AWO Bezirksverband Westliches Westfalen setzt auf CGM SOZIAL.

"Neue Zeiten bringen neue Ideen und machen neue Kräfte mobil“, dieser Satz von Marie Juchacz, Gründerin der Arbeiterwohlfahrt, ist bereits 100 Jahre alt, hat aber nichts an Aktualität eingebüßt. Soziale Einrichtungen verändern sich und gehen in vielen Bereichen neue Wege. Die Schaffung nahtloser effizienter Prozesse, die Etablierung einrichtungsübergreifender Standards und eine deutliche Entlastung der MitarbeiterInnen von manuellen administrativen Tätigkeiten waren die zentralen Beweggründe des AWO Bezirksverbandes Westliches Westfalen, die bestehende Softwarelandschaft von Grund auf neu aufzustellen und die Digitalisierung zu forcieren. Am Anfang des rund sechs monatigen professionellen Auswahlverfahrens nach einer zukunftsorientierten Branchensoftware für die Seniorenhilfe stand eine umfassende Marktrecherche anhand zentraler Anforderungskriterien. Eine aufwendige Anforderungsmatrix, die unter anderem die Themen Software, Systemwartung, Verwaltung und ambulante Themen beinhaltete, sollte über ein Scoring die „Spreu vom Weizen“ der 12 infrage kommenden Anbieter trennen. Zuletzt standen noch drei Softwarehersteller zur Wahl. 

Im Laufe verschiedener Präsentations-, Konzept- und Abstimmungsrunden kristallisierte sich CGM SOZIAL als das am besten geeignete System heraus. 

„Uns war wichtig, dass der neue Anbieter alle relevanten Themen der Klientenadministration, Pflegeplanung und -dokumentation sowie der Dienstplanung gleichermaßen gut beherrscht. Die Abbildung unserer Prozesse sollte im Standard per Customizing möglich sein und nicht erst durch zeitaufwendige und kostspielige Sonderprogrammierungen“, erklärt Andreas Schröder, Referatsleiter EDV beim AWO Bezirksverband Westliches Westfalen und ergänzt „Natürlich waren auch die Größe des Unternehmens sowie die damit einhergehende Leistungsfähigkeit und Investitionssicherheit ausschlaggebende Argumente. Und CGM SOZIAL konnte uns auch mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis überzeugen.“

Aufgrund der Größe des AWO Bezirksverbandes Westliches Westfalen, entschied man sich, die Lösungen in den insgesamt 58 Einrichtungen in drei aufeinander folgenden Teilprojekten einzuführen. Beginnend mit dem Klienteninformationssystem CGM SOZIAL TOPSOZ, das im ersten Schritt in sechs Häusern pilotiert werden sollte. Das Ziel: Eine Neujustierung bzw. Standardisierung der bisherigen Verwaltungsprozesse und ein optimal darauf abgestimmtes Customizing des TOPSOZ Funktionsumfangs.

Seit 31. Dezember 2019 ist das Klienteninformationssystem TOPSOZ in 58 Seniorenzentren des AWO Bezirksverbandes Westliches Westfalen im Echtbetrieb. Die Software läuft performant und und erfüllt die an sie gestellten Anforderungen mit Bravour. Das Supportaufkommen ist vergleichsweise gering. Schon jetzt ist ein Großteil der angestrebten Mehrwerte eingetreten: Die Bearbeitungsgeschwindigkeit hat zugenommen und die Informationen fließen deutlich schneller – Bewohner und Angehörige erhalten zeitnah Auskunft. Gleichzeitig hat die Kommunikation spürbar an Qualität gewonnen. Personenzentrierte Prozesse und Inselwissen gehören der Vergangenheit an, was gut funktionierende Vertretungsregelungen ermöglicht. Insgesamt wurde die Papierflut eingedämmt.

Für die Zusammenarbeit mit dem CGM SOZIAL Projektteam findet Jörg Brüdigam nur lobende Worte: „Die Zusammenarbeit hat zu jeder Zeit sehr gut funktioniert – die CGM Projektleitung agiert mit viel Fachwissen und Fingerspitzengefühl. Zu den kompetenten, verbindlichen Mitarbeitern ist ein echtes Vertrauensverhältnis entstanden.“