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Im Klinikum Oldenburg ist das Krankenhausinformationssystems CGM MEDICO „Teil der DNA“. Seit vielen Jahren verfolgt Ralf Boldt, Geschäftsbereichsleiter IT, mit seinem Team eine klare Vision zur Digitalisierung: ein zentralisiertes System über das alle relevanten Informationen direkt abrufbar sind. Inzwischen ist die digitale Patientenakte mit CGM MEDICO im ganzen Haus ausgerollt. Und die Erfolge sind messbar.
Das Klinikum Oldenburg ist deutschlandweit auf Platz 1 innerhalb der Vergleichsgruppe bei der im Jahr 2021 vom Bundesministerium für Gesundheit durchgeführten Evaluation „DigitalRadar Krankenhaus“. Im Interview berichten Ralf Boldt und Marc Seifert, Sachgebietsleitung Anwendungs- & Anwenderbetreuung, von ihren Visionen, dem Status quo und den Erkenntnissen beim Rollout.
Boldt: Der bundesweite Durchschnitt lag bei ca. 33 Punkten, das Klinikum Oldenburg hat 56 Punkte erreicht. Damit sind wir unter den Top 13 in Deutschland. In unserer Vergleichsgruppe, bezogen auf die Bettenzahl, belegen wir sogar Platz 1. Inzwischen sind wir aber schon wieder ein paar Schritte weiter, z. B. beim Entlassmanagement. Und mit den KHZG-Fördermitteln werden wir auch die letzten offenen Flanken schließen. Das sind in unserem Fall Lösungen rund um den Patienten, also Patienten Portal und PDMS, sowie die Komplettierung des Kreislaufs rund um die Medikamentenunterstützung. Dann sind wir rundum digital.
CGM MEDICO ist das Herzstück des gesamten Systems.
Boldt: Ja, auf jeden Fall. Es ist vor allem der Ansatz, wie wir mit CGM MEDICO arbeiten. Wir haben es als zentrales System aufgebaut, heißt, die Anwender haben alle relevanten Informationen in CGM MEDICO verfügbar und müssen das System nicht wechseln. Und das ganz unabhängig davon, welche Rolle der Nutzer hat – vom Controlling über Management, Pflegepersonal bis hin zu den Medizinern, sie alle haben sämtliche Daten im direkten Zugriff. Und da wirklich alle Daten, Befunde oder auch Bilder abrufbar sind sieht man nicht nur das, was man gerade bearbeitet, sondern hat wirklich einen umfassenden Gesamtüberblick. Deswegen ist CGM MEDICO das Herzstück des gesamten Systems.
Seifert: Mit der Kinder- und Jugendpsychiatrie sind wir mit der letzten noch ausstehenden Station in Echtbetrieb gegangen. Von daher sind wir dort sowie in den Leistungsstellen schon durchgehend digital. Als nächstes steht nun die Digitalisierung der Ambulanzen an.
Boldt: Warum sollten wir uns dagegen entscheiden? CGM MEDICO ist das zentrale System und daher muss es auch die Kinderstation abbilden. Klar, es gibt spezielle Anforderungen bei Kindern, z. B. im Bereich Medikation oder Onkologie. Aber das Prinzip ist auch hier das gleiche: es gibt einen Patienten und eine digitale Akte und am Ende muss abgerechnet werden. Wir haben nie darüber nachgedacht, in diesem Bereich nicht CGM MEDICO zu nutzen.
Seifert: Das nicht, aber es gab einen guten Grund, die Kinderstation nach hinten zu stellen. Wichtige Komponenten, wie das Pflegeassessment ePA-KIDS z. B. sind noch nicht so lange verfügbar und auch für die integrierte Medikationslösung von ID PHARMA gab es noch Entwicklungsbedarf. Aber mittlerweile ist das alles verfügbar und damit ist auch der Bereich Kinderklinik optimal abgedeckt.
Mit der CGM MEDICO TOUCH wird der Prozess der Wunddokumentation effizienter und sicherer.
Seifert: Eigentlich war die Idee, die komplette mobile Patientenakte CGM MEDICO TOUCH auszurollen. Das wir die CGM MEDICO TOUCH Wundfotografie stand alone vorgezogen haben, war ein konkreter Wunsch der Pflegedienstleistung. Die selbstentwickelten Lösungen zur Dekubituserfassung liefen nicht stabil und auch der Einsatz von Digitalkameras war aufwendig und fehleranfällig.
Mit der CGM MEDICO TOUCH Wundfotografie werden Wundbilder im Patientenbezug erstellt und stehen direkt für die weitere Bearbeitung im Basissystem zur Verfügung. Der Prozess der Wunddokumentation wird damit effizienter und sicherer, der Zeitaufwand für eine Fotodokumentation sinkt erheblich im Vergleich zur Verwendung einer Digitalkamera. Außerdem fanden wir es natürlich gut, da es ein niedrigschwelliger Zugang mit geringem Schulungsbedarf im ersten Schritt bedeutete. Es gab auch direkt eine hohe Akzeptanz im Haus.
Boldt: Für uns gilt es nun, die Nutzung der mobilen Lösung auszuweiten bzw. zu intensivieren, damit auch darüber hinaus die Möglichkeiten von CGM MEDICO TOUCH genutzt werden. Schließlich kann es einen Visitenwagen ersetzen – und da haben wir auch auf Kostenseite ein wirklich unschlagbares Argument.
Boldt: Zum einen ist es so, dass die Philosophie im ganzen Haus mitgetragen wird. Der Vorstand ist unser Auftraggeber und in alle Entscheidungen und Überlegungen involviert. Der digitale Ausbau ist daher ein Thema, dass die gesamte Organisation durchdringt. Die Anwenderinnen und Anwender sind unsere Kunden. Und das meine ich genau so, wie ich es sage. Wir haben ITIL-Prozesse* implementiert, um sicherzustellen, dass der Kunde ein besseres Erlebnis hat und wir gleichzeitig den Fokus von unserem Masterplan sowie den Klinikvorgaben nicht verlieren. Und mit dem Team von Herrn Seifert haben wir ein perfektes Bindeglied zwischen der IT und der täglichen Arbeit auf Station.
Seifert: In meinem Team kommen alle ursprünglich aus der Pflege. Das hilft uns sehr, denn wir sprechen die gleiche Sprache wie die Anwenderinnen und Anwender und können ihre Anforderungen für die IT übersetzen. Das schafft gegenseitiges Verständnis und damit auch Vertrauen und Akzeptanz. Ein wichtiges Medium ist unser ePA-Telefon. Wer dort anruft, kommt direkt zu meinem Team. So können Fragen schnell und unkompliziert geklärt werden.
Seifert: Wir haben uns Schritt für Schritt vorangetastet und uns vor allem bei den Pilotprojekten auch schon im Vorfeld darauf eingestellt, dass Schwierigkeiten auftreten. Wir waren in solchen Fällen immer in engem und partnerschaftlichem Austausch mit CGM. Es gab viele Erkenntnisse, die wir dann aber auch gleich für die neue Station mitnehmen konnten.
Boldt: Für jeden Roll-out gab es klare Ablaufstrukturen. Der erste Schritt war die Prozess-Analyse und -Definition. Das ist kein IT-Thema, das hat in unserem Fall die Betriebsorganisation übernommen und geprüft, ob sich z. B. Versorgungs- und Aufnahmeprozesse der Station digital abbilden lassen. Im zweiten Schritt haben wir dann die technischen Faktoren wie WLAN-Verfügbarkeit, Status der Clients oder auch Arbeitsstationen angeschaut. Nachdem die Voraussetzungen geschaffen waren, gab es eine zweiwöchige Schulungsphase und im Anschluss noch eine Echtzeitbetreuung der Anwenderinnen und Anwender.
Seifert: Und dabei sind wir von Station zu Station immer besser geworden. Bei der ersten Pilotierung hatten wir über 14 Tage eine 24/7-Betreuung mit Nachtdienst. Auf unseren letzten Stationen waren es dann nur noch 2,5 Tage mit Zeiten von 8-16 Uhr. Natürlich war immer jemand telefonisch erreichbar, aber der Bedarf war so niedrig, das hat wirklich ausgereicht. Anfangs haben wir diese lange und intensive Zeit aber wirklich gebraucht.
Boldt: Ein Faktor, der sich definitiv positiv auswirkt, sind Rotationen im Haus. Hat jemand schon mal mit der digitalen Patientenakte gearbeitet und kommt dann auf eine Station, in der sie nicht eingeführt ist, ist das im Roll-out natürlich eine große Unterstützung. Und viele waren ungeduldig – sie wollten ihre digitale Patientenakte endlich wieder haben.
Boldt: Wir hatten schon viele Herausforderungen und auch noch einige weitere Projekte vor uns. Aber für den Moment sind wir wirklich zufrieden. Dank der digitalen Patientenakte konnten wir viele Prozesse verschlanken und beschleunigen. Ein Beispiel ist die Dekubistuserfassung, die nun sehr viel effizienter verläuft und mögliche Fehler minimiert. Und auch unsere Anwenderinnen und Anwender sind zufrieden. Klar, gerade in der Umstellungsphase tut es schon mal weh. Aber wenn wir nach zwei Monaten nochmal fragen, ob sie wieder zurück zum Papier wollen, dann heißt es: „Um Himmels Willen, auf keinen Fall!“. Am Ende des Tages steht in jedem Fall ein klares Plus.
*Information Technology Infrastructure Library = Best-Practice-Framework für ein effektives IT-Service-Management.
Das Klinikum Oldenburg bietet eine breite medizinische vollstationäre, teilstationäre und ambulante Versorgung. Für einen reibungslosen Ablauf des Klinikalltags gehört eine starke und funktionierende Verwaltung. Mit derzeit 832 Planbetten, 26 Kliniken und Instituten, sowie mehreren Zentren ist das Klinikum Oldenburg das größte Akutkrankenhaus in der niedersächsischen Weser-Ems-Region.
Rund 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versorgen jährlich fast 150.000 Patientinnen und Patienten – vom Neugeborenen bis zum Hochbetagten – in Sprechstunden, ambulanten Behandlungen, teilstationären und stationären Eingriffen. Die medizinische Versorgung steht dabei selbstverständlich im Mittelpunkt. Es gibt aber auch eine Fülle von nicht-medizinischen Dienstleistungen, sowie viel Wissenswertes rund um das Klinikum.
