Was ist die elektronische Signatur und warum spart sie Zeit?

Gesundheitsprofis kämpfen noch häufig mit einer Menge Papierkram. Denn Patientenaufklärungen, Behandlungsverträge, Vollmachten oder Testergebnisse wollen gut dokumentiert sein. Eine vielversprechende Alternative hält die elektronische Signatur bereit – mit einem schnellen und einfachen digitalen Unterschriftenprozess.

Aber wie erfolgt die digitale Unterschrift ganz konkret? Drei Verfahren haben sich etabliert, um Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) zu erzeugen.

Variante 1: Komfortsignatur

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und E-Rezepte nehmen in ihrer Bedeutung für Patientinnen und Patienten wie auch Arztpraxen zu und somit auch in ihrer Anzahl. Damit Ärztinnen und Ärzte Dokumente wie diese nicht einzeln unterschreiben müssen, bietet sich die Komfortsignatur an. An einem Tag lassen sich mit ihr bis zu 250 Signaturen freigeben – ohne großen Aufwand. Nur einmal müssen sie den PIN ihres persönlichen elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) eingeben. Nach der Signatur, beispielsweise eines E-Rezepts, werden die Daten sofort an den Empfangsserver übermittelt.

Variante 2: Stapelsignatur

Wie es der Name schon vermuten lässt, signieren Niedergelassene mit diesem Verfahren auf einen Schlag einen Stapel an digitalen Dokumenten. Den eHBA stecken sie auch bei dieser Variante in das Kartenterminal und geben einmal die sechs- bis achtstellige PIN ein. Liegen zum Beispiel mehrere elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vor, lassen sich diese gleichzeitig elektronisch unterschreiben – ganz einfach mit einem Klick. Ein zeitlich versetztes Signieren wie bei der Komfortsignatur ist hier nicht möglich. Ist der Stapel vollständig signiert, setzt sich die PIN-Authentifizierung zurück.

Variante 3: Einzelsignatur

Die Einzelsignatur – bisher als Standardverfahren unter den drei Varianten bezeichnet – bietet sich vor allem dann an, wenn nicht viele Dokumente vorliegen, die Ärztinnen und Ärzte an einem Tag unterschreiben müssen. Für jede einzelne Signatur melden sich Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber neu an und geben die PIN wiederholt ein, um sich zu authentifizieren. Eine PIN-Eingabe löst bei diesem Verfahren demnach immer eine QES aus.

Digitales Signieren – so werden Praxisabläufe effizienter und sicherer

Die Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur sind vielfältig und erleichtern den Arbeitsalltag von Ärztinnen und Ärzten erheblich. Damit Praxen von allen drei Varianten profitieren können, sollte das Arztinformationssystem diese unterstützen. So wie beim E-Rezept: Durch digitale Signaturverfahren in der Praxissoftware entfällt beispielsweise das Warten auf die händische Unterschrift der Ärztin bzw. des Arztes für jedes einzelne Rezept. Das Rezept muss auch nicht mehr vom Praxisteam einzeln ausgehändigt werden, sondern kann nach dem Hochladen in die TI einfach von den Patientinnen und Patienten per eGK, Smartphone-App oder im Einzelfall per Papierausdruck eingelöst werden.