Alle Jahre wieder: Die Inventur in der Apotheke

Immer wieder kommen bei der Umsetzung der Inventur Missverständnisse auf, was die Art und die Durchführung betrifft. Nachfolgend ein Überblick über die gesetzlichen Rahmenbedingungen, die Verfahrensweisen „permanente Inventur“ und „Stichtagsinventur“ sowie die Ermittlung des monatlichen Inventurwertes für den Steuerberater bzw. die Steuerberaterin.

Sowohl nach dem Handelsrecht (§ 240 des Handelsgesetzbuchs) als auch nach dem Steuerrecht (§ 140 und § 141 der Abgabenordnung) ist jede Kauffrau und jeder Kaufmann – also auch Apothekeninhaberinnen und Apothekeninhaber – verpflichtet, einmal im Jahr ein Verzeichnis nach Art, Menge und Wert der vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden aufzuführen. Dazu wird im Rahmen der Inventur der Bestand zu einem Bilanzstichtag aufgenommen. Als Ergebnis entsteht das Inventar. Ziel ist es, zu prüfen, ob die tatsächlich vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden (Istbestände) mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen (Sollbestände) nach Art, Menge und Wert übereinstimmen. Welches Inventurverfahren hierfür gewählt wird, bleibt dem Unternehmen, also der Apotheke selbst überlassen. Es gibt verschiedene Formen der Inventur. Abhängig vom Zeitpunkt der Inventuraufnahme unterscheidet man zwischen Stichtags- und permanenter Inventur.

Ein immer wieder aufkommendes Missverständnis betrifft die Formulierung „permanente Inventur“. Das Wort „permanent“ bezieht sich darauf, dass eine körperliche Bestandsaufnahme der Vorräte in der Apotheke nicht nur an einem Stichtag erfolgt („Stichtagsinventur“), sondern permanent, also während des laufenden Geschäftsjahres. Es bedeutet nicht, dass aufgrund der laufenden Bestandsführung des POS-Systems überhaupt keine körperliche Bestandsaufnahme mehr stattfinden muss.

Bei der permanenten Inventur muss sichergestellt werden, dass der Bestand jedes auf Lager befindlichen Artikels zumindest einmal im Geschäftsjahr auch körperlich gezählt wird. Um der Verpflichtung nachzukommen, alle Artikel einmal zu zählen, wird in der Praxis über das Jahr hinweg eine permanente Inventur als Nachweis des Zählens durchgeführt und am Geschäftsjahresende abgeschlossen. Um nun zu dieser permanenten Inventur den aktuellen Warenwert zu ermitteln, wird sofort im Anschluss eine Stichtagsinventur mit Bestand initialisiert, eine sogenannte „Knopfdruckinventur. Auf diese Weise sollten am Ende des Jahres lückenlose Listen von A bis Z vorliegen.

Bei einer Stichtagsinventur erfolgt die Zählinventur zum Stichtag. Wichtig hierbei ist, dass die Initialisierung dieser Inventur am Tag der Zählung vorgenommen wird, um zu gewährleisten, dass Preis und Bestand dem Stichtag entsprechen.

Diese unterjährigen Auswertungen ermöglichen es, direkt auf ggf. vorliegende Warenverschiebungen zu reagieren. Gleichzeitig kann die Ermittlung des monatlichen Inventurwertes zur Vorbereitung der Einkommenssteuererklärung dienen. Diese können dem Steuerberater bzw. der Steuerberaterin zur Verfügung gestellt werden. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur, die nur einmal im Jahr stattfindet, oder der permanenten Inventur, können somit auch monatliche Sichtungen getätigt werden.

Weitere Vorteile sind, dass der erzielte Rohgewinn und der tatsächliche Warenbestand sofort abrufbar sind. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur, die nur einmal im Jahr stattfindet, oder der permanenten Inventur. Monatlich können so aktuelle Erlöse verglichen werden, um die Wirtschaftlichkeit der Apotheke regelmäßig zu prüfen. Arbeitet man mit Planzahlen, so kann der monatliche Vergleich zwischen Soll und Ist die Zielerreichung sichtbar machen und Anlass geben, die Strategie im Hinblick auf das Warenangebot, den Werbeauftritt oder die Vertriebswege zu überdenken.

Für die Ermittlung des monatlichen Inventurwertes gibt es ein fertiges Auswertungsmodell „Lagerstruktur Inventurwert“. Diese Auswertung wird am besten mit einem Zeitplan angelegt, damit der Wert regelmäßig, z. B. monatlich, automatisch ermittelt wird und der Steuerberaterin oder dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden kann.

Zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres muss der Vorratsbestand durch eine vollständige Bestandsliste („Inventarliste“) in ausgedruckter oder digitaler Form (als Datei abgespeichert) nachgewiesen werden. Auch hierbei gibt es immer wieder Missverständnisse: Die Bewertung der Vorräte muss zwingend zum Stichtag erfolgen, d. h. am Ende des letzten Arbeitstages des Geschäftsjahres. Die steuerrechtliche Zehntagesfrist, die der eine oder andere vielleicht im Kopf hat, bezieht sich lediglich darauf, dass eine körperliche Bestandsaufnahme bei einer Stichtagsinventur innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen darf. Dabei muss aber dann weiterhin gewährleistet sein, dass die nicht am Stichtag festgestellten Bestände auf den Stichtag vor- bzw. zurückgerechnet werden können. Wer sich die „Rechnerei“ ersparen möchte, schließt die Inventur zum Stichtag ab. Generelle Fragen rund um die Inventur können Steuerberaterinnen und Steuerberater genauer beantworten.