Wir unterstützen Sie bei der Einführung der „ePA für alle“

Das Angebot einer elektronischen Patientenakte gibt es schon seit drei Jahren. Damit sich das Potenzial der ePA für die oder den Einzelnen sowie für die gesamte Bevölkerung aber voll entfalten kann, muss sie mehr genutzt werden. Bislang war es so, dass alle Patientinnen und Patienten selbst eine ePA bei ihrer Krankenkasse beantragen mussten. Das ändert sich ab 2025. Dann erhalten alle gesetzlich Versicherten in Deutschland automatisch eine ePA ihrer Krankenkasse. Wenn sie das nicht möchten, können sie jederzeit widersprechen.

Die ePA liefert Ärztinnen und Ärzten einen umfassenden Überblick über die Gesundheit ihrer Patientinnen und Patienten. Sie bietet eine schnelle und unkomplizierte Lösung ohne Doppeluntersuchungen oder die Anforderung von Dokumenten bei anderen Einrichtungen.

Die „ePA für alle“ (ePA 3.0) wird zunächst in Testregionen durch teilnehmende Pilotpraxen erprobt. Diese Pilotphase beginnt am 15. Januar 2025. Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase, d.h. nach Akkreditierung und Bestätigung durch die gematik, erfolgt der bundesweite Rollout an alle Praxen. (Erst dann steht die ePA 3.0 in einer voll funktionsfähigen Version in der CGM Praxissoftware zur Verfügung.)

Alle gesetzlichen und einige private Krankenkassen bieten ihren Versicherten ihre eigene kostenfreie App zum Download an, mit der sie Zugang zur ePA erhalten. 

Zunächst sind Vertrags-, Zahn- und Krankenhausärzte ebenso wie Vertragspsychotherapeuten und Apotheken zum Befüllen der ePA verpflichtet. Später sollen weitere Berufsgruppen hinzukommen. Dabei gilt der Grundsatz: Wer die Informationen erhoben hat, stellt sie auch in die Akte ein. Diese Aufgabe dürfen Ärztinnen und Ärzte auch an eine MFA delegieren. Patienten können zudem selbstständig Praxen beauftragen, Dokumente in ihrem Namen in die ePA einzustellen.

Patientinnen und Patienten können selbstverständlich auch Daten in die Akte einstellen. Versicherte nutzen hierfür die von ihrer Krankenkasse bereitgestellte ePA-App. Nicht digitalisierte Dokumente, können mit dem Smartphone oder Tablet eingescannt und dann in der ePA abgelegt werden. Sie dürfen selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen sie einpflegen und speichern wollen.  

Außerdem werden alle ausgestellten und in der Apotheke eingelösten E-Rezepte in der ePA gespeichert. Hierfür bietet die Medikationsliste besten Einblick in bereits verordnete Präparate und minimiert Risiken wie Wechselwirkungen.

Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen über die aktuelle Behandlung des Versicherten in die elektronische Patientenakte (ePA) einzustellen (§ 347 Abs. 1 SGB V). Dies setzt voraus, dass der jeweilige Arzt oder Therapeut Zugriff auf die ePA hat. Die Patientin oder der Patient darf dem nicht widersprochen und auch keine Einschränkungen hinsichtlich der einzustellenden Informationen, wie z. B. Medikationspläne oder Labordaten, vorgenommen haben. Darüber hinaus haben Patientinnen und Patienten das Recht, von ihrem Arzt oder Psychotherapeuten die Aufnahme weiterer gewünschter Daten in die ePA zu verlangen.

Darüber hinaus müssen die Daten von der Ärztin oder dem Arzt selbst erhoben werden (Ausnahme: beauftragte Arbeiten, z. B. Labor, die der beauftragenden Ärztin oder dem beauftragenden Arzt zuzurechnen sind und somit von ihr oder ihm in die ePA einzustellen sind), aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen und elektronisch vorliegen. Die Praxen sind nicht verpflichtet, Papierbefunde der Patientinnen und Patienten einzuscannen.

Die Einführung der „ePA für alle“ hat am 15. Januar 2025 begonnen.

Die gesetzlichen Regelungen zur „ePA 3.0“ basieren auf dem Digitalgesetz, dem Patientendatenschutzgesetz und dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz. Die Bundesregierung hat das Ziel, dass bis 2025 mindestens 80 % der gesetzlich versicherten Patientinnen und Patienten über eine elektronische Patientenakte verfügen.

Der Behandlungskontext ist die Zeitspanne, in der das medizinische Personal nach Einlesen der Gesundheitskarte Zugriff auf die ePA hat. Dieser beträgt für Praxen standardmäßig 90 Tage, für Apotheken 3 Tage. 

Eine Infografik der gematik mit weiteren Erläuterungen finden Sie hier.

Ja.

Ja. Patientinnen und Patienten können die Dauer des Behandlungskontextes in der ePA-App individuell einstellen. 

Da die ePA als lebenslange Akte konzipiert ist, werden Dokumente nicht automatisch gelöscht. Sie können aber manuell durch den Patienten bzw. die Patientin oder das medizinische Personal gelöscht werden.

Nein, weder vom Patienten bzw. der Patientin noch vom medizinischen Personal.

Für Praxen ist der zusätzliche Aufwand minimal. Da keine zusätzlichen Dokumente erzeugt, sondern ausschließlich Kopien vorliegender Informationen übermittelt und gespeichert werden, wird die Dateneingabe nur wenige Klicks umfassen. Der genaue Ablauf ist abhängig vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem (PVS).

Ja, Ihre Praxissoftware stellt hierzu eine Funktion bereit.

Die Pauschale für die Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte kann im neuen Jahr weiterhin abgerechnet werden. Der Bewertungsausschuss hat die EBM-Leistung bis Ende 2025 verlängert.

Mit Blick auf den Start der neuen elektronischen Patientenakte (ePA) wurde außerdem vereinbart, die Vergütung von Leistungen, die im Zusammenhang mit der ePA durchgeführt werden müssen, zu überprüfen. Mögliche Anpassungen sollen mit Wirkung zum 1. Juli 2025 beschlossen werden.

Quelle: KBV - Pauschale für Erstbefüllung der ePA weiterhin abrechenbar.

Drei Leistungen für die ePA

Aktuell gibt es drei Gebührenordnungspositionen (GOP), die Ärzte und Psychotherapeuten vorerst auch im kommenden Jahr für die Befüllung einer ePA abrechnen können. Ist der Arzt oder Psychotherapeut der Erste, der ein Dokument einstellt, rechnet er die GOP 01648 für die Erstbefüllung ab. Diese GOP kann sektorübergreifend nur einmal je Patientin oder Patient abgerechnet werden. Die Leistung ist mit 89 Punkten (10,62 Euro; 2025: 11,03 Euro) bewertet und wird extrabudgetär vergütet. 

Für die weitere Befüllung einer ePA gibt es die GOP 01647 (15 Punkte/1,79 Euro; 2025: 1,86 Euro). Sie wird als Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale extrabudgetär gezahlt und ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig.

Kommt im Quartal weder ein persönlicher Kontakt noch ein Kontakt im Rahmen einer Videosprechstunde zustande, da beispielsweise nur ein Rezept ausgestellt wird, rechnet die Praxis die GOP 01431 (3 Punkte/36 Cent; 2025: 37 Cent) ab, sollte sie die ePA befüllt haben. Die GOP ist bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig (Übersicht Abrechnung siehe Infokasten). 

Überprüfung der drei GOP

Die drei GOP 01648, 01647 und 01431 sollen nach dem Beschluss des Bewertungsausschusses im nächsten Jahr auf Anpassungen überprüft werden. Hintergrund sind die neuen Aufgaben, die mit der ePA für alle auf die Praxen zukommen.

Mit der neuen ePA sind Ärzte und Psychotherapeuten unter anderem verpflichtet, diese mit bestimmten Dokumenten aus der aktuellen Behandlung (z. B. Arztbriefe oder Laborbefunde) zu befüllen, sofern der Patient bzw. die Patientin nicht widerspricht. Damit sind bestimmte Informations- und Dokumentationspflichten verbunden. Ältere Dokumente können die Praxen einstellen; eine Pflicht dazu besteht nicht.

Quelle: KBV - Pauschale für Erstbefüllung der ePA weiterhin abrechenbar.

Die Nutzung der „ePA für alle" ist für Versicherte freiwillig. Wer keine haben möchte, kann jederzeit widersprechen. Außerdem ist es möglich, Zugriffe zu beschränken, Daten zu löschen oder zu verbergen.

Folgende Widersprüche sind möglich:

Gegen die Bereitstellung der ePA

Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Dies ist erstmalig vor der initialen Einrichtung möglich. Die Krankenkassen sind per Gesetz verpflichtet, ihre Versicherten vorab ausführlich über die ePA zu informieren. Die Versicherten haben dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, falls sie keine Akte wünschen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse.

Gegen den Zugriff einer Praxis auf die ePA
Versicherte können festlegen, dass eine Praxis, ein Krankenhaus oder eine Apotheke keinen Zugriff auf ihre ePA erhält. Dann kann die betroffene Einrichtung bis zum Widerruf keine Daten in der ePA lesen oder einstellen.

Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.

Gegen die Bereitstellung der Medikationsliste
Bei einem Widerspruch gegen die Medikationsliste fließen keine Verordnungs- und Dispensierdaten vom E-Rezept-Server in die ePA. In der ePA befindet sich folglich keine Medikationsliste. Alternativ können Versicherte festlegen, dass ihre ePA eine Medikationsliste enthält, aber nur sie selbst die Daten sehen können.

Widerspruch: per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.

Gegen das Einstellen von Dokumenten in einer Behandlungssituation
Versicherte können der Übertragung von einzelnen Informationen widersprechen. Die Daten werden dann nicht in der ePA gespeichert. Die Praxis dokumentiert den Widerspruch.

Widerspruch: in der Praxis.

Gegen das Einstellen von Abrechnungsdaten
Die Kassen stellen bei einem Widerspruch keine Abrechnungsdaten ein.

Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse.

Gegen die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken
Die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken (geplant ab Juli 2025) ist dann insgesamt oder für die angegebenen Zwecke nicht mehr zulässig. 

Quelle: KBV - Elektronische Patientenakte - ePA

Ja. Patientinnen und Patienten haben die Möglichkeit, der elektronischen Patientenakte (ePA) nicht nur insgesamt zu widersprechen, sondern auch spezifische Funktionen abzulehnen oder den Zugriff durch bestimmte Einrichtungen zu verweigern. Darüber hinaus können sie jederzeit situativ dem Hochladen von Dokumenten in die ePA widersprechen. Beispielsweise können sie im Rahmen eines Arztgesprächs anmerken, dass der Befundbericht der aktuellen Behandlung nicht in die ePA aufgenommen werden soll. In diesem Fall ist das behandelnde medizinische Personal verpflichtet, den Bericht nicht hochzuladen. Patientinnen und Patienten müssen jedoch nur dann konkret über ihr situatives Widerspruchsrecht informiert werden, wenn es um besonders sensible Daten geht.

Die Patientin bzw. der Patient muss nicht mehr jeden Zugriff auf die ePA einzeln freigeben – im Behandlungskontext. Ab Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) wird medizinischem Personal für 90 Tage Zugriff gewährt. Die Apotheken haben drei Tage Zugriff. Der Zeitraum des Behandlungskontextes kann jederzeit durch die Patientin bzw. den Patienten mithilfe einer App ihrer Krankenkasse verändert werden.

Ja, Ihre Praxissoftware stellt eine Möglichkeit bereit.

Grundsätzlich jede andere Person, wenn sie dazu befugt wurde. Das betrifft zum Beispiel Angehörige von Pflegebedürftigen oder älteren Menschen sowie Eltern für ihre Kinder.

Die nächste Version der ePA wird voraussichtlich über die erforderliche Speicherkapazität verfügen.

Bis dato ist die ePA nur in der Gesetzlichen Krankenversicherung verpflichtend anzubieten. Darüber hinaus bieten jedoch auch schon einige private Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA an.

Das Bundesgesundheitsministerium hat vorerst die Sanktionen gegen Praxen ausgesetzt. Solange der bundesweite Rollout nicht erfolgt ist, müssen Ärzte und Psychotherapeuten keine finanziellen Nachteile befürchten, wenn sie das aktuelle ePA-Modul nicht installiert haben. 

Quelle: KBV - BMG sichert zu: Vorerst keine Sanktionen bei der ePA.

Ja, denn die „ePA für alle“ ersetzt nicht die Kommunikation zwischen Ärztinnen und Ärzten bzw. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. Bei Überweisungen müssen die Befunde weiterhin an die überweisende Praxis geschickt werden. Zusätzlich besteht die Pflicht, den Befundbericht in die ePA für jedermann hochzuladen. Der Versand von eArztbriefen ist ebenfalls gesondert zu betrachten, da auch dieser nicht durch die ePA für alle ersetzt wird.

Der digital unterstützte Medikationsprozess (dgMP) ist ein neuer Anwendungsfall der „ePA für alle“, der ab dem 15. Januar 2025 schrittweise eingeführt wird. Der dgMP besteht aus drei wesentlichen Komponenten: der elektronischen Medikationsliste (eML), dem elektronischen Medikationsplan (eMP) und den Zusatzinformationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS-rZI). Hauptziel ist es, die Transparenz über die Medikation der Patienten zu erhöhen und eine umfassende und zentrale Dokumentation medikationsbezogener Informationen zu ermöglichen.

Der Startschuss für die eML fällt am 15. Januar 2025. Die eML wird zunächst leer sein. Im Laufe der Zeit wird sie automatisch mit den Daten aus den E-Rezepten gefüllt und enthält somit die Verordnungs- und Abgabeinformationen zu allen verordneten und eingelösten eRezepten eines Patienten. Zu einem späteren Zeitpunkt ist geplant, auch rezeptfreie Arzneimittel (OTC), Nahrungsergänzungsmittel und andere Arzneimittel, die nicht über E-Rezepte erfasst werden, sowie Medikationshinweise und AMTS-rZI in die eML aufzunehmen. Diese Daten sollen die Erstellung und Aktualisierung des eMP unterstützen.

Der elektronische Medikationsplan (eMP), der bisher auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeichert wurde, wird mit Einführung der „ePA für alle“ als Medizinisches Informationsobjekt (MIO) in der ePA des Patienten gespeichert. Der Anspruch auf Erstellung und Fortschreibung eines Medikationsplans bleibt für gesetzlich Versicherte nach § 31 a SGB V bestehen. Voraussetzung ist die Verordnung von mindestens drei systemisch wirkenden Arzneimitteln, die dauerhaft (mindestens 28 Tage) eingenommen werden. Dieser Anspruch besteht, sofern der Patient der ePA bzw. dem dgMP nicht widersprochen hat und der behandelnden Praxis den Zugriff auf die ePA ermöglicht. Die vollständige Umsetzung des digitalen Medikationsprozesses soll im Juli 2025 abgeschlossen sein.

Zur Einführung der „ePA für alle“ ab Januar 2025 ist es noch nicht vorgesehen, Dokumente wie Impfausweis, Mutterpass oder U-Heft einzustellen. Die Dokumentation von Impfdaten ist jedoch in einer weiteren Ausbaustufe geplant.

Es besteht die Verpflichtung, Dokumente aus dem aktuellen Behandlungskontext einzustellen, nicht aber, ältere Befunde einzuscannen und in die Akte hochzuladen. Dies kann jedoch auf Wunsch der Patientin oder des Patienten als zusätzlicher Service angeboten werden - eine gesonderte Vergütung ist hierfür jedoch nicht vorgesehen. Versicherte haben jedoch einen Anspruch darauf, dass ältere Dokumente von der jeweiligen Krankenkasse digitalisiert und in die Patientenakte hochgeladen werden.

Der Inhalt von Dokumenten kann nicht nachträglich geändert werden. Es ist jedoch möglich, das gesamte Dokument in einer aktualisierten Version hochzuladen und ggf. ein fehlerhaftes Dokument nach Rücksprache mit dem Patienten oder der Patientin zu löschen.

Derzeit noch nicht, ein mobiler Zugang ist jedoch für eine der nächsten Ausbaustufen geplant.

Nein, Krankenkassen können die ePA nicht einsehen – auch nicht für ihre eigenen Versicherten.

Auf Wunsch können Patientinnen und Patienten mit ihrer Krankenkasse Kontakt aufnehmen, um die Daten der bisherigen ePA in die ePA der neuen Krankenkasse übertragen zu lassen.