Leitfaden für die Praxisgründung – Teil 3

In Ihrer psychotherapeutischen Praxis benötigen Sie einige technische Geräte, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Die Praxissoftware ist DAS Kernstück Ihres Praxismanagements und weit mehr als nur „ein Abrechnungsprogramm“. Es unterstützt Sie bei der Optimierung aller Arbeitsabläufe in Ihrer psychotherapeutischen Praxis und verschafft Ihnen dadurch Zeit- und Kostenersparnis.

Die Software organisiert Ihre Dokumente, verwaltet Termine und hilft Ihnen und Ihrem Praxispersonal, schnell und effektiv zu arbeiten. Je nach Fachrichtung können die Anforderungen an die Software teilweise sehr unterschiedlich sein und nicht jede Software bietet für alle Fachrichtungen spezielle Module an.

Die Auswahl der richtigen Praxissoftware sollte mit Sorgfalt erfolgen, da ein passendes System wesentlich zur Effizienz Ihrer Praxis beiträgt. Es ist von Vorteil, wenn das Programm sich gut mit den Abläufen und den Abrechnungsziffern in einer psychotherapeutischen Praxis auskennt, bzw. darauf ausgerichtet und spezialisiert ist.

Sie können im Programm alle Patientinnen und Patienten, deren Krankheitsverlauf, Kontaktdaten und Termine verwalten, Ihre Therapiestunden dokumentieren und protokollieren, alle Formulare für die Kassenärztliche Vereinigung erstellen, Ihre Leistungen eingeben, die Abrechnung durchführen, an die KV übermitteln und vieles mehr. Auch hier lohnt es sich, gut und gründlich zu überlegen und sich ggf. im Kolleginnen- und Kollegenkreis auszutauschen. Hat man sich erstmal für ein Programm entschieden, bleibt man dabei, denn ein Wechsel auf ein neues Programm bedeutet immer einen Aufwand und eine Umstellung bzw. Neugewöhnung. Lassen Sie sich Demoversionen oder Demolinks zuschicken oder vereinbaren Sie einen Termin mit dem Software-Anbieter für eine Online-Demonstration. Vielleicht schauen Sie sich auch einfach ein in Frage kommendes Programm im Live-Betrieb bei Kolleginnen und Kollegen in der Praxis an.

Die Entscheidung darüber, ob es ein Laptop/Notebook oder ein Desktop-PC sein soll, hängt in erster Linie davon ab, wie und wo Sie Ihren Computer hauptsächlich einsetzen möchten.

Ein Laptop ist für Sie ideal, wenn Sie maximale Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsplatzes und des Aufenthaltsortes haben möchten, wenig Platz zur Verfügung haben und wenn Sie gerne wenige Kabel herumliegen haben möchten. Ein Laptop ist stromsparender als ein Desktop-PC, allerdings ist er als Gesamtsystem konstruiert und dadurch nicht nach eigenen Wünschen konfigurierbar. Er verfügt über eingeschränkte Anschlussmöglichkeiten für weitere Kabel und Geräte; dies kann aber ggf. durch einen zusätzlichen Adapter ausgeglichen werden.

Ein Desktop-PC bietet ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zum Notebook und lässt sich optimal an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Dies betrifft z. B. die Auswahl der Maus, der Tastatur, des Bildschirms, aber auch die der einzelnen Hardware-Komponenten wie Grafikkarte oder Festplatte. Darüber hinaus gibt es jederzeit die Möglichkeit, die einzelnen Komponenten auszutauschen.

Für eine Einzel-Psychotherapiepraxis sind beide Geräte möglich, ein Laptop ist aber völlig ausreichend. Allerdings sollte ein Laptop, auch wenn Sie ihn mit nach Hause nehmen, ausschließlich für die Praxis – und nicht parallel auch privat als Familien-Laptop – genutzt werden.

Achten Sie bei der Auswahl des Betriebssystems für Ihren Computer oder Laptop darauf, dass nicht alle Praxisverwaltungssysteme kompatibel mit allen Betriebssystemen sind. Daher sollten Sie dieses eventuell erst nach der Entscheidung für ein Praxisverwaltungsprogramm auswählen, bzw. Ihre Prioritäten setzen.

Laut IT-Sicherheitsrichtlinie vom 1. April 2021 muss Ihr Praxis-Rechner über ein aktuelles Virenschutzprogramm verfügen. Darüber hinaus muss der Übergang zu anderen Netzen, insbesondere zum Internet, durch eine Firewall geschützt werden.

Die Datensicherung bzw. ein Backup ist in der psychotherapeutischen Praxis oft eine unterschätzte und vernachlässigte Aufgabe. Nach dem Gesetz ist die Dokumentation der ärztlichen und psychotherapeutischen Tätigkeit an Patientinnen und Patienten jedoch über Jahrzehnte hinweg nutzbar aufzubewahren. Präventive Maßnahmen sind in jedem Fall besser, da sie kostengünstiger sind als eine Schadensbeseitigung nach einem Computer-Absturz ohne aktuelle Sicherung.

Für die regelmäßige Datensicherung benötigen Sie vorzugsweise zwei externe Medien wie eine externe Festplatte und/oder einen USB-Stick. Sowohl die Daten auf einer externen Festplatte als auch die auf einem USB-Stick sollten – für den Fall eines Verlustes – verschlüsselt sein und an einem anderen Ort als in der Praxis, bzw. auf jeden Fall getrennt vom PC oder Laptop, vorliegen.

Sofern Sie in Ihrer Praxis Videosprechstunden durchführen möchten, benötigen Sie eine Videokamera und ein Mikrofon. Diese sind meist schon im Laptop/PC integriert.

Ein Drucker/Kopierer ist auch heutzutage noch unerlässlich. Hierbei muss es – bei einer Einzelpraxis – kein großes und kompaktes Modell sein; hier haben sich die sogenannten Multifunktionsgeräte als ausreichende Geräte bewiesen. Sie können damit drucken, kopieren, scannen und – nicht mehr ganz up to date – auch faxen. Dies ist allerdings entgegen der bisher vorherrschenden Meinung NICHT datenschutzkonform. Eine weitere hilfreiche Funktion ist ein Vorlageneinzug für den Fall, dass mehrere Seiten eingescannt werden sollen. Die Entscheidung darüber, ob es ein Schwarz-weiß- oder Farbdrucker sein soll, hängt davon ab, wie viele farbige Vorlagen Sie drucken möchten und ob Sie ein farbiges Logo auf Ihren Geschäftsbriefvorlagen haben. Besonders in der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie wird häufig mit farbigen Vorlagen gearbeitet.