Digitaler Großputz: So bringen Sie Ordnung in Ihre Praxis-IT

Der Desktop ist voll, die Festplatte auch und der Rechner wird langsamer? Dann wird es Zeit zum Aufräumen. Denn nicht nur die Praxisräumlichkeiten benötigen einer regelmäßigen Grundreinigung. Auch virtuell sollte öfter mal Ordnung geschaffen und unnötiger Datenmüll entfernt werden.

Auf digitalen Geräten in der Zahnarztpraxis sammeln sich mit der Zeit Dinge an, die nicht mehr benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise überflüssige Daten und Cookies, veraltete Soft- oder Hardware, Accounts von ehemaligen Mitarbeiter:innen oder auch Testsysteme und ‑Tools, die ungenutzt vor sich hin schlummern. Diese Überbleibsel sind unnötiger Ballast für die Praxis-IT. Sie „fressen“ nicht nur kostbare Ressourcen, wie z. B. Speicherplatz, sondern stellen unter Umständen sogar ein Sicherheitsrisiko dar. Letzteres gilt vor allem, wenn die genutzte Praxissoftware nicht mehr auf dem neusten Stand ist. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, auch die IT-Infrastruktur regelmäßig aufzuräumen und von Altlasten zu befreien.

Zunächst gilt es, eine aktuelle Bestandsaufnahme der IT-Systeme in der Zahnarztpraxis durchzuführen. Auf diese Weise werden alle in der Praxis befindlichen Geräte, installierte Software, vergebene Lizenzen etc. inventarisiert und dokumentiert. Im nächsten Schritt erfolgt das eigentliche Aufräumen. Dabei sollte ein besonderes Augenmerk auf die nachfolgenden Punkte gelegt werden:

• Hardware
  Befindet sich ungenutzte oder veraltete Hardware in der Zahnarztpraxis? Gibt es Rechner, auf denen sich seit mindestens zwei Monaten niemand mehr angemeldet hat? Wird diese Hardware in Zukunft wieder genutzt oder kann sie entsorgt werden?
• Software
  Sind alle Softwarelösungen, insbesondere die Praxissoftware, auf dem neusten Stand? Schließlich entstehen durch vernachlässigte Updates nicht nur gefährliche Sicherheitslücken, auch die Funktionen der genutzten Software sind ggf. eingeschränkt. Dadurch können die Systeme nicht so im Praxisalltag unterstützen, wie sie es eigentlich tun sollten. Veraltete oder nicht länger genutzte Software sollte zudem aussortiert und durch eine zeitgemäße Alternative ersetzt werden.
• Inaktive Benutzerkonten
  Sind die Accounts ehemaliger Praxismitarbeiter:innen deaktiviert und bestenfalls gelöscht worden? Wichtig ist hier zu wissen, dass nicht deaktivierte Nutzerkonten ein mögliches Einfallstor für Cyberangriffe bilden können.
• Berechtigungen
  Regelmäßig sollte eine Übersicht über die Verteilung der aktuellen Benutzerrechte und -rollen erstellt werden. Im Praxisteam wechseln hin und wieder die Aufgabengebiete und Zuständigkeiten. Besitzt infolgedessen jede Benutzerin und jeder Benutzer ausschließlich die Rechte, die sie oder er benötigt oder müssen die Zugriffsrechte angepasst werden?
• Lizenzen
  Sind die in der Zahnarztpraxis vorliegenden Lizenzen genau auf den Bedarf abgestimmt oder liegt vielleicht eine Über- bzw. Unterlizensierung vor? Ist dies der Fall, gilt es, die Lizensierung schleunigst an den individuellen Bedarf anzupassen, um entweder unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen oder aber Strafzahlungen wegen fehlender Lizenzen zu vermeiden.

Damit keine Altlasten übersehen werden und die Aufräumaktion ein voller Erfolg wird, gilt für den digitalen Großputz dasselbe wie für den privaten: Die richtige Ausstattung ist entscheidend! Grund genug, sich auch Gedanken über einen Wechsel der Praxissoftware zu machen. Eine moderne und zukunftssichere Lösung wie CGM Z1.PRO unterstützt Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie das Praxispersonal rundum und ist dabei immer auf dem neuesten Stand der Zeit. Gut zu wissen, wenn Erneuerungsbedarf besteht: Ein Wechsel von der bisher genutzten Praxissoftware zu CGM Z1.PRO ist einfach möglich. Das Team von CGM Dentalsysteme unterstützt und berät Praxen dabei von Anfang ein. Dasselbe gilt für die weitere IT-Infrastruktur. Bei CGM Dentalsysteme erhalten Zahnarztpraxen alles aus einer Hand – von der Software über die Hardware bis hin zu Service- und Supportleistungen. Wer jetzt schnell ist, kann sich darüber hinaus attraktive Rabatte sichern.

*gilt nicht für SQL