Digitalisierung „next generation“ mit CGM MEDICO beim DIAKO Krankenhaus Flensburg

Eine Neustrukturierung der klinischen Prozesse mittels Digitalisierung – so lautet ein zentrales strategisches Ziel der DIAKO Krankenhaus gGmbH Geschäftsführung. Dies ist zugleich Grundvoraussetzung für eine zeitgemäße Arbeitsweise im geplanten Neubau des Klinikverbunds. Mit der Einführung moderner, zukunftsorientierter Arbeitsprozesse und Werkzeuge soll eine verbesserte Versorgungsqualität mit höherer Effizienz und Wirtschaftlichkeit einhergehen.

Mit dem 2019 gestarteten Reorganisierungsprojekt werden IT und Medizintechnik des DIAKO Krankenhauses Flensburg von Grund auf neu und zukunftsorientiert ausgerichtet und erweitert. IT und Softwareunterstützung ist für die Klinik kein Neuland, im Gegenteil: Das Krankenhausinformationssystem CGM MEDICO und andere IT-Lösungen sind dort bereits seit längerem erfolgreich im Einsatz. Neu ist eine ganzheitliche „echte“ Digitalisierungsstrategie, die sich konsequent an den klinischen Prozessen und Erfordernissen orientiert.

Zur Umsetzung dieses Paradigmenwechsels wurde der erfahrene Organisationsentwickler Jens-Peter Cropp nach Flensburg geholt. Kernaufgabe von ihm und seinem Team: eine neue Denkweise bei den Mitarbeitern zu etablieren – weg vom abteilungszentrierten Denken, hin zu übergreifenden Prozessen.

„Digitalisierung sollte dazu beitragen, den bestmöglichen Behandlungsprozess zu unterstützen und zwar interdisziplinär und interprofessionell. Dazu muss ein Krankenhaus einen durchgängigen Informationsfluss für alle an der Behandlung Beteiligten schaffen. Zu lange orientierten sich IT-Systeme an Abrechnungserfordernissen und nicht an den medizinischen Prozessen. Digitale Transformation im Krankenhaus“, so führt Jens-Peter Cropp aus, „ist eigentlich kein Projekt, sondern ein PDCA-Zyklus, in dem die Medizin und der Behandlungserfolg den Takt vorgeben.“

Im Zuge des Projekts gilt es also längst nicht nur, neue Software und Medizintechnik einzuführen, sondern auch tradierte Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und neu zu justieren. „Dazu braucht es Veränderungsbereitschaft, Mut und hochmotivierte Mitarbeiter, die die Digitalisierung als Chance begreifen, ihre Arbeitsabläufe weiter zu entwickeln“, so Jens-Peter Cropp.

Das auf vier Jahre ausgelegte Projekt wird von einem interdisziplinären multiprofessionellen Team gesteuert und umgesetzt. Getragen wird es durch ein Entscheidergremium, das sich überwiegend aus Ärzten und Pflegepersonal zusammensetzt. „Wir möchten Mitarbeiter aus den Kliniken aktiv in die Umsetzung einbeziehen. Nur so kommen wir zu Lösungen, die im klinischen Alltag Akzeptanz finden“, ist Oliver Lohn, IT-Leiter, überzeugt.

Als Mitglied dieser Arbeitsgruppe sieht auch Dr. med. Gunnar Rau, Leitender Oberarzt der Kinderklinik, die Vorteile der Digitalisierung: „Diese liegen vor allem in der Patienten- und Mitarbeitersicherheit, die durch die durchgehende Dokumentation gesteigert wird. Ein weiteres Plus ist die Vermeidung von Redundanzen.“ Seien es Diagnosen oder Anamnesestichwörter auf dem Deckblatt von analogen Fieberkurven, Medikationsinformationen, Hinweise zu Allergien oder Informationen für die Entlassbriefschreibung – jede Klinik hat redundante Komponenten.

„Davon müssen wir wegkommen. Wir brauchen eine Kongruenz der Daten. Denn als Mediziner möchten wir den Patienten sehen und möglichst schnell erfassen, was wir für ihn tun können. Bisher haben wir uns damit in der Papierwelt schwer getan. Dies gilt es nun aufzubrechen und in der digitalen Welt zu vereinfachen.“

Die Projekbeteiligten haben sich nach reiflicher Überlegung dazu entschieden, die digitale Reise mit der Medikation zu beginnen. Eine Entscheidung, die sich als „goldrichtig“ erwiesen hat: „Der Vorteil, der mir als erstes einfällt, ist die Lesbarkeit der angeordneten Medikation. Das ist wirklich enorm wichtig“, so Dr. med. Anne Schenzer, Oberärztin der Inneren Medizin an der DIAKO. „Aber natürlich sind auch entscheidungsunterstützende Funktionen wie Wechselwirkungs- und Kontraindikationscheck oder der unmittelbare Zugriff auf Fachinformationen sowie die Teilbarkeitshinweise ein echter Mehrwert.“

Dies alles führt zu mehr Patientensicherheit, denn die Informationen sind für das medizinische Personal direkt bei der Anordnung einsehbar. Die Patienten profitieren aber auch noch in anderer Hinsicht von der eMedikation. Die durchgängige Verfügbarkeit der Medikationslösung in CGM MEDICO über den gesamten klinischen Prozess hinweg ermöglicht es auch, die Entlassmedikation automatisiert in den Arztbrief zu übernehmen. Das Übertragen der Medikation als typische Fehlerquelle im Klinikalltag ist weggefallen. Dazu kommen noch andere Vorteile. „Ich bin wirklich ein großer Fan davon“, lautet das Fazit von Dr. Schenzer.

Auch Jens-Peter Cropps erste Bilanz in Sachen eMedikation ist positiv: „Medikationsfehler gehören erwiesenermaßen zu den häufigsten Fehlerquellen im Klinikalltag. Die digitale Medikationsanordnung hat uns einerseits unsere Schwächen vor Augen geführt, aber gleichzeitig auch geholfen, mittels der integrierten Verordnungsunterstützung zu einer höheren Arzneimitteltherapiesicherheit zum Wohle unserer Patienten zu gelangen.

Wir haben deutliche Fortschritte gemacht. Wir sind natürlich nicht fertig, aber diejenigen, die mit der eMedikation arbeiten, machen die Erfahrung, dass selbst komplexe klinische Prozesse digital abgebildet werden können. Das schafft Vertrauen und gibt uns die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein. Dies merken wir vor allem daran, dass die Nachfrage nach Digitalisierung seither in allen Kliniken und Stationen deutlich zugenommen hat.“

Der Fokus des gesamten Digitalisierungsprojekts liegt auf der durchgängigen Verfügbarkeit einmal erhobener Informationen. Erster Anlaufpunkt für alle Notfälle aus Flensburg und Umgebung ist die Zentrale Notaufnahme in der DIAKO. Hier setzen alle weiteren Prozesse ein. Der ideale Ansatzpunkt also für die angestrebte Prozesserneuerung. Im Mai 2020 startete die Einführung von epias ED, der Fachlösung für Notfallambulanzen unter CGM MEDICO. Die bislang eingesetzte selbstentwickelte Lösung war höchst beliebt, weil sie sehr stark auf die Belange einzelner Fachrichtungen ausgerichtet war. Aber sie verhielt sich gegenüber dem Rest des Krankenhauses „autistisch“, weil die ZNA-Daten nicht im KIS genutzt werden konnten und im Rahmen der stationären Aufnahme neu erfasst werden mussten.

Heute können die Daten aus der Anamnese und dem Aufnahmebefund auf Station in CGM MEDICO durchgängig bis zur Erstellung des Entlassungsberichts genutzt werden. Im nächsten Schritt sollen die Funktionen der Notaufnahme dann direkt aus CGM MEDICO heraus genutzt werden. Allergien, Vitalwerte oder Notfalldaten des Patienten werden dann den nachfolgenden Behandlern im OP, im Herzkatheder-Labor (HKL), anderen Leistungsstellen sowie auf der Station in Echtzeit zur Verfügung gestellt. Damit wird eine große Lücke in der digitalen Abbildung eines durchgängigen Behandlungsprozesses geschlossen.

„Der Erfolg der Digitalisierung hängt entscheidend davon ab“, so Frederike Hohmann, Pflegedirektorin an der DIAKO, „ob es uns gelingt, die klinischen Anwender abzuholen und mitzunehmen.“ Das Erfolgsrezept an der DIAKO hierfür heißt Schulungen. Das klinische Personal wird nicht nur mit der Einstellung oder der Einführung eines neuen Moduls in den klinischen Alltag „entlassen“, sondern vielmehr am Arbeitsplatz aktiv unterstützt und begleitet. 

„Ein Garant für den Erfolg dieses Projekts sind unsere beiden Trainer. Ohne sie wären wir nicht da, wo wir jetzt nach knapp eineinhalb Jahren stehen. Nämlich bei einem echten Verständnis an der Basis, was Digitalisierung möglich macht“, so Hohmann weiter. Das ist entscheidend für die Akzeptanz beim klinischen Personal. Denn erst im Alltag am PC kommen die fachlichen Fragen und tauchen die konkreten Probleme auf, die gelöst werden müssen.

Und genau da ist es für die Verantwortlichen an der DIAKO wichtig, Support zu leisten. „Man kann uns jederzeit anrufen und wir klären das dann direkt vor Ort“, so Frank Oetzmann, einer der beiden „Anwenderversteher“. „Auch für uns ist das ganz wichtig, denn auf diesem Wege bekommen wir den erforderlichen Optimierungsinput, den wir an das KIS-Team bzw. die CGM-Fachleute weitergeben können. So entsteht ein Wissenstransfer, der uns alle voranbringt. Aus meiner Sicht kann ein solches Projekt nur so funktionieren. Der Support vor Ort ist maßgeblich für den nachhaltigen Erfolg.“

Nach etwas mehr als einem Jahr wurde trotz Corona-Pandemie schon viel erreicht: Digitale Medikation, die Anbindung der Notaufnahme, Mobile Visite und Digitale Fieberkurve, einheitliche digitale ärztliche Anamnese, fachspezifische ärztliche Anamnesen, einheitlicher stationärer Entlassungsbericht für alle Kliniken, Arztbriefsynthese, neues OP-Management, einheitlicher OP-Bericht für alle chirurgischen Kliniken – so die Bilanz von Cropp und Lohn. 

Damit die Anwender ihre prozessualen Anforderungen für den Klinikneubau in naher Zukunft definieren können, müssen sie heute ihre Prozesse optimieren, diese noch in der alten Bausubstanz üben und verbessern, um sie schließlich im neuen Gebäude unter besseren räumlichen Bedingungen mit dem erwarteten Mehrwert erfolgreich realisieren zu können.

„Letztlich werden wir das alles nur schaffen, wenn alle Beteiligten die Vision mittragen, aktiv mitarbeiten und wir einander nicht überfordern. Das gilt auch für unsere Zusammenarbeit mit CGM. Nur, wenn Kunde und Lieferant als ein Team agieren, werden wir das angestrebte Ziel erreichen“, führen beide aus und Dr. Rau ergänzt „Immer, wenn man etwas neu macht, wenn man Strukturen ändern will, muss man Prozesse überdenken. Dadurch kann man am Ende Dinge vereinfachen und beschleunigen.“ Diese positive Einstellung gegenüber Digitalisierung ist noch nicht bei allen Mitarbeitern gleichermaßen vorhanden. Oft gibt es Hemmungen, mit den neuen Programmen zu arbeiten oder es fehlt schlichtweg die Zeit, sich intensiv damit auseinanderzusetzen. „Man muss versuchen, die Motivationsbremse beim klinischen Personal in positive Energie umzuwandeln. Das ist aber nur mit sehr viel Engagement und Aufwand möglich“, so Dr. Rau weiter. 

An der DIAKO werden die Weichen weiter auf Richtung Zukunft gestellt. Im Fokus für 2021 und 2022 steht eine grundlegende Überarbeitung der Prozesse des Aufnahme- und Entlassungsmanagements, die schrittweise Einführung des Pflegeprozessmanagements sowie die Abbildung weiterer relevanter klinischer Prozesse.

Ingo Tüchsen, Geschäftsführer der DIAKO Krankenhaus gGmbH, hat hierfür ein klares Ziel für alle vorgegeben. „Wir haben einen stringenten Digitalisierungsplan, den wir unbeirrt und nachhaltig verfolgen werden, um unsere klinischen Prozesse mittels der Digitalisierung zu verbessern. Die Fördermittel aus dem KHZG-Fond geben uns die Möglichkeit, diese Entwicklung zu forcieren. Bis 2023 wollen wir die Papierwelt hinter uns lassen und im Klinikalltag vollständig digital arbeiten. Dann sind wir für die Zukunft gut aufgestellt.“

Im Flensburger DIAKO Krankenhaus werden pro Jahr über 80.000 Patienten ambulant und stationär versorgt. Über 400 Krankenhausbetten allein im DIAKO Krankenhaus und nochmal 160 Betten der DIAKO Nordfriesland sowie 116 Reha-Plätze stehen zur Verfügung.

Hinzu kommen rund 500 Pflegeheimplätze (DIAKO Soziale Einrichtungen), 300 Wohnungen mit Betreuungsangebot, fünf ambulante Pflegedienste und gut 200 Plätze in der Kindertagesstätte. 

Auch als Ausbildungsbetrieb nimmt die DIAKO für den Raum Flensburg und Umgebung eine wichtige Rolle ein: Rund 360 junge Menschen befinden sich in der Ausbildung zu einem pflegerischen, ärztlichen oder kaufmännischen Beruf.