Die Vorteile eines digitalen Dokumentenarchivs nutzen

20. Juni 2023

Themen

Sicheres und dauerhaftes Dokumentenmanagement

Neben der organisatorischen und wirtschaftlichen Effizienzsteigerung in der Arztpraxis ist es eines unserer wichtigsten Anliegen, gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden optimale Lösungen für ein sicheres und dauerhaftes Dokumentenmanagement zu entwickeln.

Ein digitales Archiv ist in der Regel rasch und einfach eingeführt und mit wenig Aufwand für das Praxisteam verbunden. Praktische Funktionen zum Archivieren außerhalb der Karteikarte können helfen, die Dokumentation im Praxisalltag zu vereinfachen. So können alle Dokumente dort abgelegt werden, wo sie entstehen.

Einfaches Archivieren von Dokumenten

Anstatt große Dokumentenstapel zu bilden, lassen sich hierdurch die Vorgänge derart straffen, dass Dokumente im Arbeitsablauf direkt „wegarchiviert“ werden können. Dieses frühe Archivieren schafft einen immensen Zeitvorteil und integriert die Ablage in die täglichen Prozesse der Praxis.

Moderne Dokumentenscanner sind ebenfalls eine große Hilfe: Sie können in einem Arbeitsschritt ganze Stapel sogar beidseitig scannen. Die Verknüpfung des gescannten Dokuments mit der Karteikarte trägt zu einer vollständigen und lückenlosen Patientendokumentation bei.

Zweifelsfreie Nachweise über Ihre Behandlung

Denn nicht nur das eigentliche Vorhalten der Dokumente, sondern auch die unmittelbare Archivierung und der zweifelsfreie Nachweis über die zeitlichen Archivierungsabläufe bringen die deutlichen Vorteile in der Beweiswerterhaltung. Denn die Dokumentation der Patientenunterlagen erfolgt nicht zum Selbstzweck. Eine wichtige Motivation für jedes Praxisteam sollte auch in der Erhaltung der Nachweise über die Behandlungsabläufe in der Praxis liegen. Denn nur so können mögliche Regressansprüche optimal abgewehrt werden. Hierbei hilft Ihnen CGM PRAXISARCHIV mit einer revisionssicheren Dokumentenverwaltung.

Vermeidung von Insellösungen

Reif für die Insel? Der Gedanke, Daten in Inseln zu speichern, mag verlockend erscheinen – aber dies birgt auch Gefahren. In Wirklichkeit kann dies nicht nur Zeit und Ressourcen verschwenden und die Zusammenarbeit erschweren, sondern es können sich sehr leicht Fehler in der Datenhaltung einschleichen, die bis zu einem Datenverlust führen können.

CGM PRAXISARCHIV ist zertifiziert

CGM PRAXISARCHIV ist eines der ersten medizinischen Bild- und Dokumenten-Management-Systeme in der Branche, das die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Neben der GoBD-konformen Archivierung zeichnet sich das Programm durch intuitive Bedienung und optimale Integration in die verschiedenen Abrechnungsprogramme für Arztpraxen aus.

CGM PRAXISARCHIV ist ...

ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System,
durch die integrierte qualifizierte Signatur in der Lage, die archivierten Dokumente den Originaldokumenten rechtlich gleichzustellen,
Schnittstelle Ihrer elektronischen Karteikarte für die Kommunikation mit externen Anwendungen und bildgebenden Systemen,
TÜV-zertifiziert und damit revisionssicher, mandantenfähig, intuitiv und GoBD-konform,
mit dem innovativen Secure-Document-Storage-System (SDSS) die Archivlösung, die zuverlässig, dauerhaft und auf höchstem Sicherheitsniveau archiviert,
Marktführer mit aktuell mehr als 30.000 lizenzierten Systemen und
perfekt für die Langzeitarchivierung, denn die optionale Langzeitarchivierung auf WORM* sichert die Dokumente automatisch, verlustfrei und dauerhaft auf CD und DVD.

*WORM = write once read multiple times: Archivierungsprinzip auf höchstem Sicherheitsniveau. Archivierte Originaldokumente können jederzeit gelesen, aber nicht mehr geändert werden, Änderungen werden in zusätzlichen Dokumenten-Versionen archiviert.

Erhöhen Sie Ihre Dokumentensicherheit

Sorgen Sie durch die Einführung eines zentralen Archivsystems für mehr Dokumentensicherheit in Ihrer Praxis.

Aber nicht nur die Absicherung gegen Dokumentenverlust ist wichtig. Ausschlaggebend ist der Beweiswert der abgelegten Dokumente. Lässt sich nicht nachweisen, dass Dokumente in einem System beweissicher archiviert werden, sollte immer eine Kopie in einem Archiv mit der entsprechenden Eigenschaft gehalten werden. Auch die Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen können dadurch erleichtert werden.

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