„Die Zieglerschen“ - TI-First-Mover in der Pflege

Der folgende Bericht beleuchtet den bemerkenswerten Weg der „Zieglerschen“, ein diakonisches Unternehmen mit Hauptsitz im oberschwäbischen Wilhelmsdorf, zu einer der ersten sozialen Einrichtungen in der Telematikinfrastruktur (TI). Mit Kristin Theer, Unternehmensentwicklung und TI-Projektleitung, werfen wir einen Blick auf Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Meilensteine dieses strategischen Zukunftsprojekts. Erfahren Sie, wie wichtig ein ganzheitlicher Ansatz ist, um technische und organisatorische Veränderungen in Einklang zu bringen. 

Die Telematikinfrastruktur – zu wichtig, um sie auf „die lange Bank“ zu schieben

Als Kristin Theer 2022 zu den Zieglerschen kam, stand das Thema Telematikinfrastruktur bereits auf der Agenda des Sozialunternehmens. „Der Impuls kam von unserer IT-Leitung, die über ein breites Netzwerk verfügt und das Thema über diverse Kanäle als relevant und zukunftsweisend wahrgenommen hatte“, berichtet Kristin Theer. Daraus resultierend startete der Funktionsbereich Unternehmensentwicklung zeitnah eine erste Evaluierung. Neben der gesetzlichen Anschlusspflicht für ambulante Pflegedienste kristallisierte sich schnell eine Relevanz für die Eingliederungs- und die die Suchthilfe heraus, flankiert durch zu erwartende positive prozessuale und ressourcenschonende Effekte. „Uns geht es immer darum, den Kolleginnen und Kollegen vor Ort in den Einrichtungen mehr Raum für eine gute Versorgung zu geben“, erläutert Kristin Theer. Damit avancierte die TI-Anbindung für den Geschäftsbereich Altenhilfe mit insgesamt 32 ambulanten und stationären Einrichtungen in Baden-Württemberg zu einem gesetzten, fristgerecht umzusetzenden, Projekt. 

Perfekte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

„Wir mussten zunächst einmal von Grund auf begreifen, was die Telematikinfrastruktur eigentlich ist und was sie für uns bedeutet“, erinnert sich die Projektleiterin. Die Anforderungen an die Technik, wie der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) und die SMC-B Karte, Konnektor und Kartenlesegeräte waren noch Neuland. Es gab keine Anleitungen, wie sie heute existieren, hier war viel Eigeninitiative gefragt, „und es hat eine Weile gedauert, bis wir die TI in all ihren Facetten verstanden haben“, erklärt die Expertin für TI. Das Gelingen der TI-Anbindung lag auch in der Fähigkeit, an dieses Projekt und dessen Bedeutung zu glauben. Gerade vor dem Hintergrund, dass die TI-Förderung in der Pflege damals noch nicht beschlossene Sache war. „Essenziell für eine erfolgreiche TI-Einführung ist, das Prozedere für die Erlangung der Anschlussvoraussetzungen zu verstehen. Ich empfehle jedem, sich bewusst zu machen, was man braucht, und wie man sicherstellt, dass diese Anschlussvoraussetzungen jederzeit aktuell sind“, unterstreicht Kristin Theer. Denn die Zertifikate des eHBA und der SMC-B laufen (Stand heute) nach fünf Jahren ab. Es galt also, einen geeigneten Prozess mit einer zentralen Kommunikationsadresse und entsprechenden Erinnerungsfunktionen zu etablieren. Aufgrund der dezentralen Struktur stand die Standardisierung der notwendigen Anpassungen/ Prozesse im Fokus, um das Thema so schlank und personenunabhängig wie möglich in die Breite zu bringen. 

Der Rollout verläuft nach Plan

Nachdem die theoretischen Grundlagen gelegt waren, begann Anfang 2024 der Rollout. „Wir haben eine systematische Vorbereitung hinter uns. Jetzt stehen wir im Austausch mit den Einrichtungen - um die Anforderungen in Schulungen zu vermitteln“, so die Projektleiterin. Besonders wichtig dabei ist es, die Pflegefachkräfte mitzunehmen und sie schrittweise an die neuen Prozesse heranzuführen. Mit der Implementierung der Technik und der Bestellung der sogenannten Smart-Cards konnte ein wichtiger Meilenstein des Projektes abgeschlossen werden. Vor allem der eHBA, der personengebunden ist und ein aufwendiges, weil sehr gesichertes, Verfahren bedingt, benötigte einige organisatorische Runden. Letztlich musste auch die Frage geklärt werden, ob die Einrichtung die Kosten der eHBA der einzelnen Fachkräfte übernimmt - die Zieglerschen haben sich bewusst dafür entschieden. Jetzt ist der Vorgang „Erwerb eines eHBA in einem Prozess beschrieben und die Umsetzung ein Leichtes. „Das läuft inzwischen durch, ist aber dennoch zeitintensiv. Allein für den Erstantrag beim eGBR kommen schnell 30 Minuten zusammen, und das ist nur ein Schritt von vielen“, erklärt Kristin Theer.

Der Strukturaufbau von KIM (Kommunikation im Medizinwesen) gestaltete sich zunächst herausfordernd. Die Entscheidungen zum Aufbau der KIM-Mailadresse und die benötigte Anzahl an KIM-Mailadressen wurden intensiv diskutiert dann bewusst getroffen und konsequent durchgeführt. Mit Blick auf die verschiedenen Geschäftsfelder der Zieglerschen ist die Verwendung der Premium-Domain, ergänzend zu den eigenen Bezeichnungen, eine gute Investition. Darüber hinaus funktioniert KIM wie ein gängiges Mailpostfach, das zukünftig viel Potential für schnellere und transparentere Versorgungsprozesse verspricht. Ein neuralgischer und mittelfristig erfolgsentscheidender Faktor ist das erforderliche Umdenken in der Kommunikation mit den externen Partnern, sprich Arztpraxen und Apotheken. „Da erwarten wir uns im kommenden Jahr v.a. mit der Einführung der „ePA für alle“ einen positiven Schub.“

Erste Erfolge und positive Rückmeldungen

Ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche TI-Einführung bei den Zieglerschen war die Wahl des richtigen Anbieters. Nach Schwierigkeiten mit einem anderen Dienstleister entschied sich die Organisation für CGM. Dafür war neben dem ganzheitlichen Lösungs- und Beratungsangebot die Marktexpertise als erfahrener und versierter TI-Anbieter ausschlaggebend. „Die Beratung war von Anfang an objektiv, kompetent und hatte auch den nötigen Pflegebezug. Wir hatten das Gefühl, gut aufgehoben zu sein“, lobt Kristin Theer. Man merkt, dass CGM am Puls der gematik, Verbände und Politik ist und mögliche Zukunftsszenarien vorausschauend im Blick hat.

Die ersten Rückmeldungen aus den Pilotprojekten sind vielversprechend. „Die Kolleginnen und Kollegen sind nach anfänglicher Skepsis von KIM positiv überrascht. Sie erleben die Umstellung auf KIM als Zeitersparnis und Vereinfachung von Prozessen “, berichtet die Expertin für TI. 

Ein Blick in die Zukunft

Die Zieglerschen sind auf einem guten Weg, ihre Einrichtungen seit Anfang 2025 vollständig an die TI anzuschließen. „Wir hoffen, dass unsere Mitarbeiter vor Ort dadurch mehr Zeit für die eigentliche pflegerische Arbeit gewinnen und weniger durch Bürokratie belastet werden“, sagt Kristin Theer. Die TI soll zudem langfristig zu mehr Sicherheit und einer besseren Versorgung der Klienten führen. „Vermutlich wird es in einigen Jahren eine Selbstverständlichkeit sein, mit der TI zu arbeiten,“ resümiert sie. Dabei ist die „ePA für alle“ ab 2025 eine große Chance. Das A und O ist, dass es gelingt, die Ärzte und Apotheken einzubinden. 

Mut, Entscheidungen zu treffen

Die Einführung der Telematikinfrastruktur bei den Zieglerschen ist ein beeindruckendes Beispiel für die digitale Transformation in der Pflege. Dank der Weitsicht des Unternehmens und des Engagements der Projektgruppe rund um Kristin Theer konnte die Organisation nicht nur die technischen Hürden meistern, sondern auch organisatorisch und personell die Weichen für die Zukunft stellen. Die Zieglerschen zeigen, wie durch strategische Planung, Mut und Entschlossenheit eine bessere, digitalisierte Versorgung in Pflegeeinrichtungen realisiert werden kann, so die Wertung der CGM.

Besonders hervorzuheben ist, dass mit den Zieglerschen die CGM ein Partner auf Augenhöhe vorgefunden hat, der fähig war neue Themen zu adaptieren, wie z. B. die Anbindung von KIM an den eigenen Virenscanner in der Produktivumgebung und sich aktiv mit den Erfahrungen in die CGM TI-Sprechstunde einbringt.