Elektronische Patientenakte: Wer befüllt was?

2025 kommt die neue Elektronische Patientenakte (ePA ) für alle. Wie für viele andere digitale Verfahren auch, besteht über Ihren prinzipiellen Nutzen Konsens. Gleichzeitig haben viele Beteiligten Fragen, u. a. zum Befüllen der ePA.

Wer befüllt was? Wozu sind Ärzte verpflichtet? Welche Aufwände kommen auf die Praxen zu? Wir geben Antworten auf die häufigsten Fragen, die das Befüllen der Akte betreffen:

Zunächst sind Vertrags-, Zahn- und Krankenhausärzte ebenso wie Vertragspsychotherapeuten und Apotheken zum Befüllen der ePA verpflichtet. Später sollen weitere Berufsgruppen hinzukommen. Dabei gilt der Grundsatz: Wer die Informationen erhoben hat, stellt sie auch in die Akte ein. Diese Aufgabe dürfen Ärzte auch an eine MFA delegieren.  Zusätzlich können Patienten Praxen bitten, Dokumente in ihrem Namen in die ePA einzustellen.

Darüber hinaus können auch Patienten selbst Daten einstellen. Versicherte nutzen hierfür die von ihrer Krankenkasse bereitgestellte ePA-App. Sie dürfen selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen sie einpflegen und speichern wollen.  

Vorweg: Ärztinnen und Ärzte haben nur Zugriff auf die ePA von Patientinnen und Patienten, die sich aktuell bei ihnen in Behandlung befinden. Nur für sie sind sie berechtigt, Daten zu übertragen.

Die Liste der Daten, die Ärztinnen und Ärzte per Gesetz in die ePA im Behandlungsfall einstellen müssen, ist recht umfangreich. Einige sind Pflicht, andere müssen nur auf Wunsch des Patienten eingepflegt werden. Grundsätzlich gilt aber, dass dies ausschließlich Daten betrifft, die der Arzt in der aktuellen Behandlung erhoben hat und die auch elektronisch vorliegen. Wenn nach Einschätzung des Behandelnden Befunde aus vorangegangenen Behandlungen relevant sind, können diese aber ebenfalls in die ePA eingepflegt werden. Auch der Patient kann die Praxis um die Bereitstellung älterer Dokumente bitten.

Hiermit verbunden ist auch, dass Arztpraxen nicht dazu verpflichtet sind, alte, bspw. in Papierform vorliegende, Informationen zu digitalisieren und einzupflegen. Dies ist Aufgabe der Krankenkassen.  So haben Versicherte ab 2025 einen Anspruch darauf, innerhalb von 24 Monaten zweimal bis zu zehn Dokumente digitalisieren und von ihrer Versicherung auf Wunsch in der ePA speichern zu lassen.

Überweisungen, die aktuell noch auf Papier ausgestellt werden, können als PDF in der ePA bereitgestellt werden. Eine Pflicht hierzu besteht derzeit aber nicht. 

*) lt. Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch (V) - Gesetzliche Krankenversicherung - § 341 Elektronische Patientenakte, Absatz 2 , Nummer 1 bis 5 und 10 bis 13

Praxen, die nicht die aktuelle Softwareversion der elektronischen Patientenakte vorhalten, drohen vorerst keine Sanktionen. Das hat das Bundesgesundheitsministerium mitgeteilt. Erst ab Bereitstellung der Version 3.0, die für Januar 2025 geplant ist, müssen Ärzte und Psychotherapeuten diese nachweisen, damit ihre TI-Pauschale nicht gekürzt wird.

Siehe auch KBV PRAXISNACHRICHTEN: BMG: Keine Kürzung der TI-Pauschale bei vorherigen ePA-Versionen

Ab 2025 können Praxen, die sich nicht an die Vorgaben zur Nutzung der ePA halten, mit finanziellen Strafen belegt werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Praxen nicht die aktuelle Version der ePA nutzen oder die elektronische Übermittlung von Rezepten oder die Bereitstellung von medizinischen Dokumentationen verweigern.

Aktuell können Dokumente nur mit einer Größe von bis zu 25 MB in die ePA eingestellt werden. Hochauflösende Bilddateien wie Aufnahmen von CT- oder MRT-Untersuchungen sind in der Regel größer.  

Nutzen Mediziner KIM (Kommunikation im Medizinwesen) als Kommunikationsbasis, können Dokumente mit einer Größe von über 25 MB künftig ab der Version 1.5 des KIM-Clients ermöglicht werden. Die Bereitstellung des KIM-Clients 1.5 erfolgt mit dem Quartalsupdate zu Q3/24.

Wie konkret die ePA in der Praxis befüllt wird, hängt vom eingesetzten Praxisverwaltungssystem ab. Da keine zusätzlichen Dokumente erzeugt, sondern ausschließlich Kopien vorliegender Informationen übermittelt und gespeichert werden, wird die Dateneingabe nur wenige Klicks umfassen.

1. Vertragsärzte und -psychotherapeuten sind verpflichtet, ihre Patienten während des Praxisbesuchs darüber zu informieren, welche Daten sie in der ePA speichern möchten. Das können beispielsweise aktuelle Laborbefunde oder ein Arztbrief sein. Außerdem sollte die Praxis ihre Patienten darauf hinweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wünscht dies der Patient, muss die Praxis in diesen Fällen eine Einwilligung des Patienten einholen und in den Patientenstammdaten bzw. Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten erfassen.
2. Der Patient wird im Praxisverwaltungssystem aufgerufen.
3. Das jeweilige Dokument wird ausgewählt und mit der entsprechenden Funktion „einstellen in ePA“ vorgemerkt.
4. Zusatzangaben wie z. B. Titel, Einsteller, Fachrichtung, Dokumentenklasse, Dokumentenart, Bildkennzeichnung, Vertraulichkeitsstufe oder medizinischer Kontext sollten geprüft bzw. eingetragen werden.
5. Sind alle Angaben korrekt, laden Sie über die Funktion „Hochladen“ die ausgewählten Informationen in die elektronische Patientenakte hoch.

Die ePA 3.0 („ePA für alle“) wird eine Medikationsliste mit allen elektronisch verordneten und in der Apotheke eingelösten Arzneimittel enthalten. Sie wird automatisch anhand der E-Rezept-Daten erstellt. 

Zunächst - zu Start der neuen ePA Anfang 2025 - ist diese Medikationsliste leer. Sie wird sukzessive befüllt. Es werden also keine Verordnungs- und Dispensierdaten von vor 2025 enthalten sein.

Ab Mitte 2025 soll es dann eine Zusammenstellung der aktuellen Medikamente in Form eines neuen elektronischen Medikationsplan geben, Langes Suchen oder Befragen von (unsicheren) Patienten entfällt.