Fachkräftemangel in Arztpraxen: Warum KI-Lösungen wie ein Telefonassistent unverzichtbar werden

Der Mangel an medizinischen Fachangestellten führt zu Überlastung, längeren Wartezeiten und eingeschränkter Erreichbarkeit. Die Suche nach qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird immer schwieriger, und eine schnelle Lösung des Problems ist nicht in Sicht. Wir zeigen Ihnen, warum der Fachkräftemangel ein massives Problem für Arztpraxen ist und warum der KI-Telefonassistent die ideale Unterstützung sein kann.

Schon jetzt haben Praxen und Kliniken massive Probleme, offene Stellen zu besetzen. Das führt dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch mehr arbeiten müssen und die Versorgung der Patientinnen und Patienten leidet. Eine Umfrage der Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) hat gezeigt, dass in Bremen und anderen Regionen fast 80 Prozent der Praxen Probleme haben, offene Stellen zu besetzen – insbesondere bei den MFAs. Auch mehr als die Hälfte von den 800 befragten Arztpraxen in Berlin konnte offene Stellen nicht besetzen. Die KBV ist überzeugt: Ohne MFAs sind fast eine Milliarde Arzt-Patientenkontakte und die daraus resultierenden Versorgungsaufgaben jährlich nicht zu stemmen. Einige der Auswirkungen des Fachkräftemangels sind bereits deutlich spürbar:

1. Überlastung des Praxisteams
   Die Situation ist klar: Immer weniger Mitarbeitende müssen immer mehr Aufgaben stemmen. Das führt dazu, dass die vorhandenen Teams chronisch überlastet sind. Die Folgen sind hoher Stress, steigende Krankenstände und oft auch ein erhöhtes Risiko für Burnout. So gerät die Praxis schnell in einen Teufelskreis: Je größer die Belastung, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch das bestehende Personal langfristig ausfällt.
2. Probleme mit der telefonischen Erreichbarkeit
   Der hohe Arbeitsdruck in Arztpraxen wirkt sich direkt auf die telefonische Erreichbarkeit aus. Viele Praxen schaffen es nicht, das hohe Anrufaufkommen zu bewältigen. Die Konsequenz sind lange Wartezeiten am Telefon oder Nichterreichbarkeit. Patientinnen und Patienten versuchen oft mehrfach, die Praxis zu erreichen, nur um wichtige Fragen zu klären oder Termine zu vereinbaren.
3. Eingeschränkte Patientenversorgung und lange Wartezeiten
   Der Mangel an Personal zwingt viele Praxen dazu, Termine weiter im Voraus zu vergeben und dringende Anfragen nur eingeschränkt zu bearbeiten. Patienten müssen oft lange auf Termine warten und haben in dringenden Fällen Schwierigkeiten, kurzfristig eine Behandlung zu erhalten. Diese Engpässe belasten die Patientenversorgung und führen zu Frustration bei den Betroffenen.
4. Steigende Verwaltungsaufgaben für Ärzte
   Bei Personalmangel übernehmen Ärztinnen und Ärzte häufig zusätzliche Verwaltungsaufgaben, die normalerweise von medizinischen Fachangestellten erledigt würden. Dies mindert die Effizienz, weil Ärztinnen und Ärzte weniger Zeit für die eigentliche Patientenversorgung haben und sich zunehmend um organisatorische Details kümmern müssen.
5. Wirtschaftliche Einbußen und eingeschränkte Entwicklungsmöglichkeiten
   Wenn Praxen aus Personalmangel weniger Patienten versorgen können, sinken die Einnahmen. Dies hat langfristig Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit und die Wachstumschancen der Praxis.

Es ist offensichtlich, dass gerade bei hoher Anruflast, etwa nach dem Wochenende oder in Erkältungszeiten, das Praxisteam dringend entlastet werden muss. Ein KI-gestützter Telefonassistent ist eine erwünschte und nützliche Lösung für die Arztpraxis. Er übernimmt viele administrative Aufgaben wie die Terminvereinbarung und -absage, sodass Sie sich auf die Patientenversorgung konzentrieren können. Der digitale Praxisassistent sorgt für eine bessere Organisation und hilft, Engpässe im täglichen Praxisbetrieb zu vermeiden. Der KI-Telefonassistent sortiert alle Anfragen und bereitet diese durch ein Transskript strukturiert auf. Sodass die Anrufe mit wenigen Klicks verwaltet, organsiert und beantwortet werden können.

Ein Problem vieler Praxen ist die eingeschränkte telefonische Erreichbarkeit, insbesondere in Stoßzeiten. Patienten, die mehrfach anrufen müssen, um einen Termin zu vereinbaren oder eine Auskunft zu erhalten, sind oft frustriert. Der KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt alle Anrufe entgegen – und das auch außerhalb der regulären Sprechzeiten. So können Anliegen in der Praxissoftware dokumentiert werden, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist. Der telefonische Service für die Arztpraxis wird damit erheblich verbessert, und Patienten erfahren eine hohe Servicequalität, was langfristig zur Bindung an die Praxis beiträgt.

Ein besonderer Vorteil des digitalen Telefonassistenten ist die Fähigkeit, Anfragen automatisch zu priorisieren. Der KI-Telefonassistent kann unterscheiden, ob es sich um eine dringende Anfrage oder eine Routineanfrage handelt, und leitet wichtige Anrufe direkt an die zuständigen Personen weiter. So werden Notfälle schneller bearbeitet, während weniger dringende Anliegen in einer Warteschlange abgearbeitet werden. Durch diese gezielte Filterung und Priorisierung können Praxisabläufe optimiert und wertvolle Ressourcen geschont werden.

Fazit: Der Fachkräftemangel wird voraussichtlich auch in den kommenden Jahren eine Herausforderung für Arztpraxen bleiben. KI-gestützte Lösungen wie der Telefonassistent bieten hier eine innovative und zukunftsweisende Unterstützung. Sie verbessern die Erreichbarkeit, entlasten das Praxisteam und sorgen für einen effizienteren Praxisbetrieb. Gerade in Zeiten hoher Arbeitsbelastung und begrenzter Ressourcen kann ein digitaler Telefonservice für die Arztpraxis ein entscheidender Vorteil sein, um die Qualität der Patientenversorgung und die Zufriedenheit des Teams aufrechtzuerhalten.

Quelle:

• Kassenärztliche Bundesvereinigung, KBV und Bundesärztekammer machen sich für MFA-Beruf stark unter https://www.kbv.de/html/1150_64289.php
• PwC-Studie, Fachkräftemangel im deutschen Gesundheitswesen 2022 unter https://www.pwc.de/de/gesundheitswesen-und-pharma/fachkraeftemangel-im-deutschen-gesundheitswesen-2022.html