Zukunftsapotheke: Softwarewechsel leicht gemacht

Mit der richtigen Software können Apotheken ihre Effizienz steigern, Kosten senken und eine gute Gesundheitsversorgung gewährleisten. Ein System-Wechsel ist oft angebracht – und einfach.

Bei zunehmender Digitalisierung und der steigenden Zahl zu bewältigender Aufgaben ist die Software heute das Herzstück der,  Apotheke. Um den bestehenden und zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden, die täglichen Arbeitsprozesse zu optimieren und das Apotheken-Management effizient zu gestalten, sind spezialisierte Software-Lösungen für Vor-Ort-Apotheken unentbehrlich. Doch welches IT-Haus bietet die Software, die zum individuellen Bedarf passt? Welche Kriterien sind zu beachten, wenn darüber nachgedacht wird, sich für einen neuen Software-Partner zu entscheiden? Gibt es ein Rundum-Sorglos-Paket? Denn natürlich ist das Thema Software-Wechsel im laufenden Betrieb auch mit Sorgen verbunden. Wird alles reibungslos klappen und das Team schnell mit dem neuen System arbeiten können. Einer, der das erfolgreich umgesetzt hat, ist Apotheker Adrien Nangoum. Er ist sukzessive Inhaber von vier Apotheken in Baden-Württemberg geworden. Jede Apotheke arbeitete mit einer anderen Software. Adrien Nangoum hatte damit die Möglichkeit, sich intensiv mit den Vor- und Nachteilen der jeweiligen IT auseinanderzusetzen. Letztendlich hat er alle Apotheken auf WINAPO®ux von CGM LAUER umgestellt. Seine Eindrücke und Entscheidungskriterien schildert er im Gespräch.

Herr Nangoum, welche Erfahrungen haben Sie im Bereich der Apotheken-Software gemacht?

A. Nangoum:     In kurzem zeitlichen Abstand habe ich je eine Apotheke in Albstadt und Meßkirch sowie zwei in Hechingen erworben. Da überall ein anderes Warenwirtschaftssystem lief, war ich gefordert, mich mit jedem System zu beschäftigen. Vertreten waren die Programme der großen Anbieter Pharmatechnik, ADG, Noventi und CGM LAUER. Somit konnte ich unmittelbar vergleichen. Bei zwei Systemen habe ich mich regelrecht schwergetan, die Menüführung zu verstehen und das Handling nachzuvollziehen. Ich habe mehr als zwei Wochen gebraucht, um einigermaßen klarzukommen. Für mich hat nur eine Software das erfüllt, was ich an erster Stelle erwarte: eine übersichtliche, selbsterklärende Menüstruktur, in der ich mich intuitiv zurechtfinde. Mit dem CGM LAUER-Programm WINAPO ux konnte ich nach wenigen Stunden sicher umgehen, was sich gut angefühlt hat. Das E-Rezept war zu diesem Zeitpunkt ein richtig gutes Beispiel. Das lief bei CGM viel einfacher als bei anderen.

Welche Anforderungen stellen Sie grundsätzlich an eine zeitgemäße Apotheken-Software?

A. Nangoum:     Vier Kriterien sind für mich entscheidend: Erstens müssen die integrierten Funktionsbausteine der Software auf die Bedürfnisse des typischen Apothekenalltags abgestimmt sein. Zweitens muss die Oberfläche übersichtlich und logisch aufgebaut sein. Ich habe schon gesagt, dass ich nicht lange nachdenken oder suchen möchte, wenn ich eine Funktion aktivieren will. Das System muss mich intuitiv leiten. Drittens möchte ich Informationen und Auswertungen zur Warenhaltung und wichtigen betriebswirtschaftlichen Kenn- und Verlaufszahlen jederzeit auf einen Klick erhalten, damit ich den Überblick habe. Viertens brauche ich einen IT-Partner, der sein Programm immer wieder vorausschauend anpasst und sich heute schon auf die Rahmenbedingungen von morgen vorbereitet. Wenn beispielsweise E-Rezept, E-Rechnung oder ePA kommen, muss die funktionale Schnittstelle rechtzeitig integriert sein. On top erwarte ich, dass ich nur sehr selten den Kundenservice benötige. Es muss laufen, es muss uns die Arbeit massiv erleichtern, es muss uns freudig arbeiten lassen und uns die Möglichkeit geben, Kunden umfänglich zu beraten. Denn das ist ein wesentlicher Vorteil, den wir als stationäre Apotheken haben. Ich habe schon gesagt, dass ich mich auf Basis dieser Kriterien für den Wechsel zu CGM LAUER entschieden haben. Und ich habe erlebt, wie schnell alte und neue Mitarbeitende sich mit diesem System anfreunden. Tatsächlich ist der geringe Einarbeitungsaufwand ein echter Zeitgewinn.

Nachdem Sie alle für die stationäre Apotheke relevanten Software-Systeme kennen: Was sind Ihre wichtigsten Learnings und Tipps?

A. Nangoum:        Man merkt schnell, wer sein Programm weiterentwickelt und wo Stagnation herrscht. Wenn bei einem Anbieter der Blick nicht in die Zukunft gerichtet ist, macht das für mich keinen Sinn. Auch wird von den Anbietern unterschiedlich bewertet, was marktgerecht ist. Mal steht das Pharmazeutische, mal# das Kaufmännische im Vordergrund; das muss man dann für sich selbst abwägen. Auch sollte man sich sehr genau überlegen, was in der Apotheke gebraucht wird und an welcher Stelle eine Prozessoptimierung gewünscht ist. Ein Beispiel: Wenn ich viele Menschen aus einem anderen Sprachraum als Kunden habe, macht eine sprachgestützte Übersetzungs-KI Sinn. Wenn ich viele Kunden im ländlichen Raum habe – so ist es beispielsweise bei meiner Apotheke in Meßberg –, ist die modulare Vernetzung der Warenwirtschaft mit dem Botendienst besonders sinnvoll. Ich habe gelernt, mir im Vorfeld klarzumachen, was die Must-haves sind, bevor ich in Kontakt mit den IT-Anbietern trete. Auch empfehle ich, das Team, also die Approbierten, PTA und PKA, in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Wir haben eine Art Wunschliste erstellt. Und eines muss klar sein: Eine passende Software muss weit mehr Ertrag schaffen als sie kostet. Mein persönlicher Tipp: Nicht nur an das Jetzt denken, sondern sich die zukünftigen Herausforderungen bewusst machen. Ich brauche einen IT-Partner, der in Zukunftsapotheke denkt. Für mich ist das  CGM LAUER.

Sie haben sich nach reiflicher Prüfung für die Partnerschaft mit CGM LAUER entschieden. Was war dafür ausschlaggebend?

A. Nangoum:     Kurz zusammengefasst lässt sich das so sagen: Nur ein Anbieter konnte alle Gelüste befriedigen. Da bin ich mir mit meinen Teams einig. CGM LAUER vereint aus meiner Sicht zwei wichtige Expertisen: die innovationsstrebende IT-Expertise der CGM Group und das ausgewiesene Fachwissen von CGM LAUER.  CGM LAUER kennt Apotheke von Grund auf, hat alle Veränderungen begleitet und schon immer innovative Lösungen geboten. Niemand hat so eine allumfassende Datenbank wie die LAUER-TAXE. CGM bietet mir abgesehen von dem Basisprogramm WINAPO ux, über das ich bereits viel gesagt habe, zahlreiche sinnvolle, kluge Module, die ich einzeln anbinden kann. Fantastisch ist so etwas wie CGM GENIUS SUITE, womit wir unsere eigene Apothekenwerbung gestalten können. Oder die aktuellen Schnittstellen zur ePA, der E-Rechnung oder zu DATEV. Das Programm hilft uns auch bei der Umsetzung der Pharmazeutischen Dienstleistungen und macht diesen Bereich lukrativ. Es sind die modularen Möglichkeiten und der simple Workflow, die ganz eindeutig für CGM LAUER gesprochen haben. In der täglichen Arbeit beweist sich das.

Mich hat auch überzeugt, was das Unternehmen für unsere Zukunft plant. Bei der letzten Expopharm wurde die cloudbasierte Software CGM STELLA vorgestellt. Ich habe mich schon auf die Interessentenliste setzen lassen. Das wird ein Quantensprung, und wir werden endlich unsere Server und den Versicherungsaufwand los. Ob das nun jede Apotheke nutzen mag oder nicht: Mir zeigt das die Vorausdenke und IT-Stärke von CGM LAUER. Das passt, denn auch ich denke und plane langfristig.

Sie haben sich also glücklich gewechselt. Wie hat der System-Wechsel in den Apotheken stattgefunden? Erzählen Sie bitte etwas zum Ablauf.

A. Nangoum:     Unspektakulär einfach. Für uns war das wenig Arbeit; für CGM LAUER sicher mehr. Nachdem ich den Vertrag unterschrieben habe, ist alles stringent abgelaufen. CGM LAUER hat im Vorfeld unsere Datenpools gesichert und vorbereitet. Wir – also alle Teams – haben vorab Schulungen auf das neue System und die Zusatzmodule erhalten. Der Tag des Software-Onboardings startete um 6:30 Uhr. Ich würde sagen, zwei Stunden später lief alles, der Datenzugriff funktionierte reibungslos. Das Unternehmen hat uns für den Tag des Software-Wechsels einen Service zur Seite gestellt, der in der Anfangsphase behilflich und auch in der Folgezeit ansprechbar war. Ich möchte allen die Angst vor einem Wechsel der Apotheken-Software nehmen. Rein technisch läuft das aus meiner Sicht vollkommen problemlos. Wie lange es dauert, bis sich das Team auf eine neue Software eingestellt hat, liegt ganz sicher am System. Das CGM LAUER-System ist super einfach; bei uns konnte das jeder ruckzuck.

Haben Sie einen Abschlusssatz, eine Quintessenz?

A. Nangoum:     Ich möchte mit meinen Teams in den Apotheken für die Kunden da sein und benötige im Hintergrund das IT-Knowhow eines Spezialisten, damit ich mich um Kunden und nicht um Softwarethemen kümmern muss. Mein Software-Partner muss verlässlich sein, sein Programm selbsterklärend und multifunktional, so dass ich pro Apotheke bedarfsgerecht über einzelne Module entscheiden kann. Die Software muss mich in allen Belangen unterstützen und messbaren Mehrwert bieten. Ich habe mich getraut, zu wechseln. Mit CGM LAUER fühle ich mich gut aufgestellt und blicke optimistisch in die Zukunft meiner Apotheken.

Vielen Dank für dieses interessante Gespräch.