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Vier Häuser, zwei Go-lives und ein Krankenhausinformationssystem (KIS) – das Rheinland Klinikum Neuss harmonisiert seine KIS-Umgebung und setzt nun flächendeckend CGM MEDICO ein. Und das in Rekordzeit trotz ganz besonderen Herausforderungen.
Dr. Klaus-Uwe Höffgen, Chief Digital Officer, und Mario Bach, Leiter KIS und Applikationen, vom Rheinland Klinikum berichten im Interview von ihrem umfangreichen Projekt und ziehen Bilanz nach einem Jahr mit CGM MEDICO als führendem System im Krankenhausverbund.
Startschuss für das umfangreiche Projekt gab die Fusion von vier Häusern zur Rheinland Klinikum Neuss GmbH im August 2019. Die bis dahin in der Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH zusammengefassten Häuser Krankenhaus Dormagen und Elisabethkrankenhaus Grevenbroich waren bereits seit über 20 Jahren CGM MEDICO-Kunde. Die beiden Häuser aus Neuss (Lukaskrankenhaus und Rheintor Klinik) arbeiteten bis dato mit iMedOne von T-Systems. War zuerst eine zusammenfassende Systemumstellung aus wirtschaftlichen Gründen nicht realisierbar, ergaben sich mit den KHZG-Fördergeldern ganz neue Chancen.
Im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung konnte sich CGM MEDICO durchsetzen. „In den Entscheidungsprozess waren drei Berufsgruppen eingebunden. Hinsichtlich Funktionalität war das Votum bei Ärzten, der Pflege und auch seitens der Verwaltung einstimmig: CGM MEDICO ging als Sieger aus dem Rennen“, so Dr. Höffgen.
Doch obwohl das KIS bereits in zwei Häusern im Einsatz war, war das Ziel, alle vier Häuser neu aufzusetzen, Altlasten abzuschütteln und den aktuellen technischen Status quo zu etablieren. Dies hieß für alle Anwender in den bestehenden CGM MEDICO-Häusern, dass auch sie sich an ein neues System gewöhnen müssen – wenn auch mit bekanntem Look and Feel.
Der KIS-Wechsel war wie eine Initialzündung.
Im Frühjahr 2022 waren die Verträge unter Dach und Fach, im Juli 2023 sollten das System in allen vier Häusern live gehen. Eine sportliche Timeline. Wenige Wochen vorher galt es für die Verantwortlichen abzuwägen: mehr Zeit für Anwenderschulungen und Testläufe oder ein Go-live ohne fachlichen Support durch den CGM-Support vor Ort, der zum späteren Wunschtermin bereits ausgelastet war. „Man muss dazu sagen, dass es in der Region vier Akutkrankenhäuser gibt. Drei davon gehören zu uns und sollten umgestellt werden. Hätte es dabei Schwierigkeiten gegeben, wären 75 Prozent der Akutkrankenhäuser davon betroffen gewesen. Es war uns wichtig, kein Risiko einzugehen“, so Bach.
Nach sorgfältiger Abwägung im Lenkungskreis gab es eine neue Idee. Um die Buchhaltung zu entlasten, für die eine Umstellung im Quartal eine große Herausforderung ist, wurde der Go-live gesplittet: Die „alten“ CGM MEDICO Häuser in Grevenbroich und Dormagen sollten am 1. Januar 2024 starten, die bisherigen iMedOne-Häuser zum 1. Februar 2024 folgen.
Die Krux: Das Projektteam des Rheinland Klinikums musste die erste Umstellung im Alleingang bestreiten, denn die CGM-Experten standen erst zum 1. Februar wieder zur Verfügung. „CGM hat uns an der Stelle dringend gewarnt und davon abgeraten, die Umstellung ohne ihre Unterstützung zu realisieren. Aber das haben wir uns zugetraut, dank langjähriger Erfahrung haben wir genügend Know-how“, erinnert sich Dr. Höffgen. „Das Einzige, was wir benötigten, war ein „rotes“ Telefon, einen direkten Draht zu den Experten von CGM falls wir dringend technischen Support benötigen. Und diese Zusage haben wir bekommen. Also stand der Plan.“ An zwei Tagen standen die CGM-Experten mit 2nd Level Support bereit und konnten so die Umstellung fachlich begleiten.
Für das gesamte Projekt wurde ein interdisziplinäres Team aus Ärzten, Pflege, Verwaltung und IT gebildet, das für die gesamte Konzeptionierung verantwortlich war. Ein besonders wichtiger Part dabei war die Schulung der Anwender. Dabei wurde auf ein Key User-Konzept gesetzt. Key-User sind jedoch nicht so leicht zu finden, denn sie müssen an diese Aufgabe mit einem gewissen Engagement herangehen. Der Mehraufwand bei einem bereits vollen Arbeitstag ist für die Kolleginnen und Kollegen deutlich spürbar. Am Ende des Tages machen aber genau diese Menschen den entscheidenden Unterschied. „Einen echten Quantensprung in der Digitalisierung hat dabei zum Beispiel die Kinderklinik gemacht. Wir hatten einen sehr engagierten Oberarzt in diesem Bereich, der als Key User sowohl die Ärzte als auch die Pflege unter seine Fittiche genommen hat und wirklich mit Herzblut dabei war. Und als Ergebnis ist die Kinderklinik – obwohl dort zuvor ausschließlich mit iMedOne gearbeitet wurde – nun ein CGM MEDICO-Vorreiter geworden“, erinnert sich Dr. Höffgen.
Dank des ausgereiften Schulungskonzepts und ihrer Vorkenntnisse in CGM MEDICO waren die Anwender in Grevenbroich und Dormagen gut vorbereitet und „wir haben einen runden Start in den Häusern hingelegt“, so Dr. Höffgen weiter.
In den beiden Häusern, die einen echten Neustart mit CGM MEDICO vor sich hatten, gab es tatkräftige Unterstützung aus den eigenen Reihen. Nach vier Wochen Praxiserfahrung mit dem neu aufgesetzten System hatten die Kolleginnen und Kollegen aus Grevenbroich und Dormagen bereits eine gewisse Routine. „Einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für den auch im zweiten Go-live ziemlich reibungslosen Ablauf war, dass sowohl Ärzte als auch Pflegerinnen und Pfleger aus den bereits versierten Häusern nach Neuss kamen und so auf jeder Station in jeder Klinik unterstützende Key User vor Ort waren“, so Dr. Höffgen. „Die CGM-Berater saßen in einer Art Einsatzzentrale – und hatten wenig zu tun, da die meisten Fragen bereits direkt durch die Key User oder die interne IT beantwortet werden konnten. Es war also ein wirklich reibungsloser Umstieg – auch in den Häusern, die bisher keine Erfahrungswerte mit CGM MEDICO hatten. Das war in der Form auch für die CGM-Experten neu.“
Das bestätigt auch Maximilian Carstens, Teamleiter Beratung bei CGM: „Das war ein Echtstart der besonderen Art. Ich habe schon sehr viele begleitet, aber die intensive Vorbereitung und das langjährige Know-how durch das Projektteam auf Kundenseite haben an dieser Stelle einen großen Unterschied gemacht. Es war ein ungewöhnlich entspannter Go-live. Chapeau an alle Beteiligten des Rheinland Klinikums.“
Wie entscheidend die Anwenderinnen und Anwender für den Erfolg waren, betont auch Mario Bach: „Der Hauptverdienst liegt ganz klar bei den Key Usern, die haben das gerockt. Aber ganz besonders muss man hervorheben, dass alle Kolleginnen und Kollegen eine unglaubliche Gelassenheit an den Tag gelegt haben. Natürlich hat es hier und da geruckelt und es war herausfordernd. Aber sie haben dem Projekt vertraut und ihm Zeit gegeben. Und dann auch verziehen, dass nicht alles ab Tag Eins reibungslos funktioniert. Das war bemerkenswert.“ Für eine süße Motivation am Tag des Go-live wurde auch gesorgt. Dr. Höffgen verrät: „Ein wenig bestochen haben wir die Anwenderinnen und Anwender auch – als Ausgleich gab es Nervennahrung in Form von Gummibärchen auf allen Stationen. Das war eine kleine Geste, aber die Kolleginnen und Kollegen hatten einen schweren Tag und wir wollten ihnen zeigen, dass wir sie verstehen und dankbar sind.“
Gewinner des CGM MEDICOKundenawards 2024:
Auf den St. Wolfganger Krankenhaustagen nimmt Mario Bach stellvertretend für das gesamte Klinik-Team den Award in der Kategorie „KHZG-Projekte“ entgegen.
Ziemlich auf den Tag genau vor einem Jahr gingen die Häuser drei und vier live. Und das Projekt ist natürlich noch nicht abgeschlossen. Es wurde bereits sehr viel umgesetzt; von der Pflegearbeitsplatz-Planung über die digitale Patientenaufnahme bis hin zur Einführung der Pflegedokumentation – und damit hat sich das Rheinland Klinikum nun definitiv von der Papierakte verabschiedet.
„Ein wirklich großer Mehrwert des einheitlichen Systems ist, dass wir jetzt immer mit einer Art Big Bang-Ansatz agieren können. Heißt, wir planen die Schulungen an den einzelnen Standorten, die Umsetzung erfolgt dann aber in einem Schritt an allen vier Häusern gleichzeitig. Das spart sehr viel Zeit und Ressourcen“, so Dr. Höffgen.
Sowohl Geschäftsleitung und Projektteam als auch Anwenderinnen und Anwender ziehen eine durchweg positive Bilanz. „Der KIS-Wechsel war wie eine Initialzündung. Wir haben seitdem so viel mehr Geschwindigkeit aufgenommen und haben die Digitalisierung maßgeblich vorangebracht.“
Die Rheinland Klinikum Neuss GmbH wurde am 28. August 2019 durch eine Fusion der Städtischen Kliniken Neuss - Lukaskrankenhaus - GmbH und der Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH gegründet. In drei Städten - Neuss, Dormagen und Grevenbroich - ist das Rheinland Klinikum mit vier Krankenhäusern, zwei Medizinischen Versorgungszentren, drei Häusern der Altenpflege, zwölf Kindertageseinrichtungen und weiteren Einrichtungen für die Menschen der Region da. Das Rheinland Klinikum ist zudem einer der größten kommunalen Klinikverbünde in Deutschland. Wir sind erster Ansprechpartner im Rhein-Kreis Neuss, wenn es um leistungsstarke Medizin und empathische Pflege oder Betreuung geht. Die Menschen vertrauen auf unsere Kompetenz und schätzen die räumliche Nähe sowie unsere menschliche Nähe: mit rund 4.000 Mitarbeitenden, die sich täglich verantwortungsvoll engagieren. Für uns ist die enge fachliche Zusammenarbeit auf allen Ebenen im Klinikverbund der Schlüssel zu hervorragenden medizinischen Leistungen.
