Das große Suchen: Wie Praxen von einem digitalen Dokumentenarchiv profitieren

Täglich werden in Deutschlands Arztpraxen Informationen gesucht. Laut einer Studie von Vanson Bourne aus dem Jahr 2007 verbringen Mitarbeiter:innen mindestens eine Stunde am Tag, um an wichtige Informationen zu gelangen. Das ist bereits 14 Jahre her, doch viel hat sich seither in Deutschland nicht getan. Viele Praxen verlieren auch heute noch wertvolle Zeit, aufgrund von fehlendem Dokumentenmanagement. Gerade Arztpraxen sind auf einen reibungslosen Austausch von Informationen angewiesen. Ein digitales Dokumentenarchiv kann dabei helfen Patientenakten, Befunde, Rechnungen und Belege geordnet abzulegen und bei Bedarf schnell auf diese Daten zuzugreifen.

Im Praxisalltag ist es wichtig, dass Informationen nicht verloren gehen – zum Wohle der Patient:innen. Faxe, Überweisungen oder Arztbriefe verschwinden schnell in den Untiefen dicker Leitzordner oder in Papierstapeln. Das Wiederfinden stellt eine echte Herausforderung dar. Ein digitales Dokumentenarchiv hilft dabei Informationen 10-mal schneller zu finden und gleichzeitig die Nerven des Praxisteams zu schonen. Statt eine Karteikarte händisch zu suchen, das Dokument herauszulegen und in den Behandlungsraum zu bringen, erscheint die gewünschte Information mit einem Klick am gewünschten Endgerät. Mit dieser Zeitersparnis können sich Arzt und Personal ganz den Bedürfnissen der Patient:innen widmen.

Die Einführung eines digitalen Archivs geht in der Regel schnell und einfach und ist nur mit wenig Aufwand für das Praxisteam verbunden. Je nach Produktausprägung und Konfiguration durch den Servicepartner, werden im Praxisverwaltungssystem sogenannte Shortcuts, also Schnellstartfunktionen eingerichtet, die eine Bedienung einfach und unkompliziert machen.

Statt mit Papier und Kladde können Dokumente nun dort abgelegt werden, wo sie entstehen. Dieses „frühe Archivieren“ schafft einen immensen Zeitvorteil und integriert die Ablage in die täglichen Prozesse der Praxis. Eine große Hilfe sind dabei moderne Dokumentenscanner, die in einem Arbeitsschritt beidseitig scannen können. Im Praxisverwaltungssystem kann das gescannte Dokument direkt mit der Karteikarte verknüpft werden, was zu einer vollständigen Patientendokumentation beiträgt.

So bleibt nichts liegen, es bilden sich keine Dokumentenstaple und die Arbeitsabläufe werden insgesamt stressfreier. Auch Belege können sofort archiviert werden, sodass der Patient die Originale gleich wieder mitnehmen kann. Ein Vorschaubild in der Karteikarte des Praxisverwaltungssystems zeigt an, um welches Dokument es sich handelt. Wenn etwas auf Anhieb nicht gefunden wird, hilft eine Volltextsuche, die das Objekt anhand eines Schlagwortes, eines Geldbetrags oder einer Lieferscheinnummer blitzschnell ausfindig macht.

Ein großes Plus: Vieles passiert automatisch im Hintergrund, wie z.B. das Archivieren aller gedruckten Belege. Bei der Auswahl des passenden Ablagesystems sollten Praxisinhaberinnen und Inhaber auf eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Arbeitsweise achten. Ein Testat von dritter Stelle kann dies überprüfen und eine hohe Beweiskraft der so abgelegten Dokumente gewährleisten.

Das CGM PRAXISARCHIV ist besonders im Praxisteam beliebt. Dank der kurzen Einarbeitungszeit und vielen automatischen Prozessen, fällt es leicht den Überblick in der Praxis zu behalten.

Besonders das schnelle Auffinden und Anzeigen wichtiger Patientenunterlagen entlasten das Team und sorgt für ein entspanntes Arbeiten. Werden Dokumente eines bestimmten Zeitraums benötigt oder eines bestimmten Rechnungsbetrags gesucht, unterstützen die umfangreichen Suchfunktionen mit blitzschnellen Ergebnissen. Das CGM PRAXISARCHIV wird jährlich auditiert und erfüllt alle aktuellen Prüfungskriterien für Dokument-Lösungen laut dem Anforderungskatalog des TÜV Rheinland.