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„Mit dem Ziel der Digitalisierung und Prozessoptimierung haben wir im Laufe der Jahre sechs verschiedene Insellösungen von genau so vielen unterschiedlichen Anbietern in unserer Praxis angehäuft“. Diese nicht ganz alltägliche „EDV-Bestandsaufnahme“ stammt von Dr. Markus Spörl. In zweiter Generation führt er die Zahnarztpraxis Dr. Spörl & Kollegen in Lauf a. d. Pegnitz.
Zum Jahreswechsel 2021/2022 erlebte das gesamte Team der fränkischen Praxis mit der Integration von CGM Z1.PRO erstmals nach 40 Jahren eine Komplett-Umstellung der zahnärztlichen Software.
Den ersten Schritt in die Digitalisierung machte Praxisgründer Dr. Klaus-Dieter Spörl vor vier Jahrzehnten. Er entschied sich für eine Standardlösung, die auch nach der Praxisübergabe an Sohn Markus bis zum Jahresende 2021 im Einsatz blieb. „Parallel zum Wachstum der Praxis erfolgten unsere Prozessoptimierungen durch eine Anamnese-/Aufklärungssoftware, einen Recall-SMS-Dienst, eine Bestell-/Materialverwaltungssoftware und die eigene Weiterentwicklung eines Microsoft-Onlinekalenders“, erklärt Dr. Markus Spörl im Gespräch mit der uptodate-Redaktion.
Die Einführung der Kieferorthopädie als „letztes Behandlungsspektrum in unserem Gesamtversorgungskonzept“ im Jahr 2021 setzte den Schlusspunkt für die System-vielfalt in der Spörl’schen Praxis: Für die KFO war ein zweites PVS erforderlich, das sich allerdings nicht in das vorhandene „alte“ integrieren ließ. Damit stand fest, dass die Zahnarztpraxis einen Anbieterwechsel vornehmen musste und auch wollte. „Sowohl die Kostenintensität als auch die Probleme mit IT-Schnittstellen und die schwierige Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern waren nicht mehr akzeptabel, sodass ein möglichst großer Gesamtanbieter gesucht wurde, der alle Schwierigkeiten mit möglichst einem System beseitigen sollte!“
Mit Hilfe von Excel-Gegenüberstellungen wurden zunächst die Anschaffungs- und Technikerkosten sowie die monatlichen Gebühren der Einzelanbieter analysiert. Dem folgte der Vergleich von Kosten und Paketauswahl der infrage kommenden Gesamtanbieter sowie eine Arbeitsplatzkalkulation zu anderen Gebührenmodellen und die Abklärung der Kündigungszeiträume der bisherigen Einzelanbieter.
Abgerundet wurde diese Analyse durch eigene, frühere Erfahrungen mit Praxissoftware-Anbietern und durch den Erfahrungsaustausch mit Kolleginnen und Kollegen ̶ insbesondere zu Kostenentwicklungen und Serviceleistungen. „Ausgesprochen wertvoll waren die Gespräche mit unseren ‚eigenen‘ Abrechnungsmitarbeiterinnen. Die Erfahrungen der ZMVs haben sich in unserer Praxis als absolut hilfreich erwiesen“, betont der nach eigener Einschätzung „quer denkende“ Zahnarzt. Seine Empfehlung an alle Kolleginnen und Kollegen: Unbedingt auf diese authentische Quelle zurückgreifen!
Gleichzeitig unterstreicht Dr. Spörl auch die „sehr gute Betreuung vor, während und nach der Umstellung auf CGM Z1.PRO, mit einer exzellenten Beratung, die ohne jeden Druck durch die Vertriebsmitarbeiterin Christine Haetscher erfolgte“.
Ausschlaggebend für die Entscheidung pro CGM Z1.PRO waren für ihn vor allem „und trotz der nicht unerheblichen Kosten“
„Ziel war es, die Umstellung vor dem Jahreswechsel abzuschließen, um einen klaren Schnitt für die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu ermöglichen. Das bedeutete aber auch, dass alle Fälle aus dem Jahr 2021 trotz der vollen Betriebslast während der Weihnachtszeit abgerechnet sein mussten“, erinnert sich Dr. Spörl. „Denn schließlich wollten wir mit der neuen Software einen ‚sauberen‘ Neustart erreichen.“
Auf die großen Herausforderungen bei der Umstellung hatte CGM Dentalsysteme zwar im Vorfeld hingewiesen, trotzdem schätzte niemand in der Zahnarztpraxis deren realen Umfang richtig ein. „Sowohl mit der Feinabstimmung von Soft- und Hardware als auch mit der Datenübernahme der sechs unterschiedlichen System-Altanbieter war eine Riesen-Aufgabe zu lösen“. Das galt ebenso für den doppelten Arbeitsaufwand bei der Integration der „alten“ Behandlungspläne in das neue System CGM Z1.PRO.
Obwohl der größte Teil der Software-Umstellung bei laufendem Praxisbetrieb erfolgte, musste die Zahnarztpraxis aufgrund von Installationsarbeiten und Einweisungskursen insgesamt rund eine Woche schließen. „An diesen Tagen war an Behandlung nicht zu denken, da stand die Praxis absolut still“.
Es war für Dr. Spörl nicht ganz einfach, auch die Praxis-Mitarbeitenden von den Mehrwerten der neuen Software zu überzeugen. „Schließlich mussten sie sich von so ziemlich allem verabschieden, was sich über Jahre bewährt hatte“. Heute schätzen alle die Entlastungen, die sich durch die Nutzung von Modulen wie z. B. CGM Z1.PRO ZE, KFO, den Ablaufassistenten oder auch durch CLICKDOC ergeben. „Auch die Delegation von Aufgaben erfolgt heute problemlos und ermöglicht nicht nur Behandlern durch die vielen Analysemodule eine sehr gute Kontrolle. Darüber hinaus ist für die Verwaltung die Leistungskontrolle absolut unkompliziert.“
Dr. Spörl betont, dass er den „Umstieg in keiner Weise bereut“. Der Mehrwert zeige sich schon nach ca. sechs Monaten: „Durch die ständigen Anpassungen an unsere individuellen Bedürfnisse gibt es immer wieder einen Schub. Gerade die Katalog-/Komplex- und Gebührenanpassungen sind sehr einfach gestaltet und aus jeder Ebene heraus erreichbar – nach meiner Meinung liegt hier der entscheidende Vorteil von CGM Z1.PRO gegenüber der Konkurrenz.“
Dabei hat Dr. Spörl auch die Überforderung seines alten Anbieters speziell im Bereich der Telematik noch im Kopf: „Nach meiner Meinung ist CGM Z1.PRO hier federführend. Gerade das jetzt eingeführte EBZ ist gut integriert. Was mir besonders gefällt ist, dass im Hintergrund immer weiter an neuen Lösungen für Altbewährtes gearbeitet wird“.
