SAP ERP (vor-) erfasst. Der oft lange Rechnungslauf verursacht erhebliche Bearbeitungsaufwände und geht oftmals zu Lasten der Skonto-Abzugsfähigkeit – vor allem in Unternehmen mit getrennten Standorten. Nicht eingehaltene Zahlungsfristen können zudem dauerhaft dem Lieferantenverhältnis schaden. 

Viel besser: Automatisierung sorgt 
für deutliche Effizienzsteigerung

Das von CGM entwickelte SAP Add-On „Invoice Management“ ist vollständig in SAP ERP integriert und automatisiert die Rechnungseingangsbearbeitung. Dabei können Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug sowie Teil- und Sammelrechnungen wie auch Gutschriften automatisiert via OCR-Scan eingelesen werden – und zwar unabhängig von der eingesetzten Archivlösung. Über eine definierte Schnittstelle werden Rechnungen und Gutschriften dabei automatisiert für Logistik und Buchhaltung vorerfasst, gebucht und mit den archivierten Dokumenten verknüpft.

Die Validierung und Ergänzung bzw. Korrektur sämtlicher Rechnungsdaten lassen sich mit und ohne SAP-Workflow umsetzen. Wird kein Workflow eingesetzt, werden nach dem Einlesen der gesendeten Daten über das Schnittstellenprogramm e-Mails an die zuständigen SAP-User versendet. Diese liefern Informationen über den Status der gebuchten und vorerfassten Belege sowie zu Rechnungen, für die aufgrund unvollständiger Daten kein SAP-Belegerfasst werden konnte. Die zuständigen Sacharbeiter werden aufgrund von Stammdatentabellen ermittelt.

Lösungshighlights

Archivierung aller eingehenden Rechnungsbelege

Eingehende Rechnungen von Lieferanten werden nach dem Einscannen in einem entsprechenden System archiviert und mittels OCR-Schrifterkennung ausgelesen. Die extrahierten Daten werden über die Schnittstelle CGM Invoice Import an das SAP Add-On CGM Invoice Management übergeben.
 

Import von Eingangsrechnungen

Das Schnittstellenprogramm CGM Invoice Import liest die Eingangsrechnungen ein, verbucht diese und versendet e-Mails an die zuständigen Mitarbeiter. 
 

Userzuordnung für Bearbeitungsmanagement

Für die eindeutige Zuordnung von Eingangsrechnungen zu den zuständigen Mitarbeitern stehen Stammdatentabellen zur Verfügung.
 

Individuelle Konfiguration

Die Verarbeitung in CGM Invoice Import lässt unterschiedliche „Aktionen“ zu (z.B. sofort buchen wenn keine Fehler erkannt wurden, nur vorerfassen, nur importieren, Generierung von e-Mails).
 

Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Mit dem CGM Invoice Manager können die eingelesenen Daten manuell weiter bearbeitet werden.