Pharmazeutische Dienstleistungen mit Software-Unterstützung wirtschaftlich umsetzen

Als im Sommer 2022 die Vergütung von fünf pharmazeutischen Dienstleistungen (pDL) eingeführt wurde, galt das als eine der wichtigsten Entscheidungen der Politik zur Stützung der Vor-Ort-Apotheken. Nach zwei Jahren Erfahrung polarisieren die pDL immer noch. Für die einen ist es die gerechte Entlohnung für zeitintensive Patientenberatungen. Für andere eine nicht lohnende zusätzliche Belastung durch bürokratischen und personellen Aufwand. Wir haben in einer Karlsruher Apotheke nachgefragt. Apothekerin Kathrin Steinbach hat ihre Apotheke – wie sie sagt – zukunftsfähig aufgestellt. Welchen Anteil haben pDL, und lassen sie sich wirtschaftlich umsetzen?

Seit zwei Jahren gehört die Beratung in fünf Indikationsbereichen zu den abrechenbaren Aufgaben der Apotheken. Wie beurteilen Sie diese Neuerung?

Kathrin Steinbach: Die pDL sind definitiv ein Segen für die Vor-Ort-Apotheken. Wir können jetzt auf unserem ureigenen Arbeitsgebiet das abrechen, was wir zuvor kostenlos erbracht haben: die pharmazeutische Beratung von Patientinnen und Patienten in versorgungsrelevanten Bereichen. Ich empfinde es so, dass wir als Gesundheitsdienstleister schon immer einen wichtigen Beitrag zur Qualitätsverbesserung der Gesundheitsversorgung geleistet haben. Jetzt bekommen wir das endlich honoriert. Patientinnen und Patienten haben durch die pDL einen großen Mehrwehrt, und wir merken, dass die Kundenbindung steigt. Da kann der Online-Handel nicht mithalten.

Kritiker sehen zusätzlichen Personalbedarf bei vielfach angespannter Personallage und das Kosten-Nutzen-Verhältnis bei pDL nicht gewahrt. Können Sie das nachvollziehen?

Kathrin Steinbach: Trotz der angespannten Personallage ist das Thema Beratung am HV-Tisch ja notwendig. Insofern machte es keinen Sinn, die pDL infrage zu stellen. Natürlich wünschte ich mir ganz grundsätzlich eine Verschlankung des Systems, um mehr Zeit in die pDL investieren zu können. Die pDL selbst sind für mich eine ganz klare Einnahmequelle. Ich kann nur alle Kolleginnen und Kollegen dazu motivieren, ihr persönliches Umsatzpotenzial in der Apothekensoftware zu analysieren und die pDL strategisch zu integrieren. Danach kann man pDL eigentlich nur noch wollen.

Was sagen Sie zum bürokratischen Aufwand im Zusammenhang mit den pDL?

Kathrin Steinbach: Das kommt auch darauf an, welche Software man nutzt. Unsere Software – WINAPO® ux von CGM LAUER – nimmt uns sehr viel ab. Die Software macht letztlich alles auf einen Klick – vom Check der Anspruchsberechtigung über die Einverständniserklärung mit digitaler Unterschrift am HV-Tisch bis zur Abrechnung mit den Krankenkassen. Die komplette Zettelwirtschaft entfällt, und mit der Dokumentation sind wir im Hinblick auf die jeweilige pDL in zwei Minuten durch. Aus meiner Sicht erleichtert uns die Software die bürokratischen Notwendigkeiten und verschafft uns einen Zeitvorteil.

Sie erwähnen die Software WINAPO® von CGM LAUER. Warum haben Sie sich hierfür entschieden – vermutlich nicht nur wegen der pDL?

Kathrin Steinbach: Nein, das einfache Handling der pDL ist ein schöner Nebeneffekt. Tatsächlich arbeite ich schon seit 2003 mit dem Warenwirtschaftssystem von CGM LAUER. Seitdem erlebe ich eine konsequente und vor allem auch rechtzeitige Anpassung an alle Marktentwicklungen. Die Arbeitsabläufe sind sehr intuitiv, neue Mitarbeitende kommen schnell rein bzw. finden sich zurecht. Ansonsten kann man die Online-Hilfe des Programms nutzen oder auch das Tool zur Management-Unterstützung. Ich empfinde das als sehr erleichternd. Zudem bietet WINAPO® eine unglaubliche Enzyklopädie. Schneller, einfacher und sicherer können wir uns nicht informieren.

Viele sprechen von der besten Lauer-Taxe aller Zeiten. Sehen Sie das auch so?

Kathrin Steinbach: In der Hauptsache erinnern sich wohl die älteren Pharmazeutinnen und Pharmazeuten an die Lauer-Taxe, den ersten Anbieter eines Apothekenwarenwirtschafts­systems, das beständig weiterentwickelt wurde und dann auch mit WINAPO® die erste Softwarelösung bot. Ich kann nur sagen, dass das heutige WINAPO® ux für uns, die wir nicht alle eine unglaubliche Software-Affinität haben, perfekt ist, weil alle Bedürfnisse des Apothekengeschäfts berücksichtigt werden. Ich vermute, es liegt an den gewachsenen Strukturen, dem langjährige Know-how, der Orientierung am realen Bedarf der Apotheken. Die Software ist übersichtlich, selbsterklärend, hält uns up to date, hat eine hohe Konnektivität und jede Menge integrierter Services, die man nutzen kann, wenn man möchte. Hinzu kommt für mich, dass CGM ein großes und beständiges Unternehmen ist. Bei der Prozess-Software brauche ich einfach einen langfristig zuverlässigen Partner an der Seite.

Bezogen auf unser Thema pharmazeutische Dienstleistungen: Sie sprechen von Software-getriebenen Services, die Sie unterstützen. Was konkret ist damit gemeint?

Kathrin Steinbach: pDL sind für mich wirtschaftlich relevant. Ich möchte nicht warten, bis ich um Beratung gebeten werden. Zum einen können wir über WINAPO® unseren Kundenstamm auslesen und alle Anspruchsberechtigten im System aktivieren und kontakten. Nebenbei: Hierüber kann man rasch ermitteln, wieviel Anspruchsberechtigte in der Kartei sind, und kann das in Umsatz hochrechnen. Um alle zu erreichen, machen wir auch in und vor der Apotheke auf den Beratungsservice aufmerksam. CGM LAUER bietet einen Baustein an, der CGM GENIUS SUITE heißt. Damit können wir auf Basis vieler Vorlagen ganz unkompliziert unser eigenes Apothekenmarketing realisieren. Sprich: Wir können mit unseren individuellen Apothekenmerkmalen Grafiken, Einladungen, Informationen und vieles mehr erstellen, das wir dann digital oder auch in haptischer Form nutzen, um unsere Kundinnen und Kunden über unsere Leistungen zu informieren. Das läuft über unsere Screens und wird für unsere Social-Media-Aktivitäten verwendet. Das begeistert mich sehr. Eine echte eierlegende Wollmilchsau. Meine Kolleginnen haben richtig Spaß dran; in 20 Minuten haben wir unser neues Angebot am Start.

Was sind aus Ihrer Sicht die zukünftigen Herausforderungen und auch Chancen der Vor-Ort-Apotheken? Welches Transformationspotenzial haben die Apotheken?

Kathrin Steinbach: Wir Pharmazeutinnen und Pharmazeuten in den Apotheken sind Gesundheitsdienstleister. Wir müssen uns dem Wandel anpassen, der Welle vorwegschwimmen, um zu bestehen. Es ist egal, ob es um den gesellschaftlichen Wandel geht, die Individualisierung, New Work mit flexibleren Arbeitszeiten oder Veränderungen im Gesundheitssystem: Die Dinge, die wir im Sinne von verbesserten, bedarfs- und bedürfnisgerechten Dienstleistungen und Arbeitsplatzvorteilen umsetzen können, müssen wir mitgehen. Wenn wir das machen, uns mit offenen Augen und Ohren anpassen, haben wir sehr gute Chancen, auch in Zukunft eine erfolgreiche Vor-Ort-Apotheke zu führen. Vor allem können wir uns durch unsere Beratungsleistungen, zu denen die pDL gehören, ganz deutlich von der Online-Apotheke abgrenzen. So viele Kundinnen und Kunden kommen zu uns, weil sie sich hier ernstgenommen und persönlich gut beraten fühlen. Das ist etwas, was der Online-Handel definitiv nicht bieten kann. Pharmazeutische Dienstleistungen sind unser Pfund. Sie sind wirtschaftlich, sie grenzen uns von den Online-Apotheken ab, sie sorgen für Kundenbindung.

Vielen Dank, Frau Steinbach, für dieses ausführliche Gespräch.