Recall-System in der Arztpraxis: Vorteile, Praxisbeispiele & Leitfaden

Vorsorgetermine und Kontrolltermine beim Arzt helfen, Krankheiten frühzeitig zu erkennen und zu behandeln. Viele Patientinnen und Patienten vergessen jedoch sich proaktiv um einen Termin zu kümmern. Auch Unwissenheit kann ein Grund sein. So nimmt jeder vierte Deutsche keine Vorsorgeuntersuchungen wahr. Hier helfen Recall-Systeme. Ein Recall ist eine Erinnerung einen Termin zu vereinbaren. Ein proaktives Recall-Management hilft Ihrer Arztpraxis Patientenbindung aufzubauen und Ihre Terminauslastung zu erhöhen.

Recall-Systeme helfen Arztpraxen dabei, Patientinnen und Patienten regelmäßig an wichtige Routine-, Vorsorge- und Kontrolluntersuchungen zu erinnern und zu informieren. "Recall" heißt hier also so viel wie "Terminerinnerung" oder "Patientenrückruf". Diese Erinnerungen können per E-Mail, SMS oder WhatsApp verschickt werden. Früher wurden auch Briefe, Postkarten oder Telefonanrufe genutzt.

Recall-Systeme eignen sich für diese Arten von Terminen:

• Vorsorgeuntersuchungen wie Hautkrebs-Screening, Schwangerschafts-Untersuchungen, Brust- oder Prostatauntersuchungen zur Krebsvorsorge
• U-Untersuchungen bei Kindern
• Impfungen für Kinder und Erwachsene
• Zahnprophylaxe und professionelle Zahnreinigung
• Regelmäßige Kontrolluntersuchungen bei Erkrankungen wie Schilddrüsenstörungen, Krebs, Herz-Kreislauf- oder Nierenerkrankungen
• Nachsorgeuntersuchungen
• Sonstige Check-ups, Früherkennungs-Untersuchungen und Kontroll-Untersuchungen

• Gesundheitsvorsorge optimieren: Wissen Patientinnen und Patienten nicht über die Möglichkeit von Früherkennungsterminen oder Check-ups oder nehmen vereinbarte Arztbesuche nicht wahr, behindert das eine gute Vorsorge. Deshalb sollte es das Ziel jeder Arztpraxis sein, ihre Patientinnen und Patienten zu motivieren, Zeit in Präventionsmaßnahmen zu investieren. Aktive Ansprachen in Form der Recalls sind hier ein gutes Mittel der Wahl.
• Servicegedanken stärken: Das eigene Terminmanagement der Praxis, um ein Recall-System zu erweitern, wirkt sich nicht nur positiv auf die Gesundheit der Patientinnen und Patienten aus. Durch das Aktivwerden des Personals erkennen sie, dass ihr Gesundheitszustand zählt und die Praxis Maßnahmen einläutet, um diesen zu bewahren. Gleichzeitig fühlen sie sich entlastet, da sie sich nicht selbst mit möglichen Vorsorgeuntersuchungen befassen müssen, sondern auf die Empfehlungen des Praxisteams vertrauen können.
• Patientinnen und Patienten binden: Über die Terminvorschläge bleiben Arztpraxen mit ihren Patientinnen und Patienten kontinuierlich in Kontakt. Mit dem Recall laden sie diese zu einem Besuch ein, um gemeinsam an der Gesundheit zu arbeiten. Das Vertrauen wird gestärkt und die Bindung wird kontinuierlich aufgebaut. 
• Kosten senken: Digitale Erinnerungen sind günstiger als Anrufe oder Briefe, weil man Druck-, Papier- und Portokosten spart. Das Praxisteam arbeitet effizienter, weil das System die Erinnerungen automatisch verschicken kann. Und weil es automatisch mehr Termine gibt, lohnt es sich auch. Das Terminbuch lässt sich so systematisch und strukturiert füllen. 

Moderne Arztpraxen nutzen heutzutage ein automatisiertes, digitales Recall-System. Viele Praxissoftware-Anbieter haben Recall-Funktionen im Standardumfang oder bieten Zusatzmodule dafür. Einmal aufgesetzt, fällt für ein digitales Recall-System nahezu kein Zusatzaufwand mehr an.

Zuverlässigkeit, Patientenbindung, Effizienz und optimale Gesundheitsvorsorge – die Vorteile des Recall-Systems überzeugen. Doch wie wird ein digitales Recall-System erfolgreich eingeführt? Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen ersten Überblick:

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung

An erster Stelle steht eine Bedarfsanalyse. Praxen sollten für sich klären, welche Art von Terminen ein Recall-System künftig abdecken soll (Routineuntersuchungen, Nachsorgetermine, Impfungen etc.) und welche Kommunikationsmethoden sinnvoll sind. Dafür sind einerseits die Vorlieben der Patientinnen und Patienten zu berücksichtigen. Andererseits versprechen digitale Recall-Systeme Arztpraxen mehr Vorteile, die im Zweifelsfall gegenüber der anfänglichen Abneigung digitaler Anwendungen überwiegen sollten.

Schritt 2: Auswahl der passenden Software

Arztpraxen müssen beim Anbietervergleich auf Softwarelösungen achten, die datenschutzkonform arbeiten und somit die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfüllen. Die gespeicherten Daten dürfen lediglich für den vorgesehenen Zweck gespeichert und verwendet werden. Praxen sollten sicherstellen, dass ihre Softwareanbieter hohe Sicherheitsstandards einhalten und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durchführen. Darüber hinaus sollten Verantwortliche auch einen Blick auf die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung werfen, um die Arbeit mit dem Recall-System für das Praxispersonal zu vereinfachen. Bewertungen können helfen, eine informative Entscheidung zu treffen.

Schritt 3: Planung und Vorbereitung

Ein Plan für die Implementierung des Recall-Systems hilft, Verantwortlichkeiten frühzeitig zu bestimmen und Kapazitäten zu planen. Praxisinhaberinnen und -inhaber sollten daher zunächst ein Team für die Einführung des Systems bestimmen. Ein Zeitplan für die Implementierung und notwendige Schulung des Personals ist ebenso ratsam. 

Schritt 4: Schulung des Personals

Bei der Einführung eines Recall-Systems können Verantwortliche auf fehlende Akzeptanz beim Personal stoßen. Daher empfiehlt es sich, dieses frühzeitig in die Änderungen einzubeziehen. Schulungen helfen zudem, schnell Verständnis aufzubauen und die Vorteile der Neuerung gewinnbringend zu kommunizieren. Nach der ersten Kontaktaufnahme mit dem digitalen Recall-System können sich Feedbackrunden anbieten, um Schulungsbedarf aufzudecken. Generell gilt: Regelmäßige Fortbildungen halten die Kenntnisse aktuell. 

Schritt 5: Einverständniserklärungen einholen

Bevor auch nur ein Recall die Praxis verlässt, benötigt diese die Einverständniserklärung ihrer Patientinnen und Patienten. Schriftlich müssen diese bestätigen, dass sie der Kontaktaufnahme zustimmen. Am besten lassen sich Praxisteams diese schriftliche Erklärung bei einem Praxisbesuch der Patientinnen und Patienten ausfüllen. Damit ist ein einmaliger Mehraufwand bei Bestandspatientinnen und -patienten verbunden.

Treffen Arztpraxen zu Beginn auf skeptische Patientinnen und Patienten ist etwas Überzeugungsarbeit gefragt. Mit Infomaterial oder in persönlichen Gesprächen lassen sich diese ersten Zweifel größtenteils aus dem Weg schaffen. 

Schritt 6: Integration in den Praxisalltag

Anschließend kann die Integration des Recall-Systems in den täglichen Praxisbetrieb beginnen. Verantwortliche sollten ihre Patientinnen und Patienten frühzeitig über die Einführung des neuen Recall-Systems via Broschüren, Website oder im persönlichen Gespräch informieren. Den Mehrwert für den gesundheitlichen Kontext aufzuzeigen, hilft die Akzeptanz zu stärken. Gerade für ältere Patientinnen und Patienten kann sich ebenso eine Erklärung des Systems anbieten.

Empfehlenswert ist es, mit einem kleinen Patientenkreis zu starten, um die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des Systems zu testen. Eingesammeltes Feedback kann nötige Anpassungen einläuten, um schnell zu einem Prozess zu gelangen, der auf beiden Seiten auf Zustimmung trifft. 

Schritt 7: Erinnerungen verfassen

Nachdem die Einverständniserklärungen eingeholt sind und die Praxis abgefragt hat, auf welchem Weg (per E-Mail oder SMS) Patientinnen und Patienten einen Recall erhalten möchten, geht es an die Verfassung der Erinnerungen. Wichtig ist hier, dass diese personalisiert sind. Namen der Patientinnen und Patienten in der Anrede sollten eine Selbstverständlichkeit darstellen. Denn personalisierte Erinnerungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Angesprochenen ihre Termine wahrnehmen. 

Schritt 8: Datenschutz und Datensicherheit

Verantwortliche müssen im gesamten Prozess darauf achten, Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen zu berücksichtigen. Sicher gespeicherte Daten sind Grundvoraussetzung. Außerdem müssen Praxen darauf achten, dass sie Daten nur für den kommunizierten und vorgesehenen Zweck verwenden.

Tipp: Bei der Wahl des Softwareanbieters sollten Praxen ein Augenmerk auf hohe Sicherheitsstandards und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen legen.

Schritt 9: Erfolg messen und ausbauen

Am Ende steht eine Frage: Hält das Recall-System, was es versprochen hat? Deshalb sollten Praxen anhand spezifischer Kennzahlen wiederholt Erfolgsmessungen einplanen. Konnten beispielsweise verpasste Termine reduziert werden? Spart das Praxispersonal Zeit durch die Einführung des Systems? Aber auch eine subjektive Bewertung zählt: Sind Ihre Patienten mit den Informationen zu Vorsorgeoptionen oder Terminerinnerungen zufrieden? Mit diesen Informationen im Gepäck lassen sich die Recalls stets optimieren.

Ein Recall-System hilft Ihrer Arztpraxis loyale Patientenbeziehungen aufzubauen, Kosten zu senken und Ihre Terminauslastung zu steigern. Mit den Recall-Funktionen unserer Praxissoftware können Sie schnell und einfach mit Ihren Patientinnen und Patienten kommunizieren. Wir beraten Sie gerne telefonisch oder per Videogespräch, welche Software-Lösung sich für Ihre Arztpraxis eignet.