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Neben der organisatorischen und wirtschaftlichen Effizienzsteigerung in der Arztpraxis ist es eines unserer wichtigsten Anliegen, gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden optimale Lösungen für ein sicheres und dauerhaftes Dokumentenmanagement zu entwickeln.
Ein digitales Archiv ist in der Regel rasch und einfach eingeführt und mit wenig Aufwand für das Praxisteam verbunden. Praktische Funktionen zum Archivieren außerhalb der Karteikarte können helfen, die Dokumentation im Praxisalltag zu vereinfachen. So können alle Dokumente dort abgelegt werden, wo sie entstehen.
Anstatt große Dokumentenstapel zu bilden, lassen sich hierdurch die Vorgänge derart straffen, dass Dokumente im Arbeitsablauf direkt „wegarchiviert“ werden können. Dieses frühe Archivieren schafft einen immensen Zeitvorteil und integriert die Ablage in die täglichen Prozesse der Praxis.
Moderne Dokumentenscanner sind ebenfalls eine große Hilfe: Sie können in einem Arbeitsschritt ganze Stapel sogar beidseitig scannen. Die Verknüpfung des gescannten Dokuments mit der Karteikarte trägt zu einer vollständigen und lückenlosen Patientendokumentation bei.
Denn nicht nur das eigentliche Vorhalten der Dokumente, sondern auch die unmittelbare Archivierung und der zweifelsfreie Nachweis über die zeitlichen Archivierungsabläufe bringen die deutlichen Vorteile in der Beweiswerterhaltung. Denn die Dokumentation der Patientenunterlagen erfolgt nicht zum Selbstzweck. Eine wichtige Motivation für jedes Praxisteam sollte auch in der Erhaltung der Nachweise über die Behandlungsabläufe in der Praxis liegen. Denn nur so können mögliche Regressansprüche optimal abgewehrt werden. Hierbei hilft Ihnen CGM PRAXISARCHIV mit einer revisionssicheren Dokumentenverwaltung.
Reif für die Insel? Der Gedanke, Daten in Inseln zu speichern, mag verlockend erscheinen – aber dies birgt auch Gefahren. In Wirklichkeit kann dies nicht nur Zeit und Ressourcen verschwenden und die Zusammenarbeit erschweren, sondern es können sich sehr leicht Fehler in der Datenhaltung einschleichen, die bis zu einem Datenverlust führen können.
*WORM = write once read multiple times: Archivierungsprinzip auf höchstem Sicherheitsniveau. Archivierte Originaldokumente können jederzeit gelesen, aber nicht mehr geändert werden, Änderungen werden in zusätzlichen Dokumenten-Versionen archiviert.
Sorgen Sie durch die Einführung eines zentralen Archivsystems für mehr Dokumentensicherheit in Ihrer Praxis.
Aber nicht nur die Absicherung gegen Dokumentenverlust ist wichtig. Ausschlaggebend ist der Beweiswert der abgelegten Dokumente. Lässt sich nicht nachweisen, dass Dokumente in einem System beweissicher archiviert werden, sollte immer eine Kopie in einem Archiv mit der entsprechenden Eigenschaft gehalten werden. Auch die Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen können dadurch erleichtert werden.
