Digitales Terminmanagement verbessert die Wirtschaftlichkeit und bindet Patient:innen

Zeit ist Geld – in einer Arztpraxis gilt das vor allem für die ärztliche Arbeitszeit. Ihre effektive Nutzung ist das A und O der Praxisorganisation. Wertvoll ist aber auch die Zeit der Patienten:innen: Auch sie haben inzwischen hohe Erwartungen an eine Praxis, wenn es um Erreichbarkeit, Terminvergabe und Wartezeiten geht. Ein wichtiger Baustein zur Lösung dieser Aufgabenstellungen ist ein IT-gestütztes, individuell angepasstes Terminmanagement.

In vielen Arztpraxen gehören diese Szenarien nach wie vor zum Alltag: Das Telefon will einfach nicht stillstehen. Die Nerven der Mitarbeiter:innen am Empfang sind angespannt, weil sie neben dem telefonischen Ansturm auch die laufende Sprechstunde organisieren müssen. Kommen Patient:innen zu spät oder erscheinen erst gar nicht, gerät der Zeitplan ins Wanken, während sich an anderen Tagen Patient:innen über zu lange Wartezeiten oder über die schwere telefonische Erreichbarkeit beschweren.

Ursächlich ist oftmals das Zeit- und Terminmanagement. Wenn Praxen ausschließlich per E-Mail und Telefon erreichbar sind, werden heutige technische Möglichkeiten zur Terminvereinbarung nicht vollständig ausgenutzt. Letztlich leidet darunter die Zufriedenheit des gesamten Praxisteams und der Patient:innen, die mitunter viel Zeit in Telefonwarteschleifen und später im Wartezimmer verbringen müssen.

Fest steht: Ein durchdachtes Terminmanagement verbessert die täglichen Abläufe in einer Arztpraxis sowie deren telefonische Erreichbarkeit im Notfall, reduziert Wartezeiten und sorgt für zufriedenere Mitarbeiter:innen und Patient:innen. Hierfür bieten digitale, in die Praxissoftware integrierte Terminmanagement-Lösungen die notwendige, technische Unterstützung. Ob eingebunden in die Webseite einer Praxis oder als App: Ein Online-Terminkalender ist jederzeit erreichbar – unabhängig von Sprechzeiten, Feiertagen oder Urlaub. Automatismen wie Terminerinnerungen oder -bestätigungen entlasten Mitarbeiter:innen und reduzieren Verspätungen oder No-Shows.

Zudem zeigt ein Blick in die Praxis, dass eine Online-Terminvergabe vor allem dann deutlicher effizienter ist, wenn sich der Kalender auf die individuellen Anforderungen und den Arbeitsalltag einer Praxis abstimmen lässt. So sollten Ärzte bei der Auswahl eines Systems z. B. darauf achten, dass sich Praxiskapazitäten für bestimmte Behandlungsarten zu individuell definierbaren Zeiten und angepasst an die räumliche Situation steuern lassen, bestimmte Termine ausschließlich manuell bestätigt werden können oder der DSGVO-konforme Versand von Behandlungsdokumenten möglich ist.

Ein solche Unterstützung bietet z. B. der CLICKDOC KALENDER. Entstanden ist dieses Stück Software direkt aus der Praxis: auf Basis von Anwendergesprächen und über 30 Jahren CGM-Kalendererfahrung. Kunden wissen heute nicht nur die praxistauglichen Funktionen zu schätzen: Sie heben vor allem auch die Anpassung an die individuellen Gegebenheiten ihrer Praxis durch das CGM-Team hervor.