Mahnen in der Krise: Freundlich und rechtsverbindlich

Offene Forderungen einzutreiben, gehört auch im Praxisalltag zum täglich Brot. Beliebt ist diese Aufgabe nicht, schon gar nicht in Krisenzeiten. Ein paar Regeln können helfen, die Balance zu halten zwischen verständnisvoller Zahlungserinnerung und verbindlicher Mahnung.

Nicht nur in Zeiten einer rekordverdächtigen Inflation und sinkender Zahlungsmoral müssen Ärztinnen und Ärzte offene Forderungen eintreiben. Denn immer mehr Patient:innen nehmen Leistungen in Anspruch, für die weder Krankenkassen noch private Versicherungen aufkommen. Dazu zählen z. B. Zusatzuntersuchungen, ästhetische Behandlungen oder reisemedizinische Beratungen.  

Theoretisches Recht auf sofortige Bezahlung

Kaum eine Praxis besteht dabei auf ihr theoretisches Recht einer sofortigen Bezahlung und versendet in vielen Fällen Rechnungen über den Postweg – in aller Regel mit 14-tägigem Zahlungsziel. Zahlen Patient:innen nicht, greift das Mahnwesen. Aktuell fällt es jedoch dem ein oder anderen schwer, angesichts von Inflation, Energiekrise und Co. zu mahnen. Dabei sind auch Praxen zurzeit gefordert, besonders gut zu wirtschaften. Folgende Tipps können Praxisinhabern und ihren Teams helfen, die Balance zu halten zwischen freundlicher Erinnerung und rechtsverbindlicher Mahnung.

Tipp 1: Die freundliche Erinnerung

Prinzipiell gilt: Der Ton macht die Musik. So hat sich bewährt, im ersten Mahnschreiben mit einem Satz zu beginnen, der Verständnis zeigt. Aktuell lässt sich z. B. ein Bezug zur Weihnachtszeit herstellen, etwa so: „Wer hat im Weihnachtstrubel nicht schon einmal etwas vergessen?“ Wichtig ist jedoch, dass Forderungen zugleich unmissverständlich formuliert werden.

Tipp 2: Der eindeutige Betreff

Dies beginnt bei einem eindeutigen Betreff bzw. einer klaren Überschrift: „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ sollte dort stehen. Zur eindeutigen Formulierung zählt auch, die Betroffenen auf ihren Zahlungsverzug hinzuweisen und zur Zahlung des offenen Betrags aufzufordern.

Selbstverständlich gehören auch der Bezug zur Ursprungsrechnung inklusive Fälligkeitsdatum sowie die Aufführung des neuen Zahlungsziels in das Schreiben.

Tipp 3: Die stufenweise Eskalation

Viele Menschen wissen es zu schätzen, wenn die erste Mahnung noch keine Gebühren mit sich bringt. Wichtig ist jedoch, darauf hinzuweisen, dass Gebühren oder Zinsen bei einem weiteren Verzug anfallen werden. Manche Praxen versenden prinzipiell noch eine zweite, freundliche Erinnerung. Die Erfahrungen zeigen, dass spätestens im dritten Schreiben klar kommuniziert werden sollte, welche nächsten rechtlichen Konsequenzen folgen, sollte die Rechnungsbegleichung ausbleiben: das Hinzuziehen eines Anwalts und möglicherweise ein gerichtliches Mahnverfahren. 

Medizinische Software unterstützt bei Abrechnung und Mahnung

Wer eine Praxis betreibt, muss viele Aufgaben gleichzeitig im Auge behalten. Zwar unterscheiden sich Praxen mitunter in ihren Prozessen und Anforderungen, wirtschaftlich müssen sie am Ende aber alle sein. Daher unterstützt CGM M1 PRO maßgeblich dabei, effizient zu wirtschaften, abzurechnen und im Zweifelsfall rechtssicher zu mahnen.