Umsatz und Gewinne: Für Überblick und Planungssicherheit ist die Wahl des richtigen IT-Partners ein wichtiger Faktor

Arlett Düker leitet zwei Apotheken in Peine. Im kaufmännischen Bereich wird sie von Ihrem Mann Matthias Kunze-Düker unterstützt. Eine wirtschaftlich erfolgreiche, profitable Vor-Ort-Apotheke lässt sich – da sind sich beide einig – heute nur mit einem Software-Partner erreichen, dessen System alle relevanten Geschäftsprozesse automatisiert unterstützt und zudem auf die Steuerung der betriebswirtschaftlichen Belange der Apotheke optimiert ist. Nach Kontakt mit verschiedenen Anbietern hat sich Arlett Düker 2018 für die Zusammenarbeit mit CGM LAUER entschieden. Sie habe hier einen Partner gefunden, der wie Apotheke denkt, dessen System einfach zu handhaben ist und die richtigen Schnittstellen bietet. „Für sein Unternehmen den richtigen Apotheken-Software-Partner zu finden, ist meiner Ansicht nach die wichtigste Entscheidung überhaupt“, sagt Arlett Dücker. Hier das ganze Gespräch.

Die Zahl der Vor-Ort-Apotheken in Deutschland sinkt, Junge Pharmazeut:innen haben wenig Interesse an der Übernahme oder Neugründung einer Apotheke. Woran liegt das?

Arlett-Düker: Ein wesentlicher Faktor ist meiner Erfahrung nach die immer größer werdende wirtschaftlichen Unsicherheit. Seit zirka 20 Jahren gibt es keine wesentliche Anpassung des staatlich geregelten Honorars, während Personal- und Betriebskosten konstant gestiegen sind. Jeder in der Branche spürt den enormer Kostendruck. Und obwohl der Beruf nicht nur versorgungsrelevant, sondern auch interessant und abwechslungsreich ist, schrecken viele vor dem bürokratischen Aufwand, den häufig neue Regularien oder auch beispielsweise den aktuell wieder vermehrt auftretenden Lieferengpässen zurück. Zudem haben sich in den letzten Jahren die Rahmenbedingungen durch den Wettbewerb der Online-Apotheken stark verändert. Dann kommen die inzwischen sehr komplexen betriebswirtschaftlichen Belange hinzu, die ohne kaufmännische Bildung oder entsprechende Unterstützung kaum zu bewältigen sind.

Alle Unternehmensverantwortlichen müssen sich mit betriebswirtschaftlichen Prozessen und bürokratischen Gegebenheiten befassen. Allerdings ist dieser Bereich in der Apotheke von besonderer Brisanz und Relevanz. Welche sind die größten Unsicherheitsfaktoren?

Matthias Kunze-Düker: Vom Ursprung her entsprechen Apotheken keinen normalen betriebswirtschaftlichen Unternehmen mit eigener Entscheidungsgewalt. Die Apotheke ist mit gesetzlichen Regulierungen und Verordnungen der Gesundheitspolitik, Vorgaben von den Krankenkassen wie etwa Rabattvertragsregelungen oder Retaxierungen bis hin zu Warenhaltungsbestimmungen konfrontiert. Trotzdem ist die Apotheke ein von der IHK anerkanntes und verpflichtendes betriebswirtschaftliches Unternehmen. Im Grunde ist das ein Widerspruch. Apothekerin oder Apotheker sind verantwortlich, sämtliche Bedingungen zu erfüllen und einen kaufmännischen Betrieb zu führen. Man muss sich bewusst machen, dass weder das Pharmaziestudium noch Weiterbildungen auf das Führen einer Apotheke vorbereiten. Hier besteht fast immer eine erhebliche Wissenslücke. Geeignete Software-Programme können einen Teil der betrieblich notwendigen Prozesse und Analysen übernehmen.

Die Wertschöpfungsbetrachtung aus diversen Daten, Strukturen und Prozessen ist die Voraussetzung für betrieblichen Erfolg. Wie hoch ist der bürokratische Aufwand, und lässt er sich durch den Einsatz einer geeigneten Apotheken-Software reduzieren?

Matthias Kunze-Düker: Der durchschnittliche betriebswirtschaftliche Aufwand in der Apotheke liegt inzwischen bei rund 60 Prozent des Gesamtarbeitsvolumens. Von der Personalplanung über die Abrechnung, Retaxierungen, Dokumentationen, das Qualitätsmanagement, die Buchhaltung und viele weitere Aufgaben des Alltags, die nichts mit den pharmazeutischen Aufgaben zu tun haben. Was wir unbedingt benötigen, um die Prozesse zu koordinieren und zum Teil selbsttätig im Hintergrund ablaufen zu lassen, ist eine Software, die uns in wichtigen Bereichen hilft, Daten in Korrelation setzt und uns jederzeit Überblick verschafft. Ich möchte sagen, dass eine gute Apotheken-Software mehr als die Hälfte des Gesamtaufwands für betriebswirtschaftliche Belange übernimmt. Damit bleiben noch knapp 30 Prozent bei der verantwortlichen Apothekerin oder dem Apotheker, was aus kaufmännischer Sicht tolerabel ist. Ohne Software geht in der Apotheke nichts. Keine vernünftige Warenwirtschaft, keine Datenübertragung, einfach nichts. Wir sind darauf angewiesen und müssen uns darauf verlassen können.

Frau Düker, Sie arbeiten seit 2018 mit CGM LAUER und sind zufrieden. Was muss eine Apotheken-Software heute leisten, damit Sie als Apothekerin real entlastet sind?

Arlett Düker: Da spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Bei der Software selbst ist der logische Aufbau wichtig. Sie muss auf die typischen Prozesse und Abläufe in der Apotheke programmiert sein und eine selbsterklärende, intuitiv bedienbare Oberfläche haben. Da der Markt sehr schnelllebig geworden ist, brauchen wir eine Software-Lösung, die regulatorische Neuerungen umgehend einbindet, und uns die Möglichkeit gibt, flexibel auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Damit meine ich z. B. die Schnittstellen, die ich für die Anbindung an externe Partner benötige wie bei Automatisierung, Verblisterung oder Botendiensten. Als ich mich 2018 im Zusammenhang mit dem kommenden E-Rezept mit den verschiedenen Software-Häusern zusammengesetzt habe, waren es dieser hervorragende Schnittstellen-Service, das insgesamt modular aufgebaute System, die Übersichtlichkeit und das unkomplizierte Handling, die den Ausschlag für CGM LAUER gegeben haben, nachdem ich zuvor mit einem anderen Software-Haus zusammengearbeitet hatte. Ich habe das nicht bereut und bin mit WINAPO ux und den Bausteinen, die wir zusätzlich nutzen, hochzufrieden. Definitiv fühle ich mich entlastet, da ich mich auf die Datenverknüpfung und die Transparenz des Systems absolut verlassen kann. Das spart mir und meinem Team sehr viel Zeit.

Welche Kriterien und Bausteine der Software-Lösung sind Ihnen besonders wichtig?

Arlett Düker: Das Besondere bei CGM LAUER ist, sich nach den Wünschen der Kunden zu richten. Man spürt, dass sich das Unternehmen ganz tief in das Apothekengeschäft hineingedacht hat. Die Grundlagen sind immer gleich, die Kunst ist aber, die Spezialisierungen jeder Apotheke bedienen zu können. Für mich sind gerade die Anbindung an die Verblisterung via DoseCare und an den Kommissionierer sowie die Schnittstelle zum Botendienst und zu unserem Online-Shop ganz wichtig. Und ebenfalls die umfassende Datenbank LAUER-TAXE^®, über die wir internationale Wirkstoffsuchen oder Präparate-Vergleichssuchen durchführen. Einen weiteren Mehrwert sehe ich im Bereich des Auswertungsmoduls, mit dem sich schnell und unkompliziert betriebliche Analysen generieren lassen. Nicht zuletzt bieten der digitale Bon und die Rechnungslegung im Faktura-Programm große Vorteile. Das alles funktioniert reibungslos und unkompliziert. Im Ergebnis habe ich einen geringeren Zeitaufwand und weniger Personalbindung.

Mussten Sie viel lernen, um mit dem Programm und seinen modularen Bausteinen umgehen zu können?

Arlett Düker: Das Geniale an WINAPO^® ux ist, dass man sich eigentlich nur fragen muss, was man tun oder erreichen möchte. Die Software führt einen dann tatsächlich zum Ziel. Das ist wahnsinnig gut programmiert und hilfreich. Ich kann Auswertungen schnell selbst schreiben, muss mich nicht in Algorithmen und Programmsprache eindenken. Ich kenne andere Programme. Für mich ist die Software von CGM LAUER diejenige, die mir die leichteste Bedienbarkeit und den meisten Komfort bietet – auch bei kniffeligen Fällen.

Lässt sich wirtschaftlicher Erfolg von Vor-Ort-Apotheken mit der richtigen Apotheken-Software also verlässlich planen bzw. erreichen?

Arlett Düker: Das kann ich mit einem klaren ‚Ja‘ beantworten. Es liegt wohl daran, dass CGM betriebswirtschaftlich und zukunftsorientiert denkt und entsprechend programmiert. Mir gibt das die Freiheit des unternehmerischen Denkens. Ich behalte den Überblick, ich kann planen, ich kann gegensteuern und optimieren. Die zahlreichen Module bieten mir die Flexibilität, die wir brauchen, um erfolgreich am Markt zu bestehen. Für mich und uns ist wesentlich, dass der Software-Partner den Apothekenmarkt von Grund auf versteht. Eben eine Partnerschaft auf Augenhöhe – und die habe ich mit CGM LAUER gefunden.